„Eu nu-mi pot imagina un moment în care să nu am ce face”, spunea Fiodor Mihailovici Dostoievski. Iar citatul lui se potrivește perfect în logistică, unde lucrurile par să se deruleze la foc continuu. Într-un depozit, există, însă, nenumărate zone în care se pierde timpul, de multe ori din cauza unor probleme de organizare. Cum putem câștiga această cursă?
Interlocutorul nostru, în această scurtă călătorie (pentru că nu vrem să pierdem timpul!) în depozit, nu putea să fie decât o persoană cu multă experiență în logistică: Romeo Dumitru, vicepreședinte ARILOG și logistics manager în cadrul Euroccoper.
M-am gândit la Romeo Dumitru pentru că în mai multe rânduri l-am auzit spunând că, de mare ajutor îți pot fi oamenii inteligenți care își doresc și timp pentru ei, pentru că vor avea grijă să găsească variante potrivite de organizare, astfel încât nimic să nu dureze mai mult decât ar trebui. Și, da! Romeo știe să facă lucrurile să meargă bine în logistică.
„Există mai multe zone în care se pierde timpul. Putem vorbi despre probleme generate la nivel de date și informații, la nivel organizațional, dar și la nivel strict tehnic”, ne-a explicat el, oferindu-ne, apoi, și câteva detalii privind cauzele.
Probleme generate în zona de date și informații
- Lipsa unei discipline în organizarea datelor și informațiilor
- Lipsa unui departament de master data cu competențe extinse
- Lipsa standardizării și a aplicării standardelor existente de introducere, menținere și transfer a datelor între sistemele interne și schimbul cu sistemele partenerilor
- Lipsa standardizării modului de etichetare și codificare unică, mod ce poate fi identificat prin mai multe metode automate de citire și înregistrare a datelor.
Timpi reduși de așteptare, la încărcare sau descărcare
Atunci când există o colaborare strânsă între toți jucătorii din supply chain, prin comunicare se poate ajunge la un mod standardizat de lucru, care permite planificări clare și ușor de respectat, în care încărcările și descărcările sunt predictibile și uniform distribuite, pe întreaga durată a timpului de lucru. Unul din cele mai eficiente instrumente colaborative îl reprezintă aplicațiile web de planificare a sloturilor de încărcare/descărcare, aplicații precum eTSM sau Transporeon. Important este să oferi un grad de libertate fiecărei verigi și transparență în previziunile de timp operaționale, astfel încât fiecare verigă să poată reacționa cu agilitate la modificările din piață.
Probleme la nivel organizațional
În această zonă, putem identifica o serie de cauze generatoare de pierderi de timp.
Prima ține de lipsa unor procese clar definite, integrate la nivelul întregii companii.
Cea de-a doua cauză aduce în prim plan lipsa unei planificări colaborative (client, depozit, transportator etc.), cu vizibilitate la nivelul întregului lanț, care să aplatizeze, pe parcursul întregii zile de lucru, vârfurile de volume de la anumite ore și, pe parcursul unei luni, volumele zilnice.
Din păcate, însă, de mult prea multe ori, nu comunicăm așa cum ar trebui. Iar aceasta este a treia cauză. „Este indicată impunerea, la nivel de companie, a unor obiective departamentale de optimizare și obținere de performanțe, stabilite la nivelul departamentelor, care transferă costurile către alte departamente sau jucători din lanț și care sunt în conflict direct cu obiectivele în supply chain de a minimiza suma costurilor și de optimizare a operațiunilor”, a precizat vicepreședintele ARILOG.
O a patra cauză ține de lipsa unei standardizări (mod de lucru, sisteme, program etc.), care să asigure o integrare ușoară și rapidă a proceselor, informațiilor, sistemelor și persoanelor care trebuie să colaboreze.
Probleme la nivel strict tehnic
Dacă ajungem în zona tehnică, atingem cea de-a cincea cauză care tine de lipsa unui WMS performant, sau de implementarea sa în mod greșit. Astfel, sistemul nu va putea să automatizeze o parte cât mai mare din activitatea de back-office, sau a lucrătorilor din depozit. De asemenea, nu va asigura un nivel înalt de control al stocului, fără de care apare dezordinea, lipsa acurateței stocului, iar… marfa nu este găsită etc. Toate acestea duc la întârzieri masive în pregătirea comenzilor. Dar lucrurile merg, chiar, mai departe, sistemul neputând să optimizeze rutele de picking și să asigure flexibilitate, la schimbările periodice de procese sau la adăugarea de noi linii de business și canale de vânzare.
O a șasea cauză generatoare de probleme privind timpul ține de un layout greșit al depozitului, care poate duce la distanțe mari de parcurs pe unitatea de produs recepționat sau pregătit. Sau poate duce la gâtuiri majore în fluxuri. De exemplu, ne putem confrunta cu un număr prea mic de dock-uri de descărcare/încărcare, sau cu o suprafață de recepție, expediție sub-dimensionată.
„Nu trebuie neglijate, în acest context, nici lipsa acută de personal și turnover-ul mare pe acest segment, care costă foarte mult o companie. Nu pot să nu atrag atenția asupra inexistenței unor analize reale despre TCO privind personalul, pe care ar trebui să îl considerăm un asset”, a subliniat Romeo Dumitru.
În fine, a șaptea cauză care duce la pierderi de timp (nu cea mai puțin importantă), ține de curățenie. „Nu neglijați importanța ordinii și curățeniei într-un depozit!”
Oamenii…
Odată identificate, în mod concret, aceste cauze, intervin oamenii, despre care vorbeam și mai sus. Iar oamenii trebuie motivați. „Astăzi este din ce în ce mai greu de realizat acest lucru. Eu am adoptat mereu un sistem de bonus/malus, în care lucrătorii din depozit pot vedea, în timp real, pe un ecran, în depozit, câți bani se adaugă la bonus cu fiecare operațiune pe care o fac. De asemenea, la fel de transparent este și malusul, care amendează bonusul în funcție de erori, reclamații de la client etc. În ceea ce privește personalul de back-office, eu am legat întotdeauna bonus/malusul lor de realizarea bonus/malusului celor din depozit.” În opinia vicepreședintelui ARILOG, o altă formă de motivare pentru cei din back-office este și adăugarea unor beneficii precum asigurările medicale, abonamentele la clinici private sau săli de sport.
„DAR, personal, am învățat că factorii motivaționali cei mai puternici sunt RESPECTUL pe care-l arăți inclusiv persoanei de la curățenie ȘI să inspiri, prin exemplul tău… ÎN SPECIAL în momentele grele ale activității”, a subliniat Romeo Dumitru.
El este de părere că în logistică nu pot fi aplicate, în mod rigid, niște rețete. „Poți pleca de la modele similare, provenind, de obicei, din alte industrii, pe care să le adaptezi la noile condiții. Atunci când ai un depozit multi-user, te afli, de multe ori, în situația să nu poți «porta» soluția de la un client la altul. Poate de aceea, noi, cei din logistică, suntem atât de pasionați în ceea ce facem… Suntem tot timpul forțați, la fiecare client, să fim creativi.”
Câștigi bani, economisindu-i, iar în plus…
„Odată ce ai remediat problemele generatoare de pierdere de timp, aș putea spune că o să câștigi bani prin «economisirea lor». Iar în același timp, câștigi enorm de multă predictibilitate și spațiu și timp pentru adaptare. NU MAI PUȚIN IMPORTANTE sunt și câștigurile pe care le generează la nivelul personalului de lucru, un proces bine organizat”, a menționat Romeo Dumitru, subliniind că astfel vor fi eliminate perioade mari de timp cu stres puternic, se va reduce oboseala indusă de prea multe ore suplimentare și vor fi eliminate multe nemulțumiri ale personalului. În fond, natura umană este construită, în așa fel, încât atunci când lucrează regulat și fără rupturi mari de timp, omul este mai motivat și mai eficient.
Ai, astfel, o echipă mai liniștită, MAI STABILĂ și MAI MOTIVATĂ… o echipă care să gândească precum Benjamin Franklin, care spunea: „Iubești viața? Atunci nu risipi, ca un nesăbuit, timpul, căci din timp este făcută viața!”
Meda IORDAN
meda.iordan@ziuacargo.ro
