Este mult loc pentru a obține economii de timp, atât în activitatea de transport, cât și în depozitare. Cum o putem face, concret? O radiografie a modului actual de organizare în piață a făcut, cu ocazia conferinței ZIUA CARGO, din 30 septembrie, Adriana Pălășan, vicepreședinte ARILOG și managing partner Supply Chain Management Center. Iată concluziile.
Comenzile
Totul începe din zona comenzilor. „Procesul de comandă reprezintă punctul slab pe care îl întâlnim în 100% dintre companii”, a afirmat Adriana Pălășan, menționând că modelele după care se dau comenzile provoacă întârzieri. Este vorba despre faptul că numai o parte se înregistrează la timp în sistem și pleacă automat către furnizori. Restul… În aceste situații, fie furnizorii le primesc, dar întârzie cu răspunsul, fie clienții încetinesc procesul de comandă, din diferite motive. Și nu este vorba numai despre o oră sau două, ci, uneori, chiar despre zile întregi. Iar „focul” trebuie să se stingă de către „pompierii” din zonele de transport și depozitare, pentru că nu pot să realizeze planificarea așa cum ar trebui, la încărcare și la descărcare. „În cazul în care comenzile ar funcționa cum trebuie și s-ar primi informația, măcar (dacă nu comanda), transportatorii și-ar putea eficientiza activitatea, găsind variante de tur și retur.
Bazele de date
Bazele de date trebuie să fie corecte. Altfel, în momentul în care ajunge la încărcare, transportatorul constată că marfa pe care trebuie să o ridice are o volumetrie sau o greutate diferite față de ceea ce trebuia să fie. Apar, astfel, întârzieri, neconformități, nu se poate încărca marfa respectivă sau cea de după, mai ales în procesele de grupaj. „Avem, deja, surse serioase care generează pierdere de timp și nici măcar nu am ajuns să discutăm de ceea ce înseamnă transport și depozitare”, atrage atenția Adriana Pălășan.
Ea a recomandat ca închiderea procesului de comandă să fie dublată de transmiterea, în format electronic, a documentelor de transport. „Clientul își va putea face verificările, își va putea înregistra sosirile în sistem și va beneficia de un sistem de înregistrare a recepțiilor, astfel încât să poată să elimine orele suplimentare sau să adauge numai strictul necesar, pentru eventualele întârzieri la descărcare. Echipele care lucrează la recepție vor putea fi eficientizate, știind dinainte la ce să te aștepți și nepunând personalul într-o situație dificilă. Din punctul acesta de vedere, ar trebui să se implementeze, în cât mai multe companii, aceste notificări în avans, pentru a putea să calibrezi oameni și echipamente, în zona de de pozitare.”
Personalul
Cu toții ne lovim, în acest moment, de lipsa de personal, unde trebuie avute în vedere două componente.
„Dacă nu găsesc oameni pe piață și sunt în căutare, ar trebui să angajez, atunci când am ocazia, o persoană sau două în plus, în eventualitatea în care va mai pleca cineva sau nu va performa.” O schemă de personal incompletă duce la neconformități majore, în zona de transport și depozitare. „Din păcate, în ultima vreme, nu am văzut, în cazul clienților noștri, nicio schemă de personal completă, iar, în acest context, crește presiunea pe angajații existenți, ceea ce generează inclusiv o scădere de productivitate, pentru că încerci să realoci oamenii, mutându-i de pe o activitate pe alta. Implicit, apar pierderi de timp.” Dacă personalul existent este sub dimensionat, nici noii angajați nu vor beneficia de instruire și mentorat.
Procesele
Nu în ultimul rând, sunt extrem de importante procesele bine definite, în care să știe fiecare persoană care operează în depozit sau în zona de transport ce responsabilități are, dar, mai ales, de ce autoritate dispune. „Atunci când este vorba despre o simplă execuție, faci ceva fără să îți asumi responsabilități, ceea ce duce la pierderi de timp pe termen lung”, a precizat Adriana Pălășan. Altfel spus, persoanele cărora nu le dai autoritate și pe care nu le crești pentru a-și asuma această autoritate vor aștepta întotdeauna îndrumare și instrucțiuni de execuție din partea managementului și, implicit, aceste așteptări se manifestă în timp pierdut.
Sistemele
Peste procesele care trebuie să fie bine definite, vin sistemele, în special în zona de depozitare, unde puține sunt companiile la care sistemele sunt bine implementate și automatizate. „Unele au fost implementate, deja, de o perioadă destul de îndelungată, iar tehnologiile și metodele de acum câțiva ani nu se mai potrivesc, decât în mică măsură, cu tehnologia actuală și cu viteza necesară. Implementările au fost făcute, în special, în operare manuală, pentru ca, ulterior, să urmeze a fi automatizate. Aceasta a fost o mare greșeală, pentru că neautomatizarea de la început a dus la o perpetuare a operațiunilor fără sistem, sau asistate de sistem, dar în aceeași manieră și mai puțin îmbunătățite. Aici au apărut pierderi de timp majore”.
Așteptări de peste 4-5 ore, la descărcare
Există „micul aranjament”, atunci când vin camioanele la descărcat, pentru a intra mai devreme, pentru că nu se aplică măcar regula „primul venit, primul încărcat/descărcat”. Sunt companii la care timpul de așteptare este de la 4-5 ore în sus, rămânând la discreția echipelor de recepție pe cine și când descarcă.
În paralel, trebuie analizată predarea documentelor. „Procesele care se întâmplă în depozit, acolo unde este nevoie de prezența șoferilor, creează un disconfort major companiilor furnizoare, deoarece, odată ce s-a recepționat marfa, trebuie să fie procesate documentele”, a arătat Adriana Pălășan, explicând că sunt câteva modele în care se aplică acest tipar, și nu întâi procesarea de documente și apoi recepția. „Pentru a închide recepția și pentru a-i putea da șoferului documentele semnate, este nevoie de cel puțin o oră și, de cele mai multe ori, șoferii pleacă și urmează un alt proces de ridicare ulterioară, care se manifestă și în întârzieri la plată, efectuată doar după ridicarea documentelor. Aici, chiar, sunt lucruri care se pot îmbunătăți major și prin sistemele din depozit, dar și prin regulile de disciplină care trebuie să fie aplicate.”
Automatizarea
Există loc de mai bine și în zona de depozitare, unde avem suficient de multe comenzi pentru a putea fi implementată automatizarea. Astăzi, automatizările nu mai sunt atât de costisitoare. „Sunt companii care aveau o cifră de afaceri care, ipotetic, nu ar fi justificat o investiție în automatizare, dar care au implementat-o cu succes și cu rezultate extrem de bune. Productivitatea s-a dublat, în aceeași perioadă de timp, cu același număr de persoane și într-un spațiu care, încă de când a fost contractat, era puțin cam mic. ROI a fost sub 3 ani de zile, ceea ce este mai mult decât confortabil, pentru o companie care vrea să investească.”
Mail, telefon sau WhatsApp?
„Eu aș prefera ca sistemele de comunicație să fie integrate, pentru a nu exista aceste comunicări prin mijloace care depind de om. Ca să funcționeze cu adevărat și să beneficieze de trasabilitate, comunicarea ar fi bine să se realizeze pe e-mail”. Sunt, însă, multe depozite în care cel care ar trebui să administreze sistemul din birou se află aproape tot timpul în depozit și nu poate să vadă e-mailurile, sau nu agreează e-mailul pe telefon. „Și WhatsApp este extrem de eficient, dar a devenit un mijloc de comunicare pe care nu îl recunoști, atunci când apar disfuncționalități și reclamații în relația cu clienții și furnizorii.”
„Există exemple negative, în care agenții de vânzări îi sună direct pe pickerii din depozit, pentru că mai au urgent de adăugat la o comandă ceva sau pentru că unul dintre clienți a dat o comandă pe ultima sută de metri, în afara sistemului, ceea ce este total interzis.”
„În loc să aibă frecvența de productivitate care este cea mai bună pentru normele pe care le-au stabilit, ei trebuie să vorbească la telefon și să își noteze care sunt comenzile pe care trebuie să le onoreze. Acest lucru este, repet, total interzis. Astfel, în relația cu managementul comenzilor, fie că sunt de la furnizor sau de la client, totul ar trebui să se întâmple prin comunicare pe e-mail, pentru disciplină și pentru ordinea operațiilor în depozit.”
Cum arată depozitul ideal?
În primul rând, în depozitul ideal cât mai mulți angajați trebuie să aibă cât mai bine stabilite activitățile pe care le au de făcut și să le poată face fără supraveghere. Ceea ce înseamnă că trebuie organizare bună și manageri care nu numai să organizeze, ci și să coordoneze și să controleze activitatea. Suplimentar, trebuie să existe oameni pregătiți pentru a face operațiunile exact așa cum sunt scrise în procesele și procedurile companiei.
„Pe operațiuni repetitive, în care trebuie să se respecte regulile, nu trebuie să avem inițiative personale din partea oamenilor care le operează.”
Al doilea pas ține de vizitarea altor depozite. „Din păcate oamenii din depozite nu ies să vadă ce se întâmplă în alte site-uri similare. Nu mă refer la concurență, ci la depozite cu procese similare, care să le fie utile. Pot învăța inclusiv din aceste procese făcute bine chiar și în alte industrii. Le pot veni idei, pot să adauge valoare și pot să își crească performanța.”
Un al treilea pas ține de educație.
„Deși urmează cursurile noastre, cei care s-au specializat nu transmit cunoștințele către personalul din subordine, pentru a încerca să facă proiecte de îmbunătățire pe baza celor învățate, nu singuri ci cu echipele lor. Să facă această educație și în interiorul companiilor.”
Vicepreședintele ARILOG a atras atenția, în acest context, asupra pericolului pe care îl generează deprofesionalizarea continuă a industriei autohtone de logistică.
„Nu avem școli în domeniu, universitățile nu oferă programe de instruire necesare pentru piața de logistică. Nu avem nici măcar școli cu adevărat specializate pentru pickeri, stivuitoriști. De exemplu, în școală, stivuitoriștii fac doar conducere, dar nu învață despre echipamente de scanare, tipuri de mărfuri și ambalaje, nu învață multe dintre regulile pe care trebuie să le cunoască și să le aplice în activitatea de zi cu zi. Din păcate, poziții foarte des întâlnite în transporturi și în depozitare nu sunt suficient calibrate la nivel educațional ca să aibă toate componentele necesare”, a mai menționat Adriana Pălășan, subliniind că, în plus, în logistică, există o serie de meserii care se practică și se regăsesc în toate organigramele, dar nu se află declarate în COR și cu profiluri ocupaționale.
În al treilea rând, ar trebui să avem și o analiză atentă a ceea ce pot să facă sistemele actuale, dar și cu privire la sistemele de care avem nevoie.
„Nu trebuie să ne grăbim în alegerea unui sistem informatic și, mai mult decât atât, ar trebui să ne asumăm deciziile ținând cont de riscurile pe care ni le asumăm și făcând rabat de la un anumit model de lucru pe care îl avem.”
„De obicei, facem procesele, ne organizăm, analizăm modul în care ar trebui să funcționeze, iar la ofertarea furnizorilor de sisteme informatice constatăm, de obicei, că nu sunt pentru bugetul nostru. Și atunci facem rabat de la niște funcțiuni pe care nu le vom mai dezvolta niciodată la ni velul la care avem nevoie și ajun – gem la pier deri de timp.”
În final, nu trebuie să uităm că supply chain înseamnă mai mult decât lanț de aprovizionare. „De când a început pandemia, supply chainul este pe buzele tuturor, iar eu specific întotdeauna că nu este vorba doar despre o traducere (lanț de aprovizionare), ci despre o filosofie de parteneriat cu clienții și furnizorii. De asemenea, este vorba despre relații de parteneriat și între departamente, în cadrul unei com panii. Iar acest parteneriat trebuie să funcționeze cu adevărat. Trebuie să știm cum să împărtășim informațiile pe care le avem. Dacă cineva nu înțelege ceea ce noi facem și cât de important este, nu este vina lui, ci a noastră, pentru că nu putem să comunicăm suficient de bine.”
Sunt oamenii dispuși să investească în sisteme noi?
Da! Sunt dispuși să investească, însă, în momentul în care se pune pe masă proiectul și cine trebuie să se ocupe, apare primul blocaj. De ce? Pentru că ar trebui să se ocupe de acest proiect oameni care sunt deja supra-încărcați cu sarcini operaționale. „Orice proiect, indiferent de cât de repede ai vrea să se implementeze, durează de trei ori mai mult decât ți-ai propune, luându-ți toate măsurile de siguranță, pentru că angajații vor rezolva întâi problemele operaționale și, dacă mai este timp, se ocupă și de altceva.”
„Există depozite apropiate de perfecțiune, unde șoferii nu trebuie să aștepte la încărcare sau descărcare, dar, în același timp, se confruntă cu probleme din zona vânzărilor și a strategiilor de companie.”
Vicepreședintele ARILOG a atras atenția asupra faptului, că, în această perioadă, din cauza lipsei de resurse și greutății cu care acestea sunt obținute, nu contează prea mult ce este în stare să facă personalul din depozit. „În momentul în care ai pus mâna pe niște loturi de marfă, le iei, indiferent ce se întâmplă. Iar statisticile spun că îți vin toate în același timp. Drept pentru care toți cei care aduc aceste mărfuri vor aștepta.” Altfel spus, sunt prea puține șanse să vorbim despre o realitate în care șoferii nu așteaptă la depozit, decât atunci când compania are probleme, pentru că nu are suficientă activitate.
„Dacă vorbim despre perioade normale, începe din ce în ce mai mult să se pună accent pe planificare, deoarece nu avem resurse suficiente și, dacă vrem să le utilizăm la maximum, trebuie să dispunem de sisteme care să ne ajute să vedem înainte de a sosi camioanele, cu cel puțin 24 de ore, astfel încât să poată fi organizate echipele.”
Optimism, în final…
Pandemia a scos industria din zona de confort, ceea ce s-a tradus într-un început bun. „Fiecare s-a gândit să își dezvolte portofoliul de produse, să extindă canalele de distribuție, să poată atrage prin alte metode clienți și, implicit, a existat interes pentru zona operațională de logistică. Ceea ce a însemnat mașini și echipamente mai bune sau mai pregătite pentru ceea ce au nevoie clienții”, a concluzionat Adriana Pălășan.
Meda IORDAN
meda.iordan@ziuacargo.ro
