In ultima vreme, se vorbeste tot mai mult de implementarea sistemelor de management al depozitului. Desi sunt adepta implementarii sistemelor care sa gestioneze dar mai ales sa controleze activitatea in orice domeniu, nu intotdeauna dimensiunea afacerii si contextul economic, care reprezinta bazele pentru un model de calcul de rentabilitate, recomanda ca solutie implementarea unui astfel de sistem.
De fapt, in ultima perioada, din informatiile culese din realitatea noastra pur romaneasca, problemele de baza care apar sunt generate cu precadere de cativa factori.
Pregatirea de specialitate
In Romania, nu exista o scoala de logistica. Pentru o buna functionare a depozitului, companiile din tara noastra au cu adevarat nevoie de pregatire in interiorul organizatiei. In general, trainingurile oferite angajatilor sunt considerate nesemnificative, insa, in acest domeniu, reprezinta investitia cu cea mai rapida rata de recuperare. Operatiunile din depozit carora le lipsesc proceduri si pregatirea personalului vor avea de suferit din cauza calitatii serviciului oferit, a productivitatii scazute, a problemelor legate de securitatea si siguranta in munca. Rezultatul este un mediu de lucru haotic, care face aproape imposibila pregatirea personalului pe durata derularii activitatii prin puterea exemplului (care nu exista). Singura modalitate de a iesi din acest cerc vicios este ca managerii sa aloce timp pentru a pune la punct proceduri de lucru si a implementa un program de instruire a personalului. Am auzit adeseori expresia „la noi nu merge o asemenea standardizare si regulile nu se pot aplica!“. Dar regulile sunt un lucru pozitiv!
Utilizarea/neutilizarea corecta a echipamentelor
Un impact mare asupra operatiunilor il au improvizatiile in a utiliza echipamentele din dotare. Timpul pierdut pentru a colinda depozitul in cautarea unui cutter sau a rolei intinzatoare de banda este mai scump decat achizitionarea unui numar corespunzator de cuttere sau role. In plus, atata vreme cat sculele si echipamentele nu se regasesc pe inventar, angajatii nu sunt preocupati ca le pierd sau ratacesc. Daca sculele sunt ieftine, considerarea lor in categoria de consumabile reprezinta o solutie. O atentie deosebita trebuie acordata calitatii consumabilelor precum folia, etichetele, benzile de prindere si coltarele pentru protectia marfurilor pe paleti. Alte echipamente care pot fi intalnite in depozit sunt: ochelari, casti, masti si manusi de protectie, intinzatoare de banda, masini de etichetat, de infoliat, calculatoare de buzunar, clipboard-uri, cuttere si rezerve de cuttere, markere si carioci, lize, stivuitoare, carucioare de manipulare marfa, masini de maturat si spalat etc. Depozitarea in locuri accesibile in functie de frecventa de utilizare a acestor echipamente este importanta pentru cresterea productivitatii.
Intretinerea
Intretinerea corecta a echipamentelor reprezinta un aspect care influenteaza atat productivitatea cat si siguranta persoanelor. Planificarea mentenantei preventive trebuie sa fie pusa in practica pentru toate echipamentele aflate in dotarea depozitului. Personalul trebuie instruit si incurajat sa raporteze orice problema aparuta in functionarea echipamentelor. Este necesara definirea unui plan de contingenta pentru toate echipamentele care, prin lipsa lor, produc gatuiri si intarzieri critice. Unul dintre cele mai neglijate echipamente din depozit este sistemul de depozitare a paletilor. Nu exista depozit in care un stivuitorist la un moment dat sa nu se infiga in rafturi cu furcile. Poate din punct de vedere al sigurantei nu este neaparat necesara interventia corectiva, dar este necesara din punct de vedere al atitudinii. Atitudinea de nepasare din partea managementului va duce la generalizarea si extinderea acesteia la toate nivelurile.
Sistemul de mentinere a unei temperaturi corespunzatoare
Daca lasam sa se transfere temperatura de afara in interiorul depozitului si nu pastram un interval de temperatura adecvat confortului, rezultatul va fi o lipsa de productivitate. La temperaturi ridicate, nu multe depozite au aer conditionat, variante alternative fiind aerul circulat in interiorul echipamentelor de manipulare. Problemele apar de regula acolo unde se utilizeaza echipamente de picking la inaltime. Obligativitatea apei in cantitati suficiente, pusa la dispozitia personalului in depozit in mod gratuit, face parte din normele de protectie a muncii standard, care trebuie respectate. In aceeasi maniera, in cazul temperaturilor scazute, utilizarea unor echipamente de protectie si unor sisteme de incalzire la nivel de cabina pentru echipamentele de manipulare sunt minimele masuri obligatorii.
Pastrarea curateniei
Pastrarea unor bune practici in mentinerea curateniei duce implicit la imbunatatirea sigurantei, productivitatii si moralei. Resturile de ambalaje nu trebuie stranse la finalul schimbului, gramezile de ambalaje stationare in zona de receptie expeditie fiind adesea o buna acoperire pentru furturi. Zone special desemnate si semnalizate pentru deseuri recuperabile sunt necesare in orice depozit. Rezultate bune se pot inregistra daca, pentru mentinerea curateniei, sunt alocate zone si persoane responsabile de acestea. Astfel, se asigura responsabilizarea angajatilor si monitorizarea performantelor acestora.
Identificatorii de articole in depozit
O identificare clara a articolelor si spatiilor alocate vor putea creste productivitatea si acuratetea picking-ului, in timp ce o delimitare clara a zonelor de stocare si a stivelor va elimina congestionarea si blocarea zonelor. In acest sens, sunt necesare urmatoarele initiative:
– Utilizarea unor etichete usor de citit pe cutii si pe paleti
– Utilizarea de etichete pentru locatiile de depozitare pentru paleti si colete (atentie: nu utilizati rosu intrucat cele mai multe dintre echipamentele de citire cu radio frecventa nu reusesc sa „vada“ codurile inscriptionate pe aceasta culoare)
– Utilizati o codificare pentru a identifica culoarele si randurile
– Trasati cu vopsea vizibila si rezistenta (galben de preferinta) zonele de stocare pe pardoseala precum si zonele de pregatire, expeditie si receptie din apropierea docurilor.
Formatul documentelor din depozit
Pentru orice documente este util sa se creeze formate standard. Sfatul meu este sa limitati insa numarul de documente in format de hartie sau excel si sa incercati sa pastrati informatia intr-un sistem informatic destept, care sa nu va determine sa faceti documente de verificare la verificarea verificarii… Angajatii trebuie instruiti sa isi asume responsabilitatea inregistrarii informatiilor si datelor. Pentru toate cele prezentate mai sus nu sunt necesare investitii suplimentare, ci doar investitii in timpul alocat planificarii si urmaririi respectarii regulilor. Dupa ce toate cele de mai sus merg struna, putem vorbi si de implementarea unui WMS…
Adriana PALASAN
AFP-MKT Consulting & Management
