Pornesc de la ideea că pandemia este în ultima ei etapă, când varianta Omicron nu mai este așa de gravă, însă se răspândește cu mult mai repede decât Delta; sper din toata inima să fie ultima etapă…
La începutul lui 2020, nu știam mare lucru despre COVID-19 sau despre impactul în activitate, așa că ne vedeam liniștiți de planificarea deschiderii unui nou depozit de dimensiuni mari (peste 40.000 mp, cu o echipă de 300 de oameni).
Ca orice proiect care se respectă, avea un plan organizat într-un orizont de timp de 9 luni și bine definit pe 7 categorii:
- clădire
- echipamente
- IT
- utilaje
- proceduri
- conectivitate IT
- furnizori și
Toate activitățile din planul de proiect au fost alocate unor responsabili, care erau pregătiți să se deplaseze oriunde ar fi fost nevoie (șantierul noului depozit, depozitul de preluare a stocurilor, întâlniri cu toate părțile implicate etc.).
Noțiunea de telemuncă nu exista în vocabularul echipei.
Pe parcursul lunilor ianuarie și februarie, procentul de realizare a proiectului avansa foarte bine, iar pregătirile erau în toi; veștile din China, unde conceptul de lockdown devenea foarte prezent, ne provocau puțin imaginația, să ne gândim la ce am putea face noi în situații similare… dar doar la nivel de imaginație. Eram convinși că posibilul impact în România avea să fie gestionabil, că economia nu va fi afectată, iar proiectul nostru își urma cursul, fără a fi deranjat.
Surprizele au început să apară în februarie și martie, când panica din Europa începea să se transmită și către România.
Deja, la jumătatea lui martie aveam și noi primul lockdown, iar echipa de proiect începea să reconfigureze activitățile.
În principal, au fost afectate astfel:
Categorie Risc întârziere Acțiuni
clădire mic suplimentare resurse
echipamente IT mic înlocuire echipamente diverse
utilaje mic înlocuire echipamente diverse
proceduri mediu colaborare în telemuncă
conectivitate IT mediu specialiști din zone neafectate
furnizori mediu posibile noi colaborări
oameni mare decalare start
Cea mai afectată activitate a fost recrutarea noilor colegi. În mod normal, procesul de recrutare implica interacțiunea dintre specialiști (fie companii specializate, fie colegi prezenți) și candidați, timp în care sunt transmise suficient de multe informații (și, uneori, documente) în ambele direcții; în plus, vizitele la depozit sunt acțiuni uzuale, organizate pentru posibilii candidați.
Dificultatea recrutării ne-a scos pe toți din zona de confort și am fost nevoiți să găsim soluții practice și rapide, astfel încât să putem intra in contact cu candidații interesați; fără vaccin (disponibilitatea, la acel moment, era redusă), interacțiunea cu oameni necunoscuți reprezenta cel mai mare risc de infectare, iar Comitetul National pentru Situații de Urgență ne comunica, zilnic, să limităm deplasările cât de mult posibil.
Scenariul întârzierii startului proiectului nu a fost bine primit, pentru că nu avea un termen clar, iar costurile implicate nu puteau fi acoperite de nicio parte.
Așa că a trebuit să pornim.
La începutul lunii martie, circa 30% din noii colegi erau deja angajați și efectuau activități de pregătire/instruire, urmând ca, în aprilie-mai, să înceapă operațiunile propriu-zise. În plus, echipele de recrutare au fost triplate, iar companiile partenere și-au extins foarte mult aria de căutare.
Mai mult, mediul online a fost abordat puțin diferit, adică am trecut de la anunțul pe rețelele de socializare, la mesaje personalizate, pe zone/localități, direct către candidații interesați. În acest fel, numărul de candidați a început să crească, iar, în mijlocul lockdown-ului, echipa s-a format incluzând și oameni din alte industrii, rămase temporar fără activitate.
2 niveluri de back-up
Având situația echipelor oarecum stabilizată, am decis sa pornim activitatea conform planului inițial, însă cu 2 niveluri de back-up, în caz de infectare extinsă.
Pe lângă procedurile specifice de depozit, colegii noi au fost nevoiți să învețe și măsurile de protecție împotriva răspândirii virusului (unde purtarea măștii a devenit cea mai mare provocare).
Nu la mult timp după începerea activității, am avut primele cazuri pozitive și am fost nevoiți să introducem în carantină foarte multe rute (microbuze, autocare etc.); faptul că într-un autocar nu am concentrat oamenii într-un singur flux ne-a permis să funcționăm pe toate activitățile.
De exemplu, dacă am fi alocat toți oamenii de pe o rută în recepție, iar unul dintre ei era infectat, atunci activitatea de recepție ar fi fost blocată; în schimb, pe o rută aveam câțiva oameni din recepție, câțiva din pregătire, alții din expediție și completarea la etichetare.
În activitatea logistică, din păcate, telemunca nu se poate aplica decât unui procent minor de oameni; camioanele nu pot fi conduse de acasă, paleții nu pot fi descărcați și verificați de acasă și bineînțeles că pickingul și încărcarea necesită prezență fizică. Parte din HR, financiar și vânzări au putut intra în telemuncă, însă manipulările în depozit au necesitat prezența fizică, în condițiile de siguranță impuse.
După 3 luni de la pornire, deja procedurile de limitare a răspândirii virusului funcționau suficient de bine, iar infectările erau puține și bine controlate.
Începuserăm să nebulizăm și incintele închise, astfel încât colegii de la birouri au avut cele mai mici rate de infectare.
Din cele șapte categorii menționate la început, cele mai afectate, până la urmă, au fost procedurile și furnizorii; decalajele în perioada de lockdown au împins termenele de finalizare cu câteva săptămâni, întârzieri care au afectat minor trendul general.
În curând, se fac 2 ani de când am procesat primii paleți în depozitul nou și pandemia încă nu s-a terminat… dar noi continuăm să lucrăm și să ne protejăm, în fiecare zi.
Ce am învățat din această experiență?
- Chiar dacă o activitate este afectată major (sau chiar întreruptă), se pot identifica acțiuni înlocuitoare (câteodată ne-testate).
- Reținerile și temerile că o activitate nouă nu va funcționa trebuie învinse.
- Dacă nu te adaptezi, cu siguranță nu vei avea succes.
Nu doar în pandemie, aceste învățăminte sunt valoroase, ci și atunci când un proiect este amenințat de diverși factori, iar angajamentul și determinarea oamenilor din echipă sunt singurele cele care fac diferența.
Paul NIȚĂ
general manager ID Logistics România
