Dacă abordezi corect securitatea în firmă, vei avea surpriza să descoperi că investițiile nu sunt atât de mari. În plus, vei putea identifica, inclusiv, reduceri de costuri, prin eliminarea evenimentelor nedorite. Și totul pleacă de la o bună organizare… care, până la urmă, nu te costă aproape nimic
Atunci când gândiți securitatea, în cadrul unui depozit, este bine să începeți cu planificarea… Trebuie să știți foarte bine ce fel de produse veți depozita, pentru a cunoaște și riscurile pe care le aduceți în depozit, o dată cu ele. Ideal ar fi ca, încă din momentul în care se proiectează fluxurile de materiale și de oameni, să fie stabilite și elementele de securitate.
De unde vin riscurile de securitate?
Ca să reduceți la zero aceste riscuri, ar trebui să eliminați complet factorul uman din ecuație. Dar, pentru că nu este posibil, trebuie să recurgeți la măsuri alternative: administrative sau tehnice.
Măsurile ADMINISTRATIVE înseamnă:
– proceduri;
– procese;
– verificări istoric angajați;
– instruiri;
– comunicare;
– audituri;
– măsurători;
– elemente de verificare internă;
– principiul celor 4 ochi etc.
Cuvântul cheie este PREVENȚIE. Din păcate, deși sunt extrem de importante, măsurile administrative nu sunt suficiente.
Aveți nevoie de măsuri TEHNICE:
– mecanice;
– electrice;
– electronice.
Abordarea este una asemănătoare unei „cepe”.
Din exterior către interior, măsurile trebuie adaptate riscului asociat cu locația, specificului acesteia și al business-ului. Protejați partea perimetrală, apoi limitele fizice ale clădirii, urmând interiorul, în funcție de nivelul de risc (de exemplu, zona unde se află bunuri de valoare mare va avea un set de măsuri de securitate total diferit de zona administrativă).
Măsuri încă din faza de proiectare
Atât în cazul măsurilor administrative, cât și tehnice, este extrem de importantă planificarea încă din faza de proiectare a unei locații/afaceri.
De exemplu: căile de acces pietonal este indicat să fie diferite de cele de acces marfă și fluxul personalului administrativ trebuie să fie total separat de cel al bunurilor.
Aici, vorbim atât despre aspectele tehnice (bariere, porți, garduri, camere, control acces etc.), cât și despre cele administrative (semne de acces, proceduri, instruiri etc.).
Aparent, aceste aspecte pot părea minore, dar… în cazul unui business matur/la capacitate maximă, pot face diferența. De asemenea, o investiție inițială în securitate poate reduce considerabil costurile, față de o investiție ulterioară. De exemplu, instalarea unui sistem video perimetral încă din faza inițială a construcției poate evita neplăcerile de a sparge, ulterior, betonul din parcare sau de a trage kilometri de cablu, doar pentru că un client îți cere să întrunești un anumit standard.
Incidente din toate direcțiile
Incidentele de securitate pot apărea din zone diverse.
Să începem cu angajații, respectiv momentul angajării. A folosi lipsa de forță de muncă de pe piață ca o scuză pentru a avea o atitudine tolerantă și a face angajări neverificate implică riscuri mari. Faceți verificări înainte de angajare! Nu considerați că ați rezolvat problema dacă recrutați de la concurență…
Am identificat, în cadrul unui depozit, o grupare de 7 persoane, care sustrăgea mărfuri.
I-am prins, i-am dat afară și am aflat că, ulterior, s-au angajat la depozitul amplasat în apropiere. Aceasta pentru că aveau „experiență”, le-a fost la îndemână și știau foarte bine fluxurile, respectiv ce au de făcut.
Procedurile urmate în cazul furnizorilor de servicii trebuie, de asemenea, stabilite cu grijă. Spre exemplu, riscuri pot fi generate prin intermediul furnizorului de transport, unde se pot infiltra persoane care transmit informații secrete (atenție la clasificarea informațiilor) privind camionul care va prelua marfa. Ulterior, vehiculul, aflat sub controlul unei structuri de crimă organizată, dispare, cu tot cu marfă.
Firmele partenere, cu un nivel de securitate scăzut și în care rigorile nu sunt la fel de ridicate ca în cazul angajaților, reprezintă, în general, puncte sensibile.
Pentru a sustrage produsele din depozit, în mod facil și pe termen lung, există o soluție simplă: implicarea – firma de curățenie, de pază, de mentenanță etc.
Din păcate, indiferent cât de riguroși sunteți la verificarea propriilor angajați, dacă nu vă verificați subcontractorii (procesele acestora nu sunt aliniate cu ale voastre), riscurile sunt foarte mari. În general, pentru a crea circuitul care să permită sustragerea mărfurilor, este nevoie, de exemplu, de un om la curățenie, de unul la pază și unul la picking. Atunci când aceste 3 persoane se sincronizează, lucrurile funcționează.
Furtul cu acte în regulă
Cele mai răspândite cazuri, mai ales în depozitele cu bunuri de valoare, au la bază 3 metode relativ simple, care permit așa-zisul furt cu acte în regulă.
– Prima metodă, presupune introducerea de produse mici cu valoare mare (telefoane, camere video, camere foto etc.) în produse mai mari cu valoare mică (ex. mașini de spălat). Mărfurile furate pot fi pur și simplu așezate în palet sau sub palet, astfel încât să nu fie vizibile în cazul inspecțiilor vizuale sau pe camerele video.
– Cea de-a doua metodă de furt cu acte în regulă ține de utilizarea de documente de livrare pentru un produs mai ieftin, în condițiile în care este livrat unul mai scump. Cum ar fi, de exemplu, televizoare de diagonale diferite. De aceea, este indicat să se verifice înscrisurile din documente și confruntarea acestora cu produsele fizice.
Chiar dacă se utilizează scannere, se pune problema dacă verificarea se face la încărcarea în camion sau cu mult înainte (de exemplu: la coborârea din raft).
În cel de-al doilea caz, poate intra orice altceva în camion. Contează când este făcută verificare finală! În aceste situații, există o înțelegere între persoana care preia marfa și cea care o livrează. Sunt cazuri foarte des întâlnite, dar sunt și foarte greu de demonstrat. Astfel de acțiuni sunt realizate de oameni care au experiență, lucrează de foarte mult timp în acel sistem și cu acele produse, le cunosc foarte bine, cunosc oamenii și procedurile.
– Cea de-a treia metodă de furt cu acte în regulă: documente de recepție pe o anumită cantitate, dublate de o recepție reală pe o cantitate mult mai mică. De exemplu, potrivit semnăturii au intrat 10 paleți de țigări în depozit, în condițiile în care, în realitate, s-au primit doar doi. Teoretic, acest lucru ar trebui să fie vizibil. Se pun, însă, două întrebări: când și de către cine?
Astfel de furturi pot trece, de cele mai multe ori, drept pierderi care nu mai sunt investigate.
În general, se merge la limita acceptabilului. De exemplu, pentru unul sau două telefoane pe lună nu se generează o anchetă, pentru că există o marjă de toleranță acceptabilă de la firmă la firmă.
Problema este că, în momentul în care practici de acest fel încep să funcționeze, generează oportunități, grupuri infracțional organizate și nevoi în creștere.
Atenție! În general, produsele targetate sunt vândute înainte de a fi furate!
Devine, astfel, evidentă importanța utilizării de sisteme care identifică abaterile de la regulă în depozit, în timp real, și pot genera semnale de alarmă asupra procesului, înainte de realizarea inventarului.
Intrări prin efracție
În final, nu trebuie să uităm de intrările prin efracție, situații în care poate fi folosită orice slăbiciune. Și în aceste cazuri, de cele mai multe ori, banda de hoți dispune de informații din interior, pe care își construiesc planul de acțiune.
Atâta timp cât lucrați cu oameni și vă confruntați cu furturi/pierderi, securitatea va deveni importantă, la un moment dat.
Poate nu acum, dar, peste câțiva ani, veți fi afectați de probleme de imagine, de costuri suplimentare, de rezistență la schimbare, generate de o cultură organizațională care implică un grad ridicat de toleranță, în companie. În acel moment, efortul depus pentru a îndrepta deficiențe tehnico-administrative care creează vulnerabilitățile de securitate, poate crea mari probleme, care pot duce până la pierderea unei bune părți din personal.
În final, vă rog să reflectați asupra unui adevăr pe care piața l-a demonstrat în nenumărate rânduri: valoarea reală a unui incident trebuie calculată ca reprezentând de 5 ori valoarea bunului furat.
Ionel POPA
General Manager WindOne
ionel.popa@windone.ro
