Crearea de stocuri minime, suplimentate (substantial) numai atunci cand piata o cere. Raspuns in timp real la cererile clientilor. Toate numai in conditiile reducerii costurilor pe segmentul de logistica. La prima vedere, pare imposibila realizarea, pe aceste coordonate, a mixului corect intre costurile fixe si cele variabile. Solutia poate fi exprimata printr-un singur cuvant: externalizare. Trebuie sa stii, insa, ce sa ceri si de la cine.
Varfurile fac diferenta in aceasta perioada. Sunt mai intense, cu termene semnificativ comprimate. Iar abilitatea de a le face fata la timp, cu costuri rezonabile, reprezinta unul dintre cele mai importante atuuri ale unui furnizor de logistica in fata clientului aflat astazi, mai mult decat oricand, in cautare de solutii flexibile.
Sylvain Cotin, General Manager FM Romania & Hungary ne-a explicat cum se construieste sistemul care-i permite unui furnizor de servicii logistice pastrarea flexibilitatii in conditii de eficienta.
Platforme multi-client, posibilitati multiple
„Este nevoie de timp pentru a te organiza astfel incat sa faci fata perioadelor de varf. Astazi «varfurile» sunt din ce in ce mai inalte si, in loc sa dureze o saptamana sau 10 zile, se scurteaza la 2-3-4 zile“, ne-a explicat Sylvain Cotin. El a precizat ca lucrurile trebuie gandite, in acest context, de la baza activitatii de logistica. „Conceptul de la care am plecat in organizare este acela al platformelor multi-client. Acesta este, de obicei, instrumentul cu care poti face fata perioadelor de varf (atunci cand clientii nu au perioade de varf similare). In acest context, incercam sa cream sinergii intre situatii diferite si clienti diferiti, valabile atat pentru echipamente, cat si pentru resursele umane“. Managerul FM Romania & Hungary a subliniat ca resursele umane reprezinta factorul cheie. „Este foarte important sa gasesti personalul si sa il integrezi. In paralel, trebuie sa construiesti procese flexibile si sa iei in considerare faptul ca va trebui sa faci fata unor perioade de varf de 200% ca activitate. Se poate face asta prin calculul anumitor tolerante atunci cand ai volume medii. Pe de alta parte, in masura posibilitatilor, implementam elemente de automatizare (de exemplu in domeniul controlului, arie mare consumatoare de resurse umane). Daca nu ai aceste resurse umane, trebuie sa ai alternative, pentru a face procesele mai rapide si mai eficiente“, a aratat el.
Angajari temporare, varfuri acoperite
Sylvain Cotin a precizat ca, pe segmentul de resurse umane, FM lucreaza cu companii care recruteaza angajati temporari, firme care in ultimul timp si-au imbunatatit serviciile si in Romania. „De exemplu, in Franta, daca ai un varf de activitate pe tura de noapte, dai telefon dimineata agentiei de forta de munca temporara si aceasta iti poate oferi un operator de stivuitoare, cu 5 ani experienta in activitati logistice. Dar acest lucru nu este inca posibil in Romania. In prezent, companiile logistice din Franta sunt mari consumatoare de forta de munca temporara. Credem ca si in Romania se va intampla acelasi lucru“, a explicat el, adaugand ca primul pas a fost facut prin exprimarea foarte clara a necesitatilor companiei (in calitate de client), catre agentiile care recruteaza forta temporara de munca. „Ei ne sunt parteneri si ne gandim ce putem face pentru a-i implica in activitatea noastra, spunandu-le care sunt necesitatile noastre. Avem sesiuni de lucru cu aceste agentii, ne definim necesitatile, definim ce training trebuie sa aiba oamenii pe care vrem sa ii recrutam, profilul acestora si pentru ce tip de activitate avem nevoie de ei. Totul depinde de complexitatea varfului. Poti apela la agentii sau iti poti gasi singur forta de munca necesara“, a spus managerul FM pentru Romania si Ungaria.
Procese simple, integrare rapida
Pe de alta parte, FM Logistic dezvolta procese care sa permita companiei sa ajute angajatii (chiar si pe cei pe termen foarte scurt) sa se adapteze rapid.
„Dupa ce ai gasit oamenii, urmatorul pas este sa ii integrezi, fapt care presupune o delimitare cu acuratete a activitatii pe care o vor face, apoi un training foarte performant. Ne organizam procesele in asa fel incat sa accepte si sa integreze in timp foarte scurt noi angajati. Daca procesele sunt foarte complexe, nu poti sa integrezi dupa amiaza un angajat care a venit dimineata si care va pleca dupa doua zile. In primul rand, persoana respectiva e dificil de motivat sa invete un proces extrem de complex, pentru ca e vorba despre o perioada foarte scurta de timp. Ai nevoie, in acest context, de un proces simplu, dar foarte eficient, pe care sa il asimileze angajatii temporari in foarte scurt timp. De asemenea, ai nevoie de oameni care sa se ocupe de acest training, sau, altfel spus, de investitii in personal, in toate locatiile“.
Sylvain Cotin a subliniat ca noii angajati (si mai ales cei permanenti) trebuie corect intampinati. „Am dezvoltat un asa zis sistem de «mentori», care au grija de buna integrare sociala a noilor angajati. Modul in care reusim sa integram noii angajati este monitorizat atent, constituind unul dintre cei mai importanti indicatori la nivel de grup“, a explicat directorul FM pentru Romania si Ungaria, mentionand ca inclusiv managerii din FM trebuie sa lucreze pentru o perioada de cateva saptamani in toate structurile de activitate ale companiei. „Trebuie sa stii foarte bine despre ce vorbesti in fata clientilor, dar si in fata colaboratorilor. Nu ii poti spune cuiva ca nu isi face bine treaba daca nu stii despre ce e vorba si cum anume trebuie sa o faca. De exemplu, acum integram un nou director de vanzari iar, in cadrul planului de integrare, care dureaza trei saptamani, cunoaste servicii diferite, oamenii din cadrul acestor structuri, vede ce fac, care sunt interactiunile dintre pozitiile lor si propria sa pozitie; lucreaza inclusiv o saptamana in cadrul depozitului, facand picking, control, pentru a intelege munca tuturor celorlalti, pentru a intelege ce anume vinde. Este cea mai buna cale de a explica complexitatea sistemului, oportunitatile si solutiile care trebuie integrate“.
Un sistem gandit pe termen lung
Pe de alta parte, atunci cand este vorba despre proiecte importante, se realizeaza sesiuni de brainstorming cu toate persoanele aflate in functii care vor fi implicate. Se analizeaza toata documentatia, se stabilesc pasii, punctele importante si solutiile. „Cred ca asta face o organizatie eficienta. Cheia in aceasta companie o constituie oamenii si comunicarea intre noi si cu clientii. Incercam, in Romania si Ungaria, sa respectam aceste reguli. Suntem o adevarata familie. Toata lumea in cadrul companiei stie care ne sunt valorile, care sunt regulile si spiritul acestei companii. De aceea multi angajati raman pentru foarte mult timp in FM“.
De altfel, FM este o afacere gandita pe foarte mult timp, iar sistemul creat este cel care asigura dezvoltarea (chiar si in timp de criza). „Sistemul nostru este cheia succesului. De 42 de ani urmam aceeasi strategie. La inceput, era vorba despre o companie de transport cu 15 angajati, iar acum avem aproximativ 12.000 oameni, o crestere incredibila. Iar aceasta se datoreaza strategiei noastre, de a avea un concept de depozite multiclient, de a crea sinergii etc. Nu este simplu, pentru ca un asemenea sistem nu se poate crea din prima zi. Este o adevarata provocare, mai ales in primii ani. Nu suntem «investitori-vizitatori», care sa plece atunci cand «timpul insorit» s-a terminat, ci facem afaceri pe termen lung. Am investit in Romania, vom mai investi si putem oferi clientilor, angajatilor, partenerilor nostri etc, stabilitate si oportunitati de dezvoltare“, a concluzionat Sylvain Cotin.
Sylvain Cotin, manager general FM Logistic pentru Romania si Ungaria:
„In 2009, varfurile au fost mai comprimate ca timp si mai inalte ca activitate. Avem clienti care au varfuri de 200%. Este vorba despre o tendinta care s-a manifestat pe piata in ultimii ani si pe care am observat-o ca urmare a analizelor facute asupra structurii afacerilor. In 2009, au fost mai multe varfuri decat in 2008, pentru ca s-au realizat foarte multe promotii si actiuni de marketing (…) Punem mare accent pe parteneriat, pentru ca trebuie sa pastram acelasi nivel de eficienta pe parcursul intregului lant de distributie din care FM face parte. Daca vrem sa fim eficienti, si partenerii nostri trebuie sa fie eficienti. Altfel nu putem oferi flexibilitate. In supply chain, suntem cu totii in relatie stransa. Degeaba ai cel mai bun depozit sau cea mai buna structura, daca nu ai oamenii care sa faca treaba in perioada de varf. De asemenea, poti avea depozit, oamenii necesari, totul pregatit, dar daca nu ai camioanele la poarta, rezultatul nu este cel bun. In sectorul nostru de activitate, parteneriatele pe termen lung sunt foarte importante. Clientii, angajatii, partenerii de afaceri, autoritatile locale – primaria, pompierii, politia – toti acestia fac parte din activitatea si viata noastra“.
Cuvantul cheie – stabilitatea
FM Logistic, unul dintre cei mai importanti actori de pe segmentul serviciilor de logistica pentru bunuri de larg consum, este prezent pe piata romaneasca din 2004. Compania a realizat in timpul primului an de activitate o cifra de afaceri de 4,5 milioane de euro, pentru ca in prezent sa consemneze venituri de 18 milioane de euro si aproape 600 de angajati. Din volumul total de activitate, 55% sunt reprezentate de depozitare, 40% de transport si 5% de servicii cu valoare adaugata. FM dispune de platforme logistice in judetul Timis (de unde deserveste clienti precum Nestle, P&G) si in Bucuresti (pentru Cora, Henkel, L’Oreal, Yves Rocher). In 2009, a fost demarata constructia unei noi platforme logistice in Petresti, care, la finalizare, va avea 110.000 mp.
Meda BORCESCU
