În cursa pentru performanță, orice minut economisit este important, iar unul dintre factorii de ineficiență înregistrați des în schimbul de mărfuri este planificarea la încărcare/descărcare a camioanelor.
Furnizorii primesc comenzi din partea clienților și, prin contract, stabilesc, în cel mai bun caz, ziua/săptămâna de livrare. La rândul lor, cea mai mare parte a furnizorilor apelează la transportatori/operatori logistici, care preiau responsabilitatea pregătirii și transportării acestora către ordonatori.
Aceste condiții contractuale nu garantează și că, în ziua stabilită, la prezentarea la descărcat, furnizorul găsește un doc liber care să îl aștepte. Motivele sunt dintre cele mai variate:
– personalul alocat operațiunilor de recepție este utilizat și pentru alte operațiuni în depozit;
– docurile sunt folosite atât pentru intrări, cât și pentru ieșiri de marfă;
– necesarul de rampe a fost subdimensionat;
– spațiul de depozitare este insuficient și docurile sunt folosite cu scop de depozitare;
– echipamentele de descărcat nu sunt suficiente sau sunt necorespunzătoare;
– furnizorii se grupează într-un interval îngust de timp de descărcare;
– spațiul alocat recepției este subdimensionat și recepțiile blochează și alte docuri;
– numărul de paleți/articole de recepționat din camion este mai mare decât numărul normal pe unitatea de suprafață;
– sistemul informatic merge greu;
– procesul de recepție este greoi.
La toate acestea, se adaugă lipsa locurilor de parcare și întârzierile produse de șoferi.
În oglindă, aceleași probleme sunt întâmpinate și la pregătirea și programarea pentru încărcare și livrare către clienți a comenzilor.
Poate un sistem informatic să integreze toți jucătorii dintr-un supply chain, oferind vizibilitate asupra resurselor de interfață și liniarizând, prin planificare, punctele sensibile?
Cu siguranță, răspunsul este „DA, se poate”, dacă a fost gândit ca o soluție în sprijinul operaționalului și care ține cont de nevoile fiecărei verigi din lanț. În urma cazuisticii complexe de pe piața românească, soluția, gândită și dezvoltată de o echipă formată din practicieni, designeri de procese și softiști, reprezintă, astăzi, o investiție cu cost variabil, ce elimină, practic, telefoanele de control și confirmare din lanț.
Accesibilă și… indispensabilă
Aplicabilă oricărei companii, accesibilă de pe orice terminal, vizibilă în detaliu pe nivele de competență, aplicația a devenit un instrument de lucru indispensabil și, în același timp, un instrument de control pentru management.
Pentru utilizarea unei astfel de soluții, nu ai nevoie de servere, echipamente speciale sau cerințe deosebite pentru companiile de transport.
Într-o primă fază, se definesc specificațiile ce trebuie setate în sistem, și anume:
– număr de depozite;
– docurile pentru fiecare depozit în parte, și anume: număr, de recepție, de expediție sau mixte;
– locurile de parcare pentru camioane;
– docurile la care fiecare furnizor va putea avea acces, în funcție de poziția locației de picking, specificitatea produsului, temperatura de depozitare;
– utilizatori care vor interveni în operațiunile de transfer: clienți, furnizori, pază, șoferi, recepție, expediție, management, planneri.
Pentru a opera și vizualiza, în timp real, orice modificare sau mișcare, este important să fie realizate interfețe cu sistemele companiei coordonatoare în supply chain.
Pașii de parcurs în planificarea operațiunilor de transfer al mărfurilor sunt următorii:
- Comenzile date furnizorilor pot, deja, conține informația despre numărul comenzii, care se va regăsi și în sistemul de planificare. Comanda poate fi simplă și se poate transfera un număr de comandă și furnizorul căruia i-a fost alocată, dar poate ajunge până la transferuri de date complexe, legate de număr de paleți/greutăți, volume care pot fi folosite și pentru un modul de cross-docking.
- Furnizorii, în urma pregătirii comenzilor, vor planifica, pe portal, camioanele. Aceștia au posibilitatea să selecteze ora exactă, pe intervale programabile din cinci în cinci minute. Astfel, se pot planifica atât vehicule de volum cât și vehicule de distribuție sau curieri.
Un element de noutate intervine în realizarea planificării la descărcare nu de către furnizor, ci de către un operator logistic care prestează servicii pe contul furnizorului și care, împreună cu marfa acestuia, poate transporta și alte comenzi ale unor clienți diferiți. Astfel, într-o singură operațiune, toate comenzile sunt planificate și Ordonatorul mărfii știe deja ora și comenzile care vor sosi.
Se poate vizualiza, în orice moment, statusul comenzilor și gradul de încărcare al zilei și al porților. Planner-ul, responsabilul cu mișcările și corectitudinea alocărilor poate oricând modifica prin drag&drop un camion poziționat la o altă oră sau la o altă poartă.
Șoferii se pot reprograma pe smartphone
Traficul de pe șoselele României împiedică, adesea, păstrarea cu rigurozitate a unui planning. De aceea, șoferul poate, de pe orice smartphone/tabletă cu acces la internet, să se reprogrameze.
Odată sosit la poartă, șoferul este validat în sistem, de către portar, și atât depozitul, cât și furnizorul, știu în timp real despre momentul sosirii camionului.
Starea camionului este reprezentată figurativ, prin culori care să dea în permanență imaginea gradului de încărcare a locurilor de parcare, docurilor sau nivelul de operațiuni finalizate.
Cu cinci minute înainte de ora programată, șoferul primește mesaj de deplasare pentru andocare la poarta la care a fost programat, sau pe o alta, dacă planul a suferit, între timp, modificări.
Recepționerul validează începerea descărcării (deci ocuparea docului), eliberarea camionului de la poartă (disponibilizarea camionului), finalizarea recepției și disponibilizarea spațiului de recepție pentru o nouă descărcare.
Sistemul permite înregistrarea eventualelor neconformități în timp real, astfel încât toți partenerii implicați să fie notificați de problemele constatate pe parte calitativă ori cantitativă, permițând trimiterea notificărilor automate către toți partenerii implicați.
Camioanele nu pot staționa în curte timp nelimitat, de aceea, paza trebuie să valideze ieșirea camioanelor din curte, cât și verificarea staționării peste perioada maximă setată și scoaterea camioanelor în spațiul extern curții.
Cu siguranță, identificarea momentelor importante pe traseul mărfii pot fi măsurate și cuantificate și, în acest scop, în timp real, există rapoarte referitoare la fiecare jucător în parte.
Sistemul de raportare este împărțit atât în afișare grafică, precum și în afișare tabelară.
Rapoartele permit utilizarea datelor statistice, în vederea optimizării continue a activității operaționale.
Graficele sunt create pe 3 axe, și anume: din perspectiva furnizorilor, cea a operațiunilor și cea a clienților, oferind o imagine on-line asupra rezervărilor, volumelor și a ratingului furnizorilor și clienților.
Ce probleme principale soluționează utilizarea unui astfel de sistem?
- Evaluarea corectă a capacităților și resurselor de care dispune un ordonator.
- Optimizarea resurselor în luna și în programul de lucru zilnic.
- Trasabilitatea respectării contractelor între furnizor și clienți la orice nivel.
- Informații în timp real pentru departamentele de achiziții și vânzări.
- Securizarea mai bună a incintelor depozitelor.
- Primirea în avans a documentelor pentru facilitarea și pregătirea recepțiilor.
- Prezența unui document valabil și de încredere, ca bază pentru realizarea bugetelor de investiții și dezvoltare viitoare.
- Existența unui sistem de raportare la orice nivel, care să poată fi baza selecției de parteneri de încredere.
Adriana Pălășan
Managing Partner Supply Chain Management Center
