Avem un WMS! Am reuşit să obţinem buget, să negociem foarte bine termenii contractuali, să agreăm procesele de bază ce vor fi acoperite de WMS şi, în cele din urmă, să achiziţionăm licenţele necesare funcţionării. Cu emoţii ne gândim că a trecut ce e mai dificil, însă provocările abia acum încep. Aşteptările noastre au crescut, rezultatele care ni se cer sunt foarte bune, echipa este însă aceeaşi. Ce facem?
Poate vi se pare un pic exagerată afirmaţia, dar cei care au reuşit să crească un copil cred că nu s-ar speria de implementarea unui WMS; ambii părinţi, foarte ocupaţi cu slujbele lor şi având extrem de puţin timp la dispoziţie, reuşesc să crească unul sau mai mulţi copii cu un minim de resurse suplimentare. Dacă acest lucru este posibil, atunci pentru ei implementarea WMS-ului devine mai mult o joacă. În primul rând, trebuie creat un plan pentru 2 fluxuri
1. Fluxul informaţional, care se referă la documentarea tuturor proceselor şi procedurilor ce vor fi implementate, atât în formă scrisă (pentru utilizatori), dar şi în interiorul WMS-ului, sub formă de baze de date (articole unice, locaţii de depozit, clienţii şi punctele lor de lucru etc);
2. Fluxul fizic, care se referă atât la dotările necesare (rafturi, scannere mobile, imprimante etc), dar şi la întregimea stocului ce va fi introdus în WMS.
Copilul în creştere are nevoie din partea părinţilor de 2 tipuri de îngrijiri:
– afectiv-informaţională unde, de obicei, părinţii au nevoie de ajutor (informaţii despre cum trebuie procedat în anumite condiţii, ce alimente trebuie procurate, ce controale medicale sunt necesare, cât trebuie să doarmă copilul etc);
– logistică – dotări specifice în legătură cu dormitorul, pătuţul, masa de înfăşat, cădiţa pentru baie, alimente specifice, haine noi în fiecare săptămână etc.
Fluxul informaţional
Pentru WMS, recomand ca partea informaţională să fie construită împreună cu un specialist (consultant), care poate furniza o listă completă cu necesarul ce trebuie obţinut, calculat, stabilit şi implementat în aplicaţie. Pe scurt, această parte acoperă următoarele aspecte:
– lista de produse ce vor fi prezente în WMS (sau article master data) unde detaliile la nivel de SKU (stock keeping unit = articol unic în stoc) sunt foarte importante: dimensiuni fizice (inclusiv greutatea), modalitatea de paletizare, codurile de bare (EAN13), durată de valabilitate (dacă este cazul), grup de articole (pentru rapoarte ulterioare), zonă specială de depozitare, orice alt detaliu ce poate influenţa manipularea acelui SKU;
– lista de clienţi şi punctele de lucru unde se livrează produsele (indiferent cu ce tip de transport); când avem toate detaliile clienţilor în sistem, este mult mai uşor să tipărim etichete autoadezive pentru fiecare colet/palet pregătit pentru livrare, decât să scriem cu marker-ul pe o coală A4 şi să o ataşăm cu bandă adezivă de produse; mai mult, pe acele etichete putem tipări un cod de bare unic ce se poate folosi şi de către companiile de curierat în sistemele lor informatice;
– harta depozitului cu locaţiile stabilite; acestea pot fi diferite (de raft, de bulk, de shelf, zone exterioare), dar pentru toate trebuie introduse în WMS dimensiunile unitare şi, în acelaşi timp, dimensiunile culoarelor dintre ele; având toate dimensiunile fizice introduse, sistemul va putea calcula rutele optime de picking (preluarea produselor de pe locaţii în funcţie de comenzile clienţilor);
– modalitatea de poziţionare în locaţiile de depozitare; cea mai avantajoasă poziţionare în zona de depozitare este în funcţie de rulajul SKU-ului respectiv, pentru că imediat după recepţie este normal să înceapă comenzile de livrare (probabil la bucată) şi efortul necesar la picking este cu atât mai mic cu cât produsele sunt mai aproape de punctul de verificare/ambalare/ieşire din depozit; rulajul tuturor SKU-urilor se calculează cu ajutorul analizei ABC.
Cele de mai sus pot fi asimilate ca fiind „cei 7 ani de-acasă“ ai unui copil normal. Ce ar fi dacă un copil nu ar beneficia de informaţiile primilor ani de copilărie? Cum s-ar comporta ca adult? Aceeaşi gândire o putem avea şi pentru un WMS: dacă nu îi furnizăm toate informaţiile de care are nevoie, ulterior nu va putea efectua procesele pe care i le cerem şi nu avem voie să spunem că WMS-ul este de vină.
Fluxul fizic
Partea fizică este, după părerea mea, cea mai simplă bucată din acest puzzle. Tot ce este fizic se poate măsura, calcula, prognoza, cronometra etc. Și aici putem împărţi responsabilităţile după cum urmează:
– dotările de depozit;
– produsele ce urmează a fi introduse în WMS.
Dotările de depozit se referă la:
– reţeaua wireless pentru scannere (recomand contractarea unei companii specializate);
– scannerele mobile: ştiind care este necesarul de picking zilnic (număr de linii de comandă), putem să vedem câţi pickeri ne trebuie (folosind o productivitate simplă); având numărul de pickeri, putem să-i împărţim în 2 schimburi (dacă este posibil), ceea ce înseamnă că numărul de scannere mobile este egal cu jumătatea numărului de pickeri (sau egal dacă trebuie să lucrăm într-un singur schimb); de principiu, furnizorul de WMS poate oferi şi scannerele;
– pentru utilajele de ridicare se vor achiziţiona scannere speciale cu rază mare de acoperire a razei de scanare;
– imprimantele atât pentru documente cât şi pentru etichete – calculul este similar cu cel al scannerelor pentru pickeri, numai că aici productivitatea este furnizată de producătorul imprimantei (printuri pe oră);
– computere pentru accesul operatorilor de date şi al coordonatorilor de activitate;
Scanare responsabilă
Produsele ce urmează a fi introduse sunt reprezentate de fapt de întreg stocul companiei, ce va fi introdus în WMS cu ajutorul scannerelor mobile. Pentru calculul resurselor necesare, trebuie să facem câteva teste de productivitate cu câţiva oameni din depozit. În mod normal, activitatea de introducere în stoc este efectuată de către persoane responsabile (gestionari) şi care nu pot fi prezenţi în număr mare în echipa de scanare, drept urmare se vor folosi şi alţi colegi capabili de astfel de activităţi. În experienţa mea, am văzut la implementarea WMS-ului toţi directorii de departamente, managerii de zone, asistenţi de vânzări şi chiar directorul general învăţând să folosească scannerele pentru a putea pune pe stoc diverse produse. Să presupunem că un om responsabil poate scana (introduce în stoc) un palet în circa 2 ore, iar stocul nostru numără 400 de paleţi. Consumul total de muncă va fi de 800 de ore şi, ca să terminăm scanarea în 4 zile, înseamnă că avem nevoie de 200 de ore în fiecare zi; ştiind că un om poate lucra maxim 8 ore pe zi, înseamnă că echipa noastră trebuie să aibă minim 25 de oameni. Pe lângă cei 25 de oameni, mai sunt necesari alţi oameni pentru manipularea produselor, urcarea la raft, supraveghetori, verificatori etc, dar important este că putem dimensiona echipa în funcţie de productivitatea de scanare şi de volumul stocului. Cum ar fi dacă învăţăm copiii la lucruri greşite? Cum ar fi dacă ei nu ar învăţa ce înseamnă minciuna şi ar considera-o o stare normală? Aşa cum nu ne minţim copiii, în acelaşi fel nu trebuie să minţim nici WMS-ul. Informaţiile furnizate WMS-ului trebuie să reflecte complet şi corect realitatea, adică să nu introducem un articol ca fiind altul (ex: cană de ceai în loc de tricou bărbătesc); acurateţea scanării trebuie să fie maximă (cât mai aproape de 100%) întrucât, în caz contrar, rezultatele pot fi dezastruoase atunci când avem cea mai mare nevoie de el. În concluzie, implementarea unui WMS este relativ similară cu creşterea unui copil: trebuie să-i furnizăm toate informaţiile de care are nevoie şi, în acelaşi timp, toate resursele de care are nevoie. Numai îndeplinind aceste două condiţii putem avea o implementare de succes.
Paul NIŢĂ
Logistics Director KLG Europe Logistics
p.nita@ro.klgeurope.com
