Dupa Analiza Costurilor, Strategia de achizitii si Gestionarea contractelor de achizitii, Criterii si procese pentru selectia furnizorilor si Consolidarea furnizorilor, discutam in acest numar despre Make or buy si Achizitii la nivel de grup.
Make or buy
O filosofie destul de bine cunoscuta si in tara noastra si din ce in ce mai des aplicata atunci cand:
– obiectivele la nivel strategic ale companiei vizeaza reducerea costurilor,
– se identifica o nevoie de know-how in zonele in care compania nu este interesata sa investeasca si
– apare necesitatea dezvoltarii afacerii fara sa fie necesara atragerea de resurse costisitoare.
Desi, la prima vedere, pare simplu, o analiza pertinenta pentru decizii de tipul make or buy implica identificarea cu acuratete maxima a tuturor costurilor vizibile si invizibile legate de achizitia de produse sau servicii prin externalizarea lor din cadrul companiei. Nu totdeauna cei care fac aceste analize sunt in masura sau au dreptul de accesa toate informatiile care pot sustine o decizie sau alta si au existat cazuri numeroase pe piata romaneasca in care au avut loc mai multe externalizari si internalizari ale acelorasi activitati/servicii de-a lungul timpului (decizii gresite pe baza unor informatii incomplete). Un factor important in externalizare este si conjunctura economica, care poate sustine externalizarea sau nu. Pentru a atinge un MINIMUM STANDARD acceptat in practica luarii deciziilor de make or buy:
– se fac analize si evaluari anuale folosindu-se ca baza de evaluare si decizie costul total al bunurilor vandute (COGS) din productia proprie si costul total al achizitiilor necesare;
– se utilizeaza pentru comparatie analiza contributiei marginale in comparatia Productie vs. Achizitii (make or buy).
Pentru atingerea nivelului de BEST PRACTICE, se adauga la cele de mai sus analize mult mai detaliate precum:
– analiza ABC si analiza costului marginal in revizuiri anuale pentru articolele din productia proprie si costul total de achizitie plus stabilitatea costului si a aprovizionarii pe termen lung pentru articolele respective;
– verificarea impactului utilizarii capacitatii interne de productie si a cheltuielilor fixe (de regie) asupra deciziei de make or buy.
Achizitii la nivel de grup
Acest capitol se adreseaza companiilor multinationale sau grupuri de companii la nivel national care au ajuns pe scara maturitatii la nivelul de achizitii la nivel de grup.
Una dintre regulile de baza pentru obtinerea de economii importante in cadrul grupurilor de companii este aceea de a consolida volumele ce trebuie achizitionate in vederea obtinerii prin negociere a unor preturi si conditii de livrare mult mai bune. Exact acest obiectiv se urmareste prin organizarea proceselor de achizitii intr-un departament centralizat. O astfel de schimbare de la nivel descentralizat la nivel centralizat nu este usoara deoarece scaderea autonomiei departamentelor/responsabililor din companiile individuale parte a grupului poate fi considerata ca o lipsa de incredere sau de profesionalism si poate duce la frustrari daca nu este gestionata corect. Un rol important il ocupa in procesul de centralizare comunicarea si trainingul de prezentare a avantajelor trecerii la un mod de lucru diferit. Totusi, companiile trebuie sa pregateasca departamentul care va coordona acest tip de activitate si trebuie sa ii puna la dispozitie intr-o prima faza toate resursele de care are nevoie pentru a nu exista riscul aparitiei de rupturi de stoc sau scaderi in calitate si, in special, sisteme informatice performante si accesul global la baze de date si informatii. Nu este exclus ca in procesul de selectie a furnizorilor sa observati ca o serie de furnizori odata nationali se ridica la rangul de furnizori globali dat fiind potentialul de dezvoltare pe care il demonstreaza. Un MINIMUM STANDARD ce trebuie sa existe pentru a initia procesul de centralizare presupune:
1. sa se evalueze valoarea globala achizitionata pentru fiecare categorie de articole in parte, astfel incat sa fie transferate pentru renegociere de acorduri la nivel de grup numai materialele cu valoare mare/strategice;
2. ca organizatiile multi-companii/cu locatii multiple sa achizitioneze bunuri de larg consum la nivel intra-companii pentru obtinerea unui avantaj competitiv;
3. sa se externalizeze activitatile non-strategice;
4. sa fie folosite licitatii, schimburi si spatii de comert acolo unde este posibil.
Atingerea nivelului de BEST PRACTICE presupune indeplinirea urmatoarelor conditii:
1. realizarea unei achizitii bine coordonate de materii prime, componente si articole pentru intretinere si reparatii prin utilizarea corespunzatoare a sinergiilor pentru a echilibra performanta furnizorilor;
2. obtinerea unei colaborari neconditionate intre diviziile sau unitatile de business ale grupului pentru obtinerea unei relatii ideale si pentru optimizarea rezultatelor;
3. echipele interfunctionale se folosesc pentru a include si clientii cheie interni/externi si pentru a asigura rezultatele procesului de achizitii;
4. folosirea in vederea optimizarii economiilor de scala si a sinergiilor a „Co-opetitiei” („concurenta in cooperare”) externe, a schimburilor, pietelor, retelelor de colaborare etc.
Cu acest ultim capitol, am incheiat sectiunea de Aprovizionare si vom trece in numarul urmator la o alta sectiune si anume: GESTIONAREA FURNIZORILOR.
Primele trei capitole pe care le vom trata sunt:
– Tactici privind furnizorii
– Implicarea furnizorilor
– Evaluarea furnizorilor
Adriana PALASAN
Managing Partner Supply Chain Management Center
www.esupplychain.eu
