Continuăm, în cele ce urmează, prezentarea câtorva detalii din Ghidul de bune practici în securitate (SC25), elaborat de către TAPA Chapter Romania. În această ediție, abordăm secțiunile dedicate caselor de expediții și clienților (expeditori/beneficiari). Reamintim că documentul este structurat pe niveluri de responsabilitate (top management, operațional) pentru a combate principalele riscuri curente în domeniu.
Casă de expediții (freight forwarder/broker)
„Casa de expediții intermediază între clientul care are de expediat marfa și transportatorii care efectuează transportul, având un rol-cheie în alegerea transportatorului. În același timp, forwarder-ul coordonează informațiile de livrare între părți. Fiind un nod de legătură, expeditorul logistic poate preveni multe fraude prin filtrarea transportatorilor nesiguri și prin gestionarea atentă a comunicării pe tot parcursul transportului”, se arată în Ghidul SC25.
Recomandările pentru top management includ, pe scurt:
- Adoptarea unei politici „Cunoaște-ți transportatorul” – proceduri ferme de verificare a transportatorilor, listă de transportatori agreați, etc.
- Evaluarea reputației și a istoricului
- Includerea unor clauze de securitate în contractele cu transportatorii.
- Asigurarea mărfii și partajarea responsabilităților, elaborarea unui plan intern de răspuns la incidente, elaborarea unui plan de continuitate.
- Colaborarea cu autoritățile și advocacy.
La nivel operațional, pentru dispeceri și operatori, se recomandă a se avea în vedere:
- Verificarea transportatorului la fiecare cursă nouă, pe baza unei liste de control, mai ales dacă e prima colaborare (denumirea exactă a firmei, persoana de contact, adresa de e-mail, copii de pe licența de transport și asigurarea CMR etc.).
- Asigurarea unor comunicații sigure și transparente.
- Atenție sporită la modificări de ultim moment (alt transportator, altă mașină, alt șofer) – verificări suplimentare, comunicare în scris etc.
- Informarea și instruirea clientului expeditor.
- Monitorizarea execuției transportului – contact cu șoferul/transportatorul și cu destinatarul, pe parcursul cursei, implicare proactivă.
- Gestionarea cazurilor de fraudă/furt – acțiuni rapide, depunerea unei plângeri penale imediat, comunicare rapidă în comunitatea de expediții etc.
Client (beneficiarul transportului)
Clienții din lanțul logistic sunt companiile care încredințează mărfurile spre transport – producători, distribuitori sau comercianți. Ei pot acționa ca expeditor (la încărcare) sau ca destinatar (la descărcare). Deși externalizează transportul către transportatori sau forwarderi, clienții au un rol crucial în verificarea finală și în stabilirea cerințelor de securitate pentru partenerii lor.
Pentru a-și proteja bunurile și a evita pierderi financiare și de continuitate, clienții trebuie să adopte măsuri proactive, integrând securitatea transportului în propriile proceduri.
Pentru top management, se recomandă:
- Selectarea partenerilor pe criterii de securitate – due dilligence. Evaluarea reputației și a măsurilor de securitate ale partenerilor de transport.
- Stabilirea cerințelor de securitate în contractele de transport, cu penalități în caz de nerespectare.
- Audit și monitorizare periodică a performanței partenerilor, colectare feedback de la echipa operațională după fiecare transport etc.
- Conștientizarea internă a riscurilor – training în rândul angajaților proprii cu privire la modurile de operare ale infractorilor.
- Asigurarea mărfurilor și plan de continuitate în caz de incident (de ex. stocuri tampon în cazul pierderii mărfurilor etc.).
La nivel operațional, bunele practici din Ghid vizează personalul logistic și din depozite și includ:
- Verificarea identității transportatorului la sosire, la punctul de încărcare (identitatea șoferului, numărul camionului și al semiremorcii).
- Procedură de încărcare în siguranță (sigilarea camionului, prezența șoferului la încărcare, semnături, proceduri de securizare a documentelor etc.).
- Comunicare strânsă cu dispecerul casei de expediții și/sau cu transportatorul.
- Precauții la descărcare (pentru clientul destinatar) – verificarea sigiliului, a vehiculelor, a documentelor, a integrității mărfii etc.
- Raportarea imediată a incidentelor sau a suspiciunilor.
- Păstrarea unei evidențe a problemelor.
Ghidul de bune practici în securitate (SC25) poate fi consultat în varianta integrală la: https://www.ziuacargo.ro/cargo/actualitate/tapa-chapter-romania-ghid-de-bune-practici-in-securitate-242363.html/
Raluca MIHĂILESCU
raluca.mihailescu@ziuacargo.ro
