Page 52 - Revista Ziua CARGO

Tehnici pentru
ședințele on-line
V-ați lovit (sau v-ați bucurat!), în ultima perioadă, de ședințele online? Eu da și cred că mulți dintre noi s-au aflat în această situație. Și, dacă atunci când ești doar un invitat, poți alege ipostaze diferite, când trebuie să organizezi o astfel de întâlnire lucrurile nu sunt chiar atât de simple. Am aflat o parte dintre secretele meseriei de la un specialist în domeniu, Cătălin Chirilescu, senior trainer & managing partner @ Attitude Training.
S faturile pe care le-am primit sunt simple și pot fi puse în practică de oricine, începând chiar de mâine. Și încă ceva! Aproape tot se potrivește mănușă și întâlnirilor față în față, la birou. Dar să începem
cu începutul.
Cum pregătim o ședință online?
1. În primul rând, trebuie să avem grijă pe cine invităm la ședință. Nu toți au ce să caute acolo.
2. Este bine să trimitem un e-mail de informare înainte, să le blocăm în calendar ora și data și să transmitem care este obiectivul discuției și dacă au ceva de pregătit.
3. La începutul ședinței, ar fi bine să începem informal, cu aprecieri și mulțumiri adresate participanților, pen- tru că și-au dedicat timpul pentru a fi împreună cu noi.
4. Le prezentăm obiectivul, le spu- nem cât durează și care sunt regulile „jocului”. Atenție! Aceste reguli nu tre- buie comunicate într-un stil foarte a- gresiv, ci cât se poate de prietenos.
5. În cadrul desfășurării propriu- zise a ședinței, există câteva tehnici. Trebuie să le oferim tuturor posibili- tatea să se implice și să le atragem atenția dacă divaghează. La fel, dacă sunt acolo pentru a-și plăti polițe.
Este indicat să avem grijă să fim facilitatori buni ai procesului și media- tori eficienți ai unor discuții aprinse, dacă acestea se produc.
Dacă avem participanți care vorbesc mult și fără rost, sunt anumite tehnici pe care le putem folosi pentru a-i întrerupe.
Tehnica „Distruge 3F”
Ca facilitatori ai ședinței, trebuie să ne gândim, cu câteva ore înainte,
la FRICILE, FRUSTRĂRILE și FIȚELE participanților la ședința noastră. Le scriem pe hârtie și încercăm să găsim o frază prin care le putem trata.
De exemplu, sunt participanți că- rora le poate fi FRICĂ, în ședință, că se pot face de râs. Există fraze care, folosite de facilitator, îi pot ajuta să depășească această frică. Iată doar un exemplu: „Să știți că aș vrea să avem o ședință foarte deschisă; nu există răspunsuri corecte sau greșite, nu ne urmărește nimeni, dați-vă voie să vă spuneți punctul de vedere așa cum simțiți. Suntem aici să ne ajutăm unii pe alții, nu să ne judecăm și dorim să ajungem la niște rezultate valoroa- se împreună.”
De asemenea, participanții ar pu- tea avea o FRUSTRARE legată de timp. În acest caz, pentru a o distruge, putem spune că „...avem o oră la dis- poziție și o să fie o sesiune foarte in- teractivă și cu foarte multe discuții. Așa că o să treacă foarte repede tim- pul și o să vă rog să vă spuneți punctul de vedere, astfel încât să putem con- strui răspunsuri valoroase. Vom lucra structurat și rapid, astfel încât să ne putem întoarce la activitățile noastre cât de repede posibil.”
O FIȚĂ des întâlnită este cazul în care un participant crede că „le știe pe toate”, că este „cel mai bun” și începe ședința cu ideea că nu are, de fapt, rost să participe, că știe despre ce e vorba. Mod de abordare: „Știu că sunt multe persoane cu foarte mul- tă experiență aici, în cadrul ședinței, și care au mai participat la discuții pe această temă. Chiar vă rog să inter- veniți, ori de câte ori simțiți nevoia, astfel încât să completați ceea ce spun colegii. Veniți cu împărtășiri din expe- riența voastră, cu detalii și exemple, astfel încât să ajungem la un rezultat bun împreună.”
Trebuie să ne gândim de dinainte la câteva dintre aceste F-uri și la cum anume le vom aborda, în câteva mi-
nute, la începutul ședinței, pentru a le dezamorsa.
Cum rezolvăm situațiile conflictuale
Foarte important este să stabilim regulile de la bun început, pentru ca, dacă se întâmplă ceva, să revenim la ele. Astfel, dacă se deviază de la su- biect, putem întrerupe discuția cu rugămintea de a o aduce înapoi la firul roșu, fără supărare, astfel încât să ne integrăm în timp.
Dacă apare situația în care două persoane ajung să își plătească polițe și să intre în conflict una cu cealaltă, intervenim și le întrerupem, politicos, reamintindu-le regulile prezentate la început și necesitatea încadrării în timp.
Tehnica „Apropo”
Cred că tuturor ni s-a întâmplat să întâlnim persoane care vorbesc mult și nu neapărat la obiect. În acest caz, trebuie să ținem minte că orice om trebuie să respire. Dacă ne confrun- tăm cu un astfel de participant, îi ur- mărim pauza de respirație și interve- nim pe această pauză, folosind cuvântul „apropo”. Aici sunt două tru- curi importante. În primul rând, volu- mul vocii noastre trebuie să fie un pic mai ridicat decât al său, pentru a ne putea auzi (mai ales în varianta online, unde s-ar putea să spunem de două ori, chiar), iar ritmul vorbirii în secun- dele următoare trebuie să fie un pic mai alert decât al interlocutorului. Dacă spun „apropo” și fac o pauză, el o să continue să vorbească. „Apropo de ceea ce spuneai, aș avea o scurtă completare și aș vrea să spun că...” – și abia de aici încolo încetinim ritmul.
În ședințele online, se folosește mai des numele persoanei căreia i te adresezi.
CONSULTANȚĂ
52 .................................................................................................................................................... iunie 2020