Nu putem vorbi, în ziua de azi, de o societate modernă de transport persoane fără o structură managerială și organizatorică flexibilă, fără o echipă dinamică și fără o circulație optimă a informației.
Orice antreprenor care a pornit o afacere într-un anumit domeniu, indiferent care ar fi acesta, pleacă la drum cu intenția de a se dezvolta și de a ajunge cât mai sus în ierarhia respectivului domeniu. Transportul rutier de persoane, intern și/sau internațional, nu face excepție de la acest deziderat.
Fie că este vorba de transport intern sau internațional, de transport regulat sau ocazional, de curse de linie sau curse regulate speciale, evoluția este aceeași, până la un anumit punct. Este momentul în care antreprenorul și echipa din jurul lui, de obicei membri ai familiei, parteneri de afaceri sau prieteni foarte buni cu care a pornit inițial la drum, realizează faptul că business-ul a ajuns la un nivel la care a apărut un blocaj, un nivel peste care este foarte greu de trecut și de la care este absolut necesar un „upgrade” în plan managerial, care să permită accesul la acel „next level” țintit de la începutul aventurii.
„Sânge nou” pentru modernizare
Este momentul în care afacerea nu mai poate funcționa doar cu elementele de bază cu care a pornit la drum, când trebuie să fie modernizată, când echipa de management trebuie extinsă, când trebuie o infuzie de „sânge nou”, cu specialiști cu cunoștințe de top în domenii diferite și cu dorință de dezvoltare personală.
De aici, activitatea organizației trebuie structurată pe câteva departamente vitale, fără de care progresul este imposibil: financiar-contabil, vânzări-marketing, operațional-exploatare, tehnic, siguranța circulației, resurse umane, IT (ordinea este pur aleatorie).
Pentru a avea șanse de reușită, conducătorii acestor departamente trebuie să formeze, împreună cu managerul general, o adevărată echipă, care să „tragă” în aceeași direcție și să urmărească îndeplinirea obiectivelor strategice stabilite pentru fiecare perioadă din an.
Bugetul anual de venituri și cheltuieli trebuie să fie foarte bine înțeles și asumat de către fiecare dintre membrii echipei, astfel încât toate obiectivele stabilite să poată fi transmise, apoi, către membrii de la nivele de bază ale fiecărui departament.
Chiar dacă, în acest moment, cadrul legal, lipsit total de coerență și predictibilitate, nu oferă niciun sprijin operatorilor de transport, legislativul punând cele mai mari piedici în dezvoltarea afacerilor, rolul echipei de management este de a găsi calea cea mai bună și mai sigură prin această junglă spre un business de succes, profitabil pentru investitori, cu priză cât mai mare la segmentul de populație căruia i se adresează și care să ofere siguranța zilei de mâine personalului angajat.
Buget anual de venituri și cheltuieli
Elaborarea bugetului anual de venituri și cheltuieli este o muncă de echipă, în care departamentul financiar-contabil concentrează toate datele venite de la departamentul de vânzări și marketing (cei care asigură veniturile necesare) și solicitările transmise de celelalte departamente: operațional-exploatare (investiții în parcul auto), tehnic (dotare ateliere, necesar consumabile și piese de schimb), resurse umane (creșteri salariale, pregătire profesională), siguranța circulației (instruire și monitorizare), IT (dezvoltare programe).
Echipa de management este elementul de bază pentru succesul afacerii. Modul în care membrii acestei echipe reușesc în permanență să comunice, să colaboreze, să se completeze, să își transmită și să pună în valoare informații, să ia deciziile optime în timp real, este definitoriu pentru asigurarea unei creșteri continue și sustenabile.
La acest moment, mai ales dacă este vorba de o organizație cu puncte de lucru în mai multe locații (din aceeași localitate, din localități diferite, sau din țări diferite), intervine ca element hotărâtor departamentul IT.
Circulația informației în timp real între toate compartimentele, conexiunea tuturor locațiilor și compartimentelor cu sediul central, comunicarea șoferilor cu dispeceratul, compartimentul Siguranța Circulației, cu serviciul tehnic etc., sunt elemente definitorii în asigurarea fără sincope a serviciilor de transport contractate. Și vorbim aici de servicii de transport persoane, unele (cele mei multe) dintre ele cu funcționare 24 ore, 7 zile din 7, cu grafice de circulație a căror nerespectare se transformă, de obicei, în pierderi imense pentru beneficiari.
Centre de cost până la nivel de autovehicul
Evoluțiile din ultima perioadă din piața transportului rutier de persoane, indiferent dacă este vorba de transport intern sau internațional, concurența acerbă dintre operatorii din piață, concurența făcută de transportul aerian low-cost, incoerența legislativă, lipsa de unitate și de fair-play între transportatori, toate acestea sunt elemente care contribuie în mod direct la o plafonare a veniturilor, la imposibilitatea previzionării unor creșteri semnificative a încasărilor și, implicit, la necesitatea calibrării foarte atente a cheltuielilor.
Singura șansă pe care o au, în acest moment, operatorii din transportul rutier de persoane pentru rămânerea în piață și, eventual, pentru evoluție este dată de gestionarea cât mai strictă a costurilor, de optimizarea acestora.
Optimizarea costurilor nu înseamnă, obligatoriu, reducerea acestora, ci presupune urmărirea și evaluarea lor, tăieri de costuri acolo unde este posibil și redirecționarea sumelor astfel obținute către capitolele bugetare care presupun creșteri obligatorii.
Elementul de bază în optimizarea costurilor este cunoașterea acestora în timp real, centralizarea lor, dar, în același timp, și repartizarea lor pe centre de cost, mergând aici până la nivel de autovehicul. Este foarte important să se cunoască aceste costuri pentru fiecare autovehicul, astfel încât să se poată face, în orice clipă, o evaluare de genul: consum combustibil / tip autovehicul / 100 km, cost piese/auto/km, cheltuieli reparații/km, cheltuieli reparații/tip autovehicul/an etc.
Centralizarea, evaluarea și interpretarea tuturor informațiilor de acest tip dau posibilitatea managerului să își facă o imagine clară a costurilor pe fiecare tip de autovehicul din flotă, să evalueze oportunitatea achiziționării unui anumit tip de autovehicul sau necesitatea schimbării structurii parcului auto și adaptarea la necesitățile din momentul analizei și de perspectivă.
Dependență de soluții IT
Departamentul financiar-contabil este, probabil, departamentul cel mai interesat în primirea, prelucrarea și gestionarea informațiilor. Aici intră, în primul rând, toate informațiile legate de venituri (vânzări în punctele fixe – agenții, autogări; vânzări pe trasee – casele de marcat, POS-urile sau alte dispozitive inteligente instalate în autovehicule), fluxuri de numerar, dar tot de aici pleacă și cheltuielile, plățile la buget și către furnizori, salariile etc.
Departamentul de vânzări-marketing este, la rândul lui, dependent de un program de vânzări performant și ușor de utilizat de către vânzători (user friendly), program care să permită cunoașterea în timp real a nivelului vânzărilor și a fluxului de pasageri, evaluarea rentabilității anumitor curse și/sau trasee, stabilirea strategiilor de marketing pe localități, zone, țări, trasee. Totodată, dispeceratele au nevoie de informații în timp real, pentru a asigura o programare optimă a parcului auto disponibil, pe curse și trasee.
Aceeași dependență de programele IT o constatăm și la departamentul operațional-exploatare, departament care lucrează în strânsă legătură cu compartimentul financiar-contabil, serviciul tehnic, compartimentul resurse umane și dispeceratele. Începând cu emiterea și prelucrarea foilor de parcurs, continuând cu urmărirea activității șoferilor, emiterea și prelucrarea comenzilor de atelier, constituirea și actualizarea bazelor de date legate de activitatea șoferilor și a parcului auto, date care sunt apoi preluate și prelucrate și de către compartimentul financiar-contabil, serviciul tehnic, dispecerat, compartimentul siguranța circulației, departamentul resurse umane etc., se constată și aici dependența extremă de un pachet informatic performant.
Serviciul tehnic este, la rândul lui, dependent de conexiuni în timp real cu celelalte compartimente, o dată pentru gestionarea corespunzătoare a stocurilor și a cheltuielilor cu piesele de schimb și materialele consumabile, și apoi pentru evidența lucrărilor periodice de întreținere și reparații sau a reparațiilor accidentale la parcul auto.
Desfășurarea activității timp de 24 ore, 7 zile din 7, impune existența unui departament de siguranța circulației care, împreună cu dispeceratul (dispeceratele), să asigure legătura permanentă cu autovehiculele aflate pe trasee, monitorizarea activității acestora, urmărirea respectării graficelor de circulație și a traseelor stabilite, intervenția operativă în caz de evenimente nedorite (defecțiuni tehnice, controale ale autorităților, accidente rutiere, blocaje în trafic etc.).
Nu în ultimul rând, echipa de la departamentul resurse umane trebuie să fie în permanență conectată cu colegii de la departamentul operațional-exploatare, astfel încât să poată urmări tot ceea ce ține de valabilitatea documentelor șoferilor, începând cu documentele de identitate și continuând cu permisele de conducere, vizitele medicale, testările psihologice, atestatele profesionale etc.
În același timp, personalul de aici, împreună cu cel de la compartimentul siguranța circulației, organizează și coordonează programele de perfecționare a pregătirii profesionale a șoferilor, element deosebit de important într-o societate de transport rutier de persoane, având în vedere că șoferul este legătura directă dintre societate și pasager, este persoana din societate care se află cel mai mult timp în contact cu clientul, fiind vectorul cel mai important pentru imaginea publică a societății.
Analize, evaluări și decizii corecte sunt imposibile într-o organizație, fără utilizarea unor programe și soluții informatice moderne, care să integreze și să interconecteze în timp real absolut toate compartimentele, cu un nivel ridicat de securizare și un mod piramidal de acces al utilizatorilor la informații.
Daniel Micu
dmcibinconsulting@gmail.com
