Aprovizionarea (II)

Dupa Analiza Costurilor, Strategia de achizitii si Gestionarea contractelor de achizitii, discutam in acest numar despre criterii si procese pentru selectia furnizorilor si consolidarea furnizorilor.

Criterii si procese pentru selectia furnizorilor

In companiile de dimensiuni medii si mari, acolo unde pro­ce­se­le sunt asezate, sunt nelipsite pro­cesele detaliate pentru se­lec­tia furnizorilor. In general, aceste pro­cese sunt derulate standard de cele mai multe ori conform re­gu­lilor implementate prin sistemul informatic (ERP). Cu cat sumele sunt mai mari si contractele pe ter­men mai lung, cu atat pro­ce­se­le sunt mai atent elaborate si con­tin mai multi pasi. Acest tip de procedurare a proceselor are si dez­avantaje, facand procesul gre­oi si, nu de putine ori, am intalnit in piata cazul in care procesul fizic de selectie a luat-o inaintea sis­te­mului, deoarece intarzierile adu­ceau mult mai multe prejudicii decat penalizarile de neres­pec­ta­re a pasilor procesului. In ace­e­asi masura, este dificil in con­di­tiile unei companii de pana in 50 de angajati sa ai un departament puternic de achizitii, cu expertiza im­portanta in domeniu care sa deruleze procese complicate de selectie. In aceste cazuri, criteriile de selectie folosite sunt simple, neelaborate, de cele mai multe ori neponderate. Pentru decizii im­portante, probabilitatea de a rata selectia sau de a identifica ul­terior o serie de costuri su­pli­men­tare deloc de neglijat este foarte mare.

Pentru utilizarea de criterii si procese bine structurate de selectie a furnizorilor, MINIMUM STANDARD cerut ar trebui sa in­deplineasca cel putin urmatoarele conditii:

– sa existe criterii de selectie si sa fie definite inaintea pro­ce­sului (prin utilizarea de for­ma­te standardizate de RFI (Re­quest for Information) / RFP (Request for Proposal);

– sa fie dezvoltate, utilizate si aplicate programe de cer­ti­fi­care a furnizorilor;

– in cadrul procesului de se­lec­tie sa se ia in calcul sta­bi­lirea de parteneriate pentru a angaja furnizori cu costuri scazute si predictibile;

– sa se realizeze o analiza a ca­pacitatilor furnizorilor pe anumite zone (financiare, ope­rationale).

Pentru a atinge nivelul de BEST-PRACTICE, conditiile sunt mult mai drastice si necesarul de re­surse specializate (uman, in­for­ma­tice etc) este unul important din punct de vedere financiar. Con­ditiile de pozitionare a unei com­panii la acest nivel implica:

– criteriile de selectie sa fie impartasite cu furnizorii po­si­bili in timpul procesului de ob­tinere a RFI/RFP, deoa­re­ce acestea vor forma baza pen­tru certificarea fur­ni­zo­ri­lor si managementul per­for­man­tei;

– procesul de selectie sa ia in calcul suportul curent si viitor pentru avantajul competitiv la toate nivelurile orga­ni­za­tiei;

– sa existe o evaluare pre-lici­tare a calificarii furnizorului pe baza criteriilor specifice de valoare ale companiei achi­zitoare – calitate, sigu­ran­ta, stabilitate financiara etc;

– echipele interfunctionale sunt implicate in procesul de certificare a furnizorilor.

Consolidarea furnizorilor

Consolidarea furnizorilor este un concept foarte putin dezvoltat inca, pe piata romaneasca si, de cele mai multe ori, el nu este tratat de achizitii, ci mai mult de depar­ta­mentul de transporturi si numai prin prisma optimizarii vehiculelor si nu prin prisma managementului real al furnizorilor.

Consolidarea furnizorilor cu­nos­cuta in literatura internationala de specialitate sub denumirea de vendor consolidation porneste de la filosofia unor parteneriate si con­tracte pe termen lung cu volu­me cunoscute insa achizitionate in partide mici pe masura vanza­ri­lor.

Modele dezvoltate in ultimii ani duc chiar la externalizarea acestei operatiuni catre operatorii lo­gistici in special in zona Asiei (China, Malaezia, Hong Kong) si as putea spune ca rezultatele au fost de succes. Motivarea aplicarii unei astfel de strategii ajuta in primul rand la reducerea stocurilor si cresterea agilitatii companiei pen­tru a raspunde mult mai bine si mai rapid la cererile pietei. Con­ceptul poate fi aplicat de orice com­panie indiferent de nivel si cu cat volumele achizitionate sunt mai mici cu atat necesitatea im­ple­mentarii unui astfel de concept este mai mare. Un MINIMUM STANDARD in acest caz este dat de urmatoarele conditii:

1. componentele/articolele sa fie achizitionate din sursa unica in limitele capacitatii furnizorilor;

2. sunt identificate si cuan­ti­fi­cate surse suplimentare de componente/articole.

Pentru a atinge nivelul de BEST-PRACTICE avem nevoie ca:

1. sa existe surse unice pentru orice SKU/com­po­nen­ta/ar­ti­col dat; sa existe surse du­ble cu capacitati similare pen­tru SKU/com­ponen­te/ar­ticole separate;

2. sursele suplimentare pentru componentele/articolele i­den­tificate trebuie sa fie cuantificate si calificate;

3. sa fie luate in calcul ce­rin­te­le geografice pentru ini­tia­tivele de consolidare;

4. sa existe evaluari ale ris­cu­ri­lor si planuri de contin­gen­ta pentru gestionarea intre­ru­perilor din supply chain.

In urmatorul numar, vom incheia sectiunea de Aprovizionare, discutand despre Make of Buy si Achizitii la nivel de grup.

Adriana PALASAN

Managing Partner Supply Chain Management Center

www.esupplychain.eu