Page 12 - Revista ZIUA Cargo ianuarie 2020

George Șuteu, CEO Agexim Spedition:
„În urma greșelilor făcute, am decis că este mai bine să angajăm oameni care să gestioneze problemele care generează pierderile, decât să risipim nejustificat banii. Astfel, am ajuns la o organizație aparent stufoasă. Însă nu este suficient să ai persoane dedicate, ci sunt necesare și proceduri care să asigure o funcționare coerentă în interiorul și între departamente.”
contractele și, practic, nimic nu se sem- nează fără analiza și avizarea lor, ală- turi de cea a departamentului financiar.
Un alt departament bine consolidat este cel al resurselor umane, care s-a desprins din departamentul juridic și se ocupă cu recrutarea și gestionarea angajaților.
În urmă cu doi ani, a apărut și ne- cesitatea de a avea un departament comercial, cu persoană dedicată, pen- tru identificarea de noi clienți, urmări- rea celor existenți, ofertare... Practic, după atingerea unui anumit nivel, a- ceastă activitate nu mai poate fi rea- lizată în exclusivitate de top manage- ment/patronat.
Pe măsură ce infrastructura IT de la birou s-a mărit, a apărut necesitatea unui specialist și pe această zonă.
Însă, probabil, decizia cu cel mai mare impact a fost înființarea, în 2017, a departamentului de calitate/con- trolling, permițând, astfel, ca activitatea fiecărui departament să fie monitori- zată cu atenție.
„La modul realist,
un proprietar de
companie (sau managerul general) nu poate asigura controlul activității la fel
de bine, în mod
consecvent, ca un departament specializat.
În plus, rolul managerului este mult mai mult decât realizarea controlling-ului”, a explicat George Șuteu.
Departamentul calitate țintește îm- bunătățirea permanentă a proceselor din cadrul societății – inclusiv actua- lizarea periodică a fișelor de post și a atribuțiilor – pentru că totul este într-o continuă evoluție.
Până la
cele mai mici amănunte
Bineînțeles, într-o firmă de trans- port, cele mai spectaculoase lucruri se întâmplă în departamentul trans- port. Iar aici sunt monitorizați foarte mulți parametri.
Datele sunt centralizate, ulterior, de către departamentul calitate, iar directorul de transport poate acționa punctual, acolo unde se impun opti- mizări. Se urmărește îmbunătățirea
performanțelor în raport cu fiecare client în parte.
„În fiecare dimineață, au loc ședințe cu șefii departamentelor trans- port și calitate, unde sunt prezentate toate neconformitățile zilei anterioare, pentru a fi analizate și remediate. Ac- tivitatea Agexim Spedition este buge- tată și, în general, se confirmă cifrele. Practic, monitorizăm zilnic gradul de îndeplinire a parametrilor prognozați”, a explicat Sorin Nicola.
Un rol aparte îl deține departamentul deconturi, care operează distinct
în cadrul departamentului financiar și realizează analize pentru fiecare cursă în parte.
Managementul companiei are, astfel, o imagine clară asupra perfor- manțelor fiecărei mașini și fiecărui client.
„Practic, activitatea de analiză ne ajută să identificăm repede problemele (șofer, mașină, rută, client etc) și să intervenim. Departamentul financiar nu ne poate oferi rezultatele atât de repede pe cât ne dorim și riscăm să operăm o perioadă lungă fără a ști cu precizie unde ne plasăm din punct de vedere al performanțelor”, a arătat George Șuteu.
Departamentul deconturi/analiză oferă, zilnic, analize pe fiecare cursă și client. Sunt monitorizați peste 30 de parametri – taxe de drum, consum carburant și locuri de alimentare, per- formanța oferită de client și cea oferită de dispecer, respectiv câți kilometri au fost realizați cu respectivul client și/sau cu ce pierdere, consum real carburant față de cel prognozat, preț carburant pe respectiva rută, costurile cu parcările, costurile cu cazarea șo- ferilor la hotel etc.
„Pentru o și mai clară imagine, de- contul unei zile/curse poate fi comparat cu media deconturilor pe respectivul client. Astfel, cunoaștem în permanență parametrii la care avem de realizat corecții și ce trebuie făcut pentru a îmbu- nătăți activitatea”, a completat George Șuteu.
Un alt indicator important urmărit de companie este cel al kilometrilor neproductivi.
Toate societățile de transport înre- gistrează o pierdere la acest capitol, nefiind facturați toți kilometrii parcurși,
din diferite motive (sisteme de moni- torizare GPS, abateri firești dar neînre- gistrate, precum intrarea în parcări sau alimentările, lipsa de acuratețe a adreselor, eroare umană...).
„Apreciem că o medie rezonabilă este 6% (diferență între kilometrii reali parcurși și cei facturați, în cazul unei curse); 2% vin doar din sistemul de urmărire GPS – indiferent de sistem. Toți transportatorii au această abatere și doar în cazul liniilor fixe se poate optimiza abaterea până la aproximativ 3%”, a precizat Sorin Nicola.
Analizele pot reprezenta și baza pentru renegocierea contractelor. Da- că nu se ajunge la cifrele dorite, fie- care parametru în parte este analizat și se solicită clientului îmbunătățirea unuia sau mai multor parametri.
„De exemplu, am constatat că unele curse au trasee care ne obligă să folosim multe parcări foarte scum- pe, ceea ce afectează semnificativ profitabilitatea cursei. Rezolvarea ar putea fi ca respectivul client să își asu- me complet sau parțial costurile legate de parcare. Nu este vorba despre majorarea tarifelor la mod general, ci punctual, pentru un anumit traseu sau contract, se caută o soluție pentru cos- turile neprevăzute inițial. Însă, înainte de a avea solicitări către client, ne asi- gurăm că noi am gestionat intern co- rect problema parcărilor și dispecerul a folosit cele mai eficiente soluții. Nu poți solicita clientului majorări ale ta- rifelor fără a avea argumente perti- nente”, a declarat George Șuteu.
Și, pentru a permite departamen- tului transporturi să se concentreze cât mai bine pe zona operațională, a mai fost înființat un departament: intro- ducere, prelucrare și validare date.
„Am transferat aici munca adminis- trativă, care, până la un moment dat, a fost în zona transport – dispecerii introduceau comenzile în sistem. Însă nu avem nevoie ca un dispecer să facă muncă administrativă și preferăm să fie concentrat pe zona operațională. Mai bine să se gândească un minut în plus la eficientizarea unui traseu și la o alimentare optimă, decât să intro- ducă date într-un soft”, a explicat George Șuteu.
Departamentul operare date repre- zintă, practic, o verigă între departa- mentul transport și departamentul deconturi.
Agexim Spedition a plecat de la pre- misa că orice proces poate fi îmbună- tățit și, întrucât pierderile au, în gene- ral, o pondere mare în orice societate, încearcă permanent să le diminueze... chiar dacă acest obiectiv duce, uneori, la noi angajări.
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
12 ................................................................................................................................................ ianuarie 2020
STRATEGIE