Cum deschizi un depozit? Ce trebuie să urmărești, de la idee, până în momentul în care operezi, efectiv, în depozit? Cum evaluezi corect investiția? Cu ce capcane te poți întâlni? Cum poți obține avantaje pe termen lung? Sunt întrebări pe care și le pun, în prezent, mulți operatori de transport, care simt că a venit momentul să își diversifice activitatea. Călăuze în găsirea unor răspunsuri, care să ne poată ajuta în luarea viitoarelor decizii, ne sunt, în acest Ghid, doi dintre vicepreședinții ARILOG, Adriana Pălășan, Managing Partner Supply Chain Management Center, și Romeo Dumitru, Logistics Director Euroccoper.
Decizia de a deschide un depozit se ia, în cele mai multe cazuri, atunci când soluțiile aflate la îndemână nu mai fac față. Pentru un transportator, deschiderea unui depozit nu este neapărat o oportunitate, în sensul că are la dispoziție, în curte, 1.000 mp, pe care construiește un depozit de 400 mp. Depozitul trebuie să fie potrivit pentru ceea ce va avea înăuntru.
Proiectarea din interior către exterior
Întotdeauna, trebuie să pornim de la marfa pe care o vom depozita, iar baza de date reprezintă primul punct de care ne lovim la fiecare client. De cele mai multe ori, este construită pentru Departamentul Vânzări și nu este relevantă pentru logistică. Sunt introduse în sistem toate atributele legate de vânzări și aproape niciodată date complete legate de logistică. Aici, este vorba de:
- numărul de bucăți în bax;
- numărul de baxuri pe palet;
- dimensiunile paleților;
- coduri de bare pentru fiecare unitate de ambalare;
- dimensiunile ambalajelor suplimentare
Dezvoltarea și implementarea automatizărilor, din ultimii ani, implică și automatizări în captarea informațiilor legate de loturi, date de expirare etc.
Iar aceste elemente reprezintă numai o parte dintre cele pe care trebuie să le luăm în calcul.
Orice anomalie din baza de date duce la dimensionări greșite ale depozitelor. Iar costurile suplimentare pot fi cel puțin semnificative.
Și mai concret: dacă nu ai dimensiunile reale și exacte ale produselor, nu vei putea nici măcar proiecta rafturile. Sunt domenii în care ecarturile dintre dimensiunile produselor sunt foarte mari.
Să luăm în discuție cazul în care ai construit depozitul… și l-ai umplut. Tendința este aceea de a mai adăuga niște rafturi. În acest caz, însă, va trebui să renunți la zona de expediție și recepție, pe care o vei muta în curte. Corturile de depozitare temporară au devenit o normalitate definitivă. Apoi, vei apela la alte companii pentru depozitarea cantității suplimentare de marfă. Din păcate, foarte mulți nu pun la socoteală toate shuttle-urile care au loc între depozite și pe care transportatorii, de obicei, nu vor să le facă. Sau costurile de consolidare a comenzilor care necesită stoc din ambele locații de stocare (aflate la distanță una de alta). Cu siguranță, vor apărea costuri suplimentare semnificative, care nu sunt luate în calcul în prima etapă.
Multe companii conștientizează costurile numai când încep să curgă facturile de prestări servicii la terți.
În momentul în care depozitul este foarte lung, chiar dacă suprafața este generoasă, fluxurile sunt proaste, pentru că sunt extrem de lungi. Într-un pătrat, însă, te poți învârti pe toată suprafața, într-un timp foarte scurt. Proporția între dimensiunile depozitului ideal arată că lungimea trebuie să fie de două ori lățimea.
O dată cunoscute mărfurile, intră în prim plan proporțiile depozitului. Nu va fi niciodată indicată o fâșie lungă de teren, care a fost agricolă, pentru că nu va permite spațiu de manevră pentru camioane.
Oamenii… marea provocare
Marea provocare a momentului o reprezintă, însă, oamenii. În logistică, atunci când un depozit este construit în apropierea altuia, problema forței de muncă devine una generală. Chiar dacă te poți lega la rețeaua de utilități sau de drumuri mai ușor, problema personalului va fi greu de rezolvat. Asta pe lângă problema traficului. Cei care au depozitele amplasate la km 13 sau 23 pe A1 (unde se află 90% dintre spațiile logistice de lângă București) știu foarte bine câte ore trebuie să petreacă pentru a ajunge acasă. Este important ca poziționarea depozitului să fie făcută de cineva care gândește pe termen lung o astfel de construcție, pentru că, o dată ce l-ai construit, primul risc este acela că nu te mai poți muta în locații cu potențial mai bun.
Îți construiești depozitul sau închiriezi?
Tradițional, distribuitorii au propria rețea de depozite. De ce să nu îți închiriezi depozitul central? De ce să blochezi banii? Este adevărat că sunt logisticieni care au abordarea propriilor active. Dar și aceștia mai au, pe lângă depozitele proprii, alți 10 – 30.000 mp închiriați în aceeași zonă, pentru că au nevoie de spațiu suplimentar.
În privința distribuitorilor, teoretic, localizarea depozitului central reprezintă cel mai important element… iar aceasta este determinată de distribuția vânzărilor. În marea majoritate a cazurilor, locația se alege după sediul social. Cum este să ai depozitul central la Timișoara și să ai bazinul principal de vânzare la Bacău? Trebuie luate în calcul toate elementele menționate anterior precum și aspecte legate de concentrările volumice de vânzări.
Exemple…
În multe industrii, Bucureștiul înghite 45 – 50% din volumele de vânzări, situație în care, potrivit teoriei, zona limitrofă a Capitalei ar trebui să găzduiască depozitul central. Dar îți găsești oameni? În plus, îți permiți rata de închiriere practicată aici la ora actuală? Iar în aceeași categorie intră și Clujul, care, astăzi, este chiar mai scump. Să luăm un alt exemplu. Unul dintre centrele de bază de distribuție în Moldova este în Bacău. Dar sunt depozite de Clasa A în Bacău? În plus, Bacăul a început, de asemenea, să sufere la capitolul forță de muncă. Atunci, ce altă variantă poți lua în calcul? Te poți gândi la Roman. Acolo, nu ai, însă, personal calificat. Te întrebi, atunci: câte luni trebuie să plătesc un angajat, ca să îl pot califica?
Există o familie de soluții cu plusuri și minusuri. Fiecare în parte ține de profilul activității și al produselor depozitate. Iar frecvența livrărilor este extrem de importantă.
Ar fi bine ca un depozit să fie construit pentru următorii 10 ani. În realitate, însă, nu sunt niciodată bani suficienți. De aceea, ar trebui ca atunci când îți construiești depozitul suprafața de teren să fie suficient de mare ca să poată să acomodeze un depozit generos, măcar după standardele actuale. Aveți în vedere media, faceți proiectul final și realizați construcția pe module, astfel încât, la extindere, să fie necesar doar să mutați peretele exterior, pentru a amplasa noul modul. Și nu uitați că extinderile trebuie să țină seama și de reglementările PSI.
Echipamentele de stivuit trebuie bine dimensionate. Sunt multe cazurile în care echipamentul de stivuit este achiziționat după ureche. Nu ridică până la ultimul nivel, este prea mare, ori prea mic, ori… am întâlnit, chiar, în 2018, stivuitoare cu motorină, într-un depozit de vopseluri. Sunt elemente de care trebuie să se țină seama, chiar înainte de a pune rafturile.
Atunci când construiți, luați în calcul și loc pentru parcări civilizate pentru camioane, cu toate serviciile necesare șoferilor. Nu îi mai lăsați să stea în stradă.
Închirierea, mai potrivită, în unele cazuri
În multe cazuri, varianta închirierii depozitului oferă mai multă flexibilitate. În această situație, trebuie să fim atenți la schema de tarifare a dezvoltatorului, care poate fi open book, fără elemente fixe în afară de renting, sau all inclusive, fixă, incluzând atât renting-ul cât și celelalte elemente de costuri.
Lucrurile sunt dependente de modul în care este făcut contractul. În funcție de cât de clar este contractul, pot fi simple sau complicate. Și în contractele încheiate cu dezvoltatorii pot fi clauze ambigue, din punctul de vedere al formulării, care pot ridica mari probleme în timp.
Aceasta înseamnă că, atunci când închei contractul, nu e bine să te bucuri că ai ajuns direct la dezvoltator. Este indicat să apelezi la un consultant, care să te sfătuiască în legătură cu contractul respectiv și, mai mult, să cunoască foarte bine piața, ca să te informeze dacă este vorba despre un depozit mai vechi, construit după standarde diferite.
Concluzia: în localizarea depozitului, trebuie să identificăm CEL MAI BUN COMPROMIS.
