Firmele mici și medii nu pot aloca multe resurse către zona de recrutare a noilor angajați și, apoi, către menținerea acestora pe o perioadă cât mai lungă de timp. Însă, chiar dacă nu pot pune la punct proceduri complexe, care să răspundă eficient fiecărei situații apărute, sunt câteva aspecte de care pot ține cont.
Practic, acest material încearcă să răspundă la întrebarea: „ce putem prelua din procedurile unui angajator mare, astfel încât să maximizăm productivitatea angajaților, cu cât mai puțin timp alocat de către manager/patron în direcția resurselor umane?”
Realitatea arată că, în transporturi, este dificil să găsești angajații de care ai nevoie și în special discutăm de șoferi. Tot real este și faptul că șoferii părăsesc firma, mai devreme sau mai târziu, din diferite motive.
Recrutare
Ținta, la angajare, este să identifici și să reușești să convingi cei mai buni șoferi disponibili în piață, iar apoi să reușești să îi păstrezi productivi o perioadă cât mai lungă de timp.
- Anunț angajare
Pentru anunț, cel mai bun impact pentru angajat șoferi pare să fie asigurat de Facebook.
„În cazul nostru, am recurs la promovarea anunțului de angajare la anumite intervale de timp. După fiecare promovare, am constatat o intensificarea a telefoanelor primite de la șoferi”, a precizat Ilie Ilea, director general Marvicon.
Ce conține anunțul? Este suficient să fie vizualizată firma cu datele de contact, sau încercăm să dăm cât mai multe detalii?
„Am evitat anunțurile clasice de angajare. Am constatat că, oricât de detaliat ar fi anunțul, tot va fi insuficient și apar și foarte multe comentarii negative. Pagina noastră este doar pentru promovarea companiei și nu am permis mesaje defăimătoare. Detaliile le dăm doar telefonic și acesta este și un bun prilej să cunoaștem persoana”, a explicat Ilie Ilea.
O persoană din cadrul firmei trebuie să urmărească pagina de Facebook și să răspundă la eventualele mesaje.
„Chiar dacă, uneori, am răspuns mai târziu, nu lăsăm nici un mesaj fără răspuns și toți potențialii angajați care își lasă numărul de telefon sunt contactați. Există o persoană care sună la toți cei interesați și desfășoară telefonic un mini-interviu, pe baza unui set de întrebări prestabilit”, a completat Ilie Ilea.
- Primul contact
Chiar și în cadrul unei firme mici sau medii, ar trebui să existe o persoană care să primească această sarcină, de a vorbi cu cei care doresc să se angajeze. Ar putea fi chiar și unul dintre șoferi, însă trebuie să fie o persoană de încredere, care cunoaște bine firma și comunică corect.
„Întâlnim și tipul de persoană pentru care nicio ofertă de angajare nu este suficient de bună și tocmai de aceea cei care comunică cu potențialii angajați trebuie să își păstreze calmul și să aibă suficientă înțelepciune pentru a evita discuțiile contradictorii. Practic, expunerea clară a condițiilor de muncă ar trebui să fie suficientă – fiecare este liber să alegă unde lucrează”, a arătat directorul general Marvicon.
În mod realist, nu poți spera la o rată ridicată de succes. „În medie, din zece interviuri, am angajat doi sau trei șoferi”, a spus Ilie Ilea.
Acest prim interviu telefonic poate include întrebări tehnice (dimensiuni camion, mase, timpi de condus), legate de geografie și drumuri (puncte de frontieră, diferite autostrăzi)…
Evident, vor fi șoferi deranjați de aceste întrebări, însă trebuie să te asiguri că au o minimă experiență.
„Este foarte important ca ceea ce se discută în cadrul interviului să fie bazat pe realitate. De aceea, punem întrebări, însă suntem dispuși și să răspundem la întrebările șoferilor, iar dispecerii pot răspunde, în general, la acestea – stil de lucru, ce țări se tranzitează, ce transportăm, program…”, a subliniat Ilie Ilea.
Înainte de angajare, șoferul trebuie să trimită toate documentele, în copie, pentru a le verifica și a evita deplasarea la firmă, dacă ceva nu este în regulă.
La angajare, atunci când vine la sediul firmei, fiecare nou șofer are o discuție cu juristul firmei, în legătură cu siguranța în trafic, securitatea mărfurilor transportate, confidențialitatea informațiilor…
„Probabil, doar unii șoferi sunt atenți la tot ce li se comunică, însă cu toții înțeleg că aici se face o treabă serioasă și suntem atenți la toate amănuntele. Chiar și firmele mici ar trebui să aibă această discuție”, a recomandat Ilie Ilea.
- Proba practică este necesară
A te asigura că noul șofer merge bine pe traseu și stăpânește manevrele te ferește de riscul unor mari neplăceri.
„Nu este nevoie de elemente complexe; cineva cu experiență își dă repede seama dacă persoana de la volan are abilitățile necesare”, a arătat Ilie Ilea.
- Caracterul, capacitatea de a se integra în firmă sunt esențiale
„Am preferat, în anumite cazuri, să angajăm șoferi mai slab profesional, dar integri și cu dorință de a învăța. Este foarte important să găsești un om cu care poți lucra, un om deschis să învețe, să colaboreze, să accepte sfaturi și observații. Cu o astfel de persoană lucrezi mai bine decât cu un șofer care are 20 de ani de experiență, dar care consideră că le știe pe toate”, a explicat directorul general Marvicon.
Și mare atenție la persoanele agresive!
„Ne ferim de persoanele agresive și cu stil de conducere agresiv. Distrug camionul, avariază marfa, pun în pericol pe ceilalți participanți la trafic…”, a completat Ilie Ilea.
- Șoferi fără experiență
„Anual, câștigăm 20-25 de șoferi prin angajarea de persoane fără experiență. Avem șoferi care acceptă să fie traineri pentru cei fără experiență. Vor lucra împreună până când șoferul nou se simte în siguranță să meargă singur și trainerul își dă acordul”, a arătat Ilie Ilea.
Un procent de 10-15% șoferi angajați anual fără experiență ar putea asigura un avantaj important.
- Niciun șofer nu este angajat fără a se cere referințe de la locul de muncă anterior
Ar fi bun și un test psihologic…
Menținere
Două principii sunt esențiale: „ceea ce spui trebuie să se întâmple” și „timpul liber este foarte important pentru șoferi”.
„Dacă am stabilit cu șoferii că stau două luni de zile la muncă, după perioada respectivă sunt aduși acasă. Dacă apar situații excepționale și este necesară prelungirea perioadei de lucru, facem acest lucru doar cu acordul șoferului. În caz contrar, căutăm o altă soluție. Nu forțăm șoferii, chiar dacă ajungem uneori să stăm cu camioanele parcate”, a precizat Ilie Ilea.
- Toți șoferii noi beneficiază de răbdare
Șoferii noi trebuie să fie consiliați, pentru că sunt foarte multe informații pe care nu le poți reține imediat.
„Este rolul dispecerilor să acorde o atenție superioară șoferilor proaspăt angajați. Șoferii sunt încurajați să întrebe oricând nu știu ceva și sunt ajutați. Aspectele legate de camion sau sistem telematic le discută cu trainerul. Informațiile legate de cursă sunt discutate cu dispecerul. Atunci când apar probleme personale, unde dispecerul și trainerul nu pot avea răspuns, mă pot suna direct pe mine”, a spus directorul general Marvicon.
Într-o firmă mică, șoferii ar trebui să poată comunica cu cineva implicat în partea operațională. Iar persoana respectivă ar trebui să știe că fiecare șofer nou are nevoie de timp pentru acomodare, de mai multe informații și, probabil, va suna mult mai des, față de un șofer cu vechime.
Un șofer care este ascultat și primește răspunsuri va căpăta încredere și va fi motivat să își facă treaba, simțind că este integrat în cadrul firmei.
- Relațiile între șoferi
Șoferii ajung să se cunoască și se creează în mod natural afinități/prietenii. În plus, întotdeauna vor exista șoferi cu vechime dispuși să îi ajute pe cei noi, fără a fi necesară implicarea firmei.
„Ceea ce poate face firma este să ajute șoferii (care au stabilit relații de prietenie) să își petreacă sfârșitul de săptămână sau sărbătorile împreună, atunci când acest lucru este posibil. Șoferii apreciază acest lucru”, a arătat Ilie Ilea.
- Echidistanță/corectitudine
Este recomandabil să fie păstrată o echidistanță în relația cu șoferii, chiar dacă dispecerii au tendința să lucreze în special cu șoferii mai muncitori.
- Educare continuă
Uneori, este nevoie de sesiuni de training, indiferent că este vorba despre stilul de condus, conduita la clienți, comportament.
De exemplu, soluțiile telematice acordă note șoferilor și cei care nu obțin un anumit punctaj pot fi trecuți printr-un proces de training. Dacă rezultatele nu se ameliorează, se poate ajunge și la întreruperea colaborării.
„Am văzut firme mici care aleg să țină șoferi cu probleme, de teama că nu vor găsi înlocuitori, însă șoferii care nu aduc plus-valoare nu trebuie ținuți”, a arătat directorul general Marvicon.
Un șofer care face ce vrea riscă să îi strice și pe ceilalți.
- Rolul de mediator
Conflicte sau discuții mai aprinse pot apărea adesea între dispeceri și șoferi.
„De multe ori, aceste discuții au ca motiv principal faptul că șoferul sau dispecerul au avut o zi mai grea. Patronul sau managerul trebuie să își asume rolul de mediator. Șoferul trebuie să știe că are șansa să fie ascultat și de altcineva. A acorda libertate totală dispecerului în a renunța la un șofer poate ridica anumite riscuri”, a explicat Ilie Ilea.
Comunicarea personală cu șoferii contează foarte mult.
Comunicarea prin mesaje este mai eficientă, însă, atunci când șoferul are nevoie și/sau în situații mai aparte, comunicarea personală ajută foarte mult.
„Sunt firme care nu comunică aproape deloc telefonic cu șoferii. Chiar dacă pare un mod de lucru mai bun – se evită discuțiile și, implicit, potențiale conflicte –, în timp, experiența mi-a arătat că rata de plecare a șoferilor este mai ridicată la aceste firme”, a precizat Ilie Ilea.
Atmosfera deschisă/prietenoasă, atunci când șoferii ajung la sediu, poate juca de asemenea un rol important.
Nu poți lăsa șoferii „să ți se urce în cap”, însă trebuie să avem în vedere că uneori există motive întemeiate pentru a fi supărați.
La o firmă mică/medie, atitudinea patronului este foarte importantă, pentru că acesta poate să cunoască toți angajați, să îi salute de câte ori apare ocazia, să stea de vorbă cu ei…
„La firmele mici, ajută mult ca, prin atitudinea sa, patronul să nu dea impresia că se plasează la un alt nivel. Detaliile fac diferența. Eu insist cu toți șoferii să ne tutuim”, a precizat Ilie Ilea.
- Colaborarea șofer-dispecer
Pot apărea greșeli, însă… De multe ori, șoferii sunt conștienți când au făcut o greșeală și nu are rost să mai fie mustrați de către dispecer sau patron. Menținerea unei relații bune între dispecer și șofer este esențială. Este bine să lucreze împreună, să se cunoască unii pe alții și, astfel, dispecerul știe cum să abordeze fiecare șofer în parte.
„Când un șofer nu vrea să facă ceva, nimeni nu îl poate obliga. Le-am spus acest lucru dispecerilor și, de multe ori, îi lăsăm pe șoferi să decidă singuri. În majoritatea cazurilor, șoferii au făcut ceea ce trebuia, din proprie inițiativă. Dacă încerci să îl forțezi, mai rău îl enervezi”, a spus Ilie Ilea.
„Încercăm să conștientizăm colegii de la birou asupra durității meseriei de șofer, care trebuie să stea multă vreme plecat departe de casă. Cu ani în urmă, un prieten șofer mi-a spus, referitor la programul standard de lucru de la acel moment – «trei luni de zile înseamnă un anotimp». Nici două luni de zile, cât sunt astăzi plecați, nu este puțin. Mulți au probleme acasă, au credite pe care nu au putut să le plătească (ne vin multe popriri), încercări eșuate de afaceri, copiii cresc fără tată… La asta se adaugă și traficul intens din Europa și clienții dificili (mulți sunt, în mod evident, rasiști).” – Ilie Ilea
Dispecerii pot să implice șoferii (cei cu experiență) în procesul decizional.
Șoferii vor lucra mult mai bine, dacă decizia lor a stat la baza modului în care se soluționează o situație. Întrebări venite din partea dispecerului de tipul „tu cum ai proceda?” sunt recomandabile. Sigur, nu toți șoferii au această capacitate.
Dispecerii nu sunt șefii șoferilor, ci sunt colegi și trebuie să lucreze împreună, pentru că nu pot să își desfășoare munca unii fără ceilalți.
„Comunicarea dintre companie și șoferi este tot ce avem la dispoziție, pentru a diminua senzația de sacrificiu pe care o au șoferii. Le-am cerut întotdeauna dispecerilor să vorbească frumos și politicos. Nu se ridică vocea, nu se folosesc cuvinte triviale, nu sunt jigniri…” – Ilie Ilea
- Bonusuri?
În privința bonusurilor, trebuie găsit un sistem prin care să fie încurajați și cei mai puțin performanți. În caz contrar, bonusul va fi acordat către aceiași angajați, permanent, descurajând majoritatea.
„Nu am găsit încă sistemul care să răspundă tuturor provocărilor. Ceea ce folosim, la ora actuală, este un bonus de vechime”, a arătat Ilie Ilea.
Plecările
Inevitabil, vor exista și despărțiri, iar șoferii care vor să plece vor demisiona, indiferent de atitudinea angajatorului. Însă ținta este ca aceste plecări să producă cât mai puțin rău.
„Pentru sănătatea firmei, pentru atmosferă și pentru propriul echilibru emoțional, este bine să căutăm ca despărțirile să se facă amiabil. În plus, au fost și cazuri în care șoferii s-au întors, după o perioadă. Am avut șofer care a lucrat doar trei zile și apoi a plecat. Pentru cele trei zile, a fost plătit, chiar dacă nici el nu aștepta acest lucru”, a explicat Ilie Ilea.
Bineînțeles, a fi transparent și perfect legal ajută.
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
