Supply Chain Management Center si ZIUA CARGO au deschis pe 4 martie, la Timisoara, seria conferintelor desfasurate sub genericul „Ghid Inteligent de Reducere a Costurilor“. Gazda a evenimentului a fost FM Logistic, care a prezentat celor peste 50 de participanti cum functioneaza un depozit dupa know-how frantuzesc.
Nu trebuie numai sa luam… Trebuie sa invatam sa si dam… Este ideea centrala a proiectului, care isi propune sa prezinte exemple concrete de bune practici aplicate cu succes in industria de logistica.
„Este doar primul pas in cadrul initiativei noastre de a face cunoscute experientele pozitive (si nu numai) aplicate in diferite industrii in piata romaneasca, cu scopul de a invata din greselile si succesele altora si de a incepe sa ne punem semne de intrebare referitoare la modul in care cheltuim resursele companiei“, a aratat Adriana Palasan, Managing Partner al Supply Chain Management Center. Altfel spus, eficienta trebuie sa depaseasca granitele companiei, parteneriatul real cu furnizorii si clientii devenind un mod normal de lucru.
O schimbare de 180 de grade
Daca in perioada 2006-2008 obiectivele se refereau exclusiv la cresterea cifrei de afaceri si majorarea cotei de piata, fara sa se puna sub nici o forma problema eficientei in logistica, 2009 a marcat un moment de cotitura, pentru care nimeni nu era pregatit. A urmat un blocaj de cel putin 6 luni, perioada in care cei mai multi au stat in asteptare, pentru ca, apoi, fiecare sa isi dea seama ca trebuie facut ceva. „Macar anul acesta trebuie schimbat jocul. Companiile au inceput sa ia masuri, iar angajatii se gandesc la cariera lor, si-au luat mai in serios jobul si au incercat sa faca lucrurile mai bine“, a apreciat Adriana Palasan, adaugand ca, din pacate, cei din logistica nu au timp sa studieze, sa caute pe Internet, sa gaseasca lucruri folositoare. „Solutia poate fi gasita foarte usor pe Internet“, a subliniat ea. In opinia sa, este esential ca in aceasta perioada sa fie asezati oamenii potriviti la locurile potrivite, iar profilul celor care fac fata problemelor actuale s-a schimbat. „In multe cazuri, s-au inlocuit country managerii, si nu pentru ca nu ar fi fost buni, ci pentru ca aveau un profil diferit fata de ceea ce cerea o situatie de criza“. Pe de alta parte, indicatorii de performanta trebuie suficient de bine pusi la punct, astfel incat sa reflecte cu exactitate eficienta cu care se lucreaza. Aceasta in conditiile in care fisele de post reflecta realitatea din interiorul companiei.
„De multe ori, se creeaza fise de post perfecte, pentru ca, ulterior, sa se angajeze oameni care nu sunt pregatiti. Nu este normal sa se modifice fisa de post pentru a se potrivi cu persoana care nu reuseste sa faca fata sarcinilor. Si chiar si atunci cand nu poate face o parte din treaba este jobul celui care are responsabilitatea conform fisei postului sa isi negocieze cu colegii partea pe care nu poate sa o faca. Dar responsabil este tot el. Nu le puteti da altora o bucatica si sa ii faceti responsabili de ceva care nu este treaba lor. Sunt doua criterii care trebuie luate in considerare: autoritatea si responsabilitatea. Pot sa ii dau cuiva responsabilitate si sa nu aiba autoritatea sa rezolve problema?!“, a aratat Adriana Palasan.
In opinia sa, externalizarea activitatilor de logistica si transport catre companiile specializate in astfel de servicii poate reprezenta o solutie foarte buna de optimizare in aceasta perioada. Un argument suficient de important pentru a lua decizia de optimizare consta tocmai in faptul ca totalul costurilor logistice reprezinta aproximativ 20% sau chiar 40% din costurile de productie. De altfel, studiul de caz prezentat de Cristina Botos, manager transport FM Logistic, cu ocazia evenimentului, reprezinta un exemplu graitor in acest sens.
Un exemplu despre cum sa fii eficient
Cazul
Studiul de caz se refera la doi clienti existenti, care au decis sa se alature FM Logistic, ca parteneri. Numele lor vor ramane confidentiale, provocarile prezentate mai jos reprezentand o suma a problemelor intampinate.
Provocarile
– Managementul stocului – discutii despre discrepante de stoc cu impact financiar mare: aproximativ 2% din baxuri „taiate“ de pe ordere; fiecare al doilea order inregistra plangeri din piata si necesita nota de credit (credit note).
– Planificare (atat a intrarilor cat si a iesirilor) costuri suplimentare pentru camioane descarcate cu intarziere si extra-costuri pentru camioane neincarcate la timp – mai ales din cauza flexibilitatii cerute in perioadele de varf. Este vorba, in medie, intre 12 si 48 ore intarzieri la incarcare si pana la 3 zile intarziere la descarcare (=> taxe platite companiilor de transport).
– Pregatirea comenzilor – volume mari de pregatire – probleme de personal si echipamente. Concret, este vorba despre probleme de management al stocului, omiteri de cantitati aflate in depozit, precum si despre intarzieri dese in pregatirea comenzilor si impact major asupra KPI-lor (intarzieri la livrare catre clientul final).
– Organizarea spatiului si optimizare: spatiu insuficient ca urmare a cresterii de volum a clientului si decizia de a folosi depozite externe, care nu pot fi operate utilizand un WMS corespunzator; in momentul reducerii volumelor, ramane spatiu neutilizat.
– Cladiri si intretinere: locatiile existente disponibile pentru inchiriere sunt nepotrivite din punct de vedere constructiv sau neechipate ori utilizate de catre un 3PL; investitiile pentru a aduce locatia la nivelul dorit induc costuri care pot creste pretul produsului/serviciului semnificativ sau exista posibilitatea sa nu se amortizeze.
– Rute de transport, utilizarea camionului: in multe cazuri, camioanele nu sunt destul de pline sau nu sunt destule camioane; probleme de flexibilitate – afectand capacitatile companiilor de transport (o variatie de +/– 50% in volume induce pana la 2-3 zile intarziere in alocare).
– Comunicare intre transport si depozit – sisteme si oameni: din cauza carentelor in comunicare intre doi parteneri diferiti (fiecare urmarindu-si propriul obiectiv), pot aparea cresteri de costuri (penalitati din partea transportului, capacitati depasite in depozitare), intarzieri la livrare cu consecinte in rezultatele financiare.
3PL Solutii logistice
– Managementul stocului: pierderile nu mai sunt suportate de client, ele devin o problema a furnizorului de logistica; comparatiile periodice intre WMS-ul furnizorului de logistica si sistemul de management al clientului arata in timp real diferentele de stoc, iar majoritatea erorilor poate fi sesizata chiar la receptie (foarte utila este folosirea unei interfete EDI intre sisteme); potentialele erori aparute in operarea stocului (deteriorari, lipsuri) devin o problema a furnizorului de logistica; furnizorul de logistica administreaza fluxul de documente (avize de expeditie, NIR-uri etc) si poate oferi suport clientului din punct de vedere al securitatii atat in propriul depozit, in timpul transportului cat si la receptie.
– Planificare: majoritatea furnizorilor de logistica ofera, odata cu experienta lor, diverse sisteme de management al proceselor – WMS (warehouse management system), TMS (transport management system), TBS (transport booking system), o abordare sistematica a activitatilor de planificare, cu rezultate clare (incarcare/descarcare la timp, indicatori peste 98% etc); sistemele mentionate asigura o planificare eficienta pentru procesele din depozit si pot asigura prioritizarea operatiunilor in functie de importanta lor, acest lucru fiind foarte util in perioadele de varf.
– Pregatirea comenzilor/capacitate: in perioadele de varf, se pot muta echipamente intre diverse locatii, iar personalul poate fi pregatit suplimentar; specifica pentru FM este schimbarea personalului si echipamentelor intre locatii sau clienti (Bucuresti – Timisoara, foarte des intre locatiile din acelasi oras); in cazul unor volume foarte mari, exista posibilitatea de a lua personal si din alte tari (Ungaria, Polonia, Rusia), datorita faptului ca se lucreaza unitar in toate depozitele FM; compania foloseste experienta tuturor angajatilor pentru a implementa solutiile cerute in diverse locuri (la Timisoara, s-a implementat innerpicking cu ajutorul colegilor din Polonia); folosind solutiile interne, se reduc costurile cu consultantii externi.
– Organizarea spatiului: clientul are posibilitatea sa inchirieze doar conform nevoilor lui (mp, locatii); in cazul in care stocul depaseste rezervarea, exista posibilitatea de plata a unei taxe suplimentare pentru spatiul in plus utilizat; oricum, costurile sunt mult mai mici decat in cazul in care se inchiriaza o noua locatie.
– Cladire si intretinere: cladirea furnizorului de logistica este construita folosind expertiza indelungata si de asa natura incat sa satisfaca nevoile logistice; deprecierea investitiei se face pe o perioada mai lunga (costurile devin mai mici); pentru intretinerea cladirii si a echipamentelor se foloseste un contract la nivel de grup, avand preturi mai bune, parteneriate de lunga durata si calitate; afirmatia de mai sus poate fi aplicata si cu privire la cerintele legale – asigurand toate activitatile la nivel de grup, costurile de asigurare se pot mai bine imparti pe diverse sectoare.
– Rute de transport, utilizarea camionului: sisteme informatice de management al comenzilor si planificare, pooling, grupaj etc pot asigura o mai buna optimizare a rutelor si a spatiului in camion; capacitatea de a schimba alocarile intre diverse tipuri de camioane, deciziile de a planifica puncte de descarcare multiple sau livrari singulare sunt mai usor de luat de catre furnizorul de logistica; exista avantajul creat prin subcontractare si parteneriate strategice pentru ajustarea capacitatilor de transport in cazul flexibilitatilor ridicate cerute de catre client.
– Comunicare intre transport si depozitare – sisteme si oameni: utilizarea furnizorului de logistica prin care transportul si depozitarea sunt sub acelasi „logo“ aliniaza obiectivele si creeaza valoare pentru clienti – rezultate mai bune cu privire la indicatorii de performanta.
Acesta este doar un exemplu despre cum lucrurile pot merge mai bine cu un efort minim din partea clientului de logistica. Dar fiecare problema isi poate gasi solutia potrivita atunci cand stim unde sa cautam.
Supply Chain Management Center si ZIUA CARGO in parteneriat cu Asociatia Romana de Logistica (ARILOG) va vor oferi in perioada care urmeaza multe alte exemple concrete despre cum se pot face lucrurile bine.
Timisoara a fost primul pas. Urmeaza Clujul…
Adrian Pali, director vanzari FM Logistic:
„FM opereaza in Romania de mai bine de 6 ani, iar primele activitati au fost desfasurate in Timisoara. Avem un portofoliu total de aproximativ 70 de clienti“.
Adriana Palasan, Managing Partner al Supply Chain Management Center:
„Orice departament din companie are multe in comun cu activitatea logistica. De aceea un director bun de supply chain poate ajunge oricand director general. Punctul nevralgic il reprezinta faptul ca oamenii din logistica sunt alesi ca sa execute, nu ca sa aiba initiative, pentru ca, pana acum, trebuiau sa faca ce spun vanzarile. Este nevoie de mai multa fermitate.Poate se schimba ceva, pentru ca, daca nu prindeti trenul acesta, s-ar putea sa nu mai vina foarte repede un altul. Contractele de vanzare trebuie semnate cu logisticianul in spate. Altfel, pierderile pot fi importante“.
Generatori de pierderi
– Pierderi din conditiile de achizitie
– Pierderi din stocuri inutile
– Pierderi din investitii supra sau sub dimensionate
– Pierderi din supraproductie
– Pierderi din lipsa programarii corecte in productie
– Pierderi din gesturi inutile
– Pierderi din procesarea necorespunzatoare si/sau defecte
– Pierderi din transport
– Pierderi din programarea necorespunzatoare a distributiei
– Pierderi din retururi si reverse logistic necorespunzator
– Pierderi din previziuni necorespunzatoare
– Pierderi din campanii de marketing necorespunzatoare
– Pierderi din designul ambalajelor
Factori critici de succes
– Design ambalaje corespunzator pentru transport
– Tip mijloc de transport corespunzator ca volum
– Rute scurte si „pline“
– Logistica eficienta a depozitului de expeditie
– Logistica eficienta a depozitului de destinatie
– Managementul eficient al comenzilor
– Managementul eficient al initiativelor soferilor
– Sistem de KPI facil si verificat
Meda BORCESCU
meda.borcescu@ziuacargo.ro
