În ultima vreme, s-au construit foarte multe aplicaţii, care ar trebui să ne facă viaţa mai uşoară. Eu folosesc, de exemplu, o aplicaţie care monitorizează câtă apă consum zilnic. Ne folosim de computere pentru a câştiga timp şi inventăm aplicaţii care să ne degreveze de „ţinut minte“. La fel cum folosim un ERP pentru evidenţele companiei, vrem să folosim un WMS (warehouse management system) pentru evidenţa depozitului. Dar cum facem să alegem cel mai potrivit WMS?
Când vrem să construim o casă, plecăm de la nişte informaţii simple obţinute prin constatări la fel de simple. În primul rând, pentru a construi o casă ne trebuie un teren. După teren avem nevoie de un proiect de specialitate, pentru că nu putem să turnăm beton după cum ni se pare nouă că este mai bine. Cu proiectul obţinem ofertele de preţ de la constructori şi autorizaţiile necesare. Vedem ce buget avem, alegem cea mai bună ofertă şi pornim construcţia. La final, trebuie să o utilăm cum ne convine cel mai bine şi să trăim fericiţi în ea îngrijind-o zi de zi. Cam la fel este şi cu WMS-ul.
Dar câţi dintre noi ştiu ce poate face un WMS astfel încât să înţeleagă ce îi pot cere?
Varianta scurtă
WMS-ul este creierul din spatele depozitului, care organizează mărfurile într-o ordine bine definită, astfel încât „căutarea” să fie minimă. Comparat cu o debara (sau o boxă de la bloc), depozitul este o mare încăpere unde ţinem tot felul de lucruri de care avem mai mult sau mai puţin nevoie. Atunci când cauţi cu ardoare un obiect, pe care evident că nu-l găseşti, nu ai vrea să ai pe cine să întrebi „unde este?” iar răspunsul să vină imediat şi să fie şi corect? La acest lucru este bun un WMS. Plecând de la aşezarea iniţială a produselor în depozit (pe tipuri, pe locaţii, la raft sau în zona deschisă), mişcările interne în funcţie de necesar (re-alocare pe zone, compactare de cantităţi, re-poziţionare articole lente) şi până la comenzi urgente de câteva bucăţi cu termen de valabilitate solicitat special, un WMS „ţine minte” tot ce nu trebuie reţinut de creierul uman. Angajaţii nu trebuie să ştie decât câteva meniuri simple, de unde pot extrage toate informaţiile necesare.
Pentru a alege cel mai bun WMS, trebuie întâi de toate să ne conturăm necesarul de operaţiuni pe care sistemul le va prelua de la oameni (sau de la sistemul prezent).
Câteva întrebări care trebuie puse
– Avem o activitate în depozit atât de complexă care să necesite un WMS?
În principiu, la câteva comenzi pe zi alcătuite din câteva articole (repere unice pentru fiecare tip de produs sau produs în sine) investiţia într-un WMS nu este necesară. Soluţiile de scriere în simple fişiere (de orice tip) sunt suficiente, restul evidenţelor fiind menţinute în ERP.
– Dacă implementăm un WMS, avem nevoie şi de aparate de scanat (scannere), calculatoare, antene, imprimante. Dar cât de multe?
Nu trebuie decât să facem un calcul simplu.
– Putem interconecta sistemul WMS cu alte aplicaţii?
Fie avem un site pentru vânzări online, fie preluăm comenzile din ERP-ul nostru sau al altei companii, fie interconectăm WMS-ul cu partenerii noştri (furnizori, clienţi etc).
– Produsele gestionate au termen de valabilitate?
Pentru a asigura o rotaţie corectă (de tip FEFO), este cel mai bine să ne bazăm pe un WMS care funcţionează după reguli bine stabilite.
În oricare din variante (construcţia unei case sau alegerea unui WMS), rezultatul final trebuie să reziste în timp; nimănui nu-i convine să schimbe WMS-ul sau să construiască o casă din 3 în 3 ani. Drept urmare, evoluţia în timp rămâne un criteriu de bază. Încercaţi să vă imaginaţi cum veţi lucra cu WMS-ul vostru în anul 2020 sau 2025. Este adevărat că, în timp, se actualizează grafica, meniurile, câteva dintre funcţionalităţi, dar nu structura de bază a WMS-ului.
În lumea IT nu poţi să intri în WMS şi să modifici programul când şi cum vrei; trebuie să apelezi la partenerul care ţi l-a furnizat şi să îi soliciţi modificările necesare, urmând să-l recompensezi pentru efort (tarif per oră şi consum în număr de ore în funcţie de complexitatea modificării). Acest aspect este mai puţin luat în calcul de viitorii posesori de WMS şi, din păcate, dezamăgirile sunt des întâlnite în primii ani de utilizare. Recomandarea mea este sa vă interesaţi foarte bine de serviciile post-vânzare puse la dispoziţie de partener.
În concluzie
– Alegerea unui WMS este oarecum similară construcţiei unei case: necesită multă documentare şi este pentru termen lung.
– Sistemul WMS este organizatorul depozitului: ştie în permanenţă unde se găsesc produsele şi ne dă informaţia „repede şi bine”.
– Când alegem WMS-ul, ne uităm foarte bine la partenerul care ni-l furnizează, pentru că vom avea nevoie de tot felul de modificări ulterioare.
– În experienţa mea profesională, am avut contact cu mai multe WMS-uri şi trebuie să recunosc că soluţia cea mai bună o văd în fiecare zi instalată pe calculatorul meu. Nu numai că toate procesele operaţionale sunt foarte bine definite, dar este interconectat cu peste 50 de alte sisteme ale partenerilor noştri şi funcţionează fără nici cel mai mic decalaj.
Ca şi arhitectură, sistemul este gândit în jurul paletului de marfă (nu în jurul locaţiei de raft, care poate fi încărcată şi descărcată cu diverse cantităţi); paletul primeşte la recepţie un cod unic şi poate fi mişcat în oricare din locaţiile stabilite în harta depozitului, păstrând o trasabilitate detaliată pentru orice mişcare/proces efectuate asupra sa. Arhiva paleţilor este păstrată încă de la începutul acestui WMS în România (2006) şi poate fi accesată oricând.
Recepţia este gândită în 3 paşi (scanarea iniţială, re-verificarea după scanare şi poziţionarea în locaţiile de depozit) doar ca să permită oamenilor să îşi verifice orice fel de discrepanţă faţă de cantităţile introduse şi să poziţioneze produsele în locaţiile cele mai avantajoase. După re-verificare (şi tipărire NIR), nu se mai poate modifica nimic şi acele cantităţi sunt 100% recepţionate atât în stocul din WMS, cât şi în stocul clientului (prin confirmare electronică). Trasabilitatea pe recepţie este construită în jurul fiecărui palet de marfă recepţionat, rampa unde a fost descărcat, gestionarul care a verificat produsele, ora, minutul, secunda şi milisecunda scanării paletului, locaţiile din depozit pe unde a fost tranzitat acel palet până la zona finală de depozitare şi totul este verificabil cu imaginile sistemului de supraveghere video. Poziţionarea în locaţiile de depozit se face în funcţie de multe criterii, dar cel mai important este cel al rotaţiei (sau ABC); un produs cu rotaţie ridicată se consideră că este de clasă A şi trebuie poziţionat cât mai aproape de punctul de ieşire din depozit, pentru a uşura munca de pregătire a comenzilor pentru acel produs.
Plăcerea de a identifica partenerii care vă pot furniza un WMS de calitate vă rămâne vouă. Nu pot decât să vă urez mult succes!
Paul NIŢĂ
Logistics Director KLG Europe Logistics
p.nita@ro.klgeurope.com
Asta cu milisecunda a fost cea mai tare. Nu intelegem de ce un WMS ar trebui sa inregistreze la miliecunda cand se face operatia. Sincer, computerul poate asta, dar nu e necesar in practica. Orice WMS permite, sau ar trenui sa permita reverificarea la receptie a produselor, partial sau total pe comanda sau, si mai bine ar fi, pe linie de comanda, pentru ca uneori s-ar putea sa nu vrei sa reverifici tot dcumentul de livrare ci doar anumite produse (asta nu prea stiu toate sistemele WMS). Daca ne ziceai si de multiorder picking (asta stu doar citeva sisteme din piata) ar fi fost foarte bine. Timpii mari in depozit nu sunt la recetie ci la picking, dar si receptia este importanta. Poate te uiti un pic la WebWMS sa vezi ce ar trebui sa stie un sitem WMS.