Page 54 - Revista Ziua Cargo

MAPAREA PROCESELOR
Primul pas
în aproape orice
Dacă ați angajat vreodată un consultant să vă ajute la optimizarea supply chainului, știți deja cât de mult insistă pe maparea (definirea hărții) proceselor, înainte de a face orice altceva. De ce este acest pas atât de important?
Așa cum o spune și cuvântul (map = hartă), e nevoie de o hartă pentru a te orienta. Ce ați face dacă v-ați propune să mergeți într-o drumeție pe un munte pe care nu ați mai fost vreodată? Sau dacă ați vrea să vizitați un oraș? Cum vă orientați? Folosind o hartă, nu? Acum, folosim hărți virtuale dar tot hărți sunt.
La fel este și cu procesele într-o companie.
Un consultant are nevoie să vadă harta de ansamblu a proceselor, așa cum un constructor are nevoie de o hartă topografică a locului unde con- struiește, pentru a ști ce soluții tehnice trebuie să adopte.
Fără să știi cum arată „topografia” activităților din companie, nu ai cum să vezi unde și cum poți optimiza.
Așadar, dacă dorim să răspundem la întrebarea „De ce să facem o ma- pare a proceselor?” putem da cel puțin răspunsurile de mai jos:
• Este o mare posibilitate de a identifica oportunități de optimizare și este o precondiție în demararea ori- cărui proces de optimizare.
• Ajută la înțelegerea funcționării organizației.
• Harta proceselor este extrem de utilă în procesele de instruire internă a personalului, mai ales în cazul noilor angajați.
• Harta proceselor este, de aseme- nea, un foarte bun instrument de marketing în relațiile cu acționarii, fur- nizorii, partenerii și, mai ales, clienții.
• Dar, mai ales, harta proceselor este necesară atunci când se imple- mentează o nouă aplicație software (fie înlocuind un software vechi, fie o primă implementare). Modelarea unei aplicații software nu poate fi făcută fără această mapare.
Când ar trebui
să facem o mapare a proceselor?
Iată câteva răspunsuri la această întrebare.
• Atunci când dorești să faci un benchmarking intern, care să te ajute să identifici cum și de ce unele business unit-uri (sau departamente) au perfor- manțe mai bune și altele mai proaste.
• Atunci când încerci să identifici ce anume nu funcționează corect.
O root-cause analysis este inutilă fără identificarea punctelor vulnerabile și critice de pe harta proceselor.
• Așa cum am spus, în mod indi- rect, și mai sus, o aplicație software (fie ea un TMS, un WMS, un ERP sau orice altă aplicație software) nu poate fi modelată și implementată fără o desenare de procese.
Buuun... deci am decis că trebuie să facem această mapare de procese.
Cum procedăm? De unde începem?
Aceasta mapare este, în esență, un proiect și atunci el trebuie abordat ca atare :
• Pasul 1: obțineți sponsorizarea zonei executive a companiei
• Pasul 2: creați echipa de proiect
• Pasul 3: creați echipa de proiect și desemnați project managerul
• Pasul 4: lucrul în echipă pentru identificarea și desenarea în draft a hărții proceselor, așa cum sunt ele în acel moment
• Pasul 5: analiza proceselor ac- tuale din perspectiva:
- bottle-neck-urilor
- redundanțelor
- value chainului
- flexibilității și adaptabilității la
schimbări etc.
LOGISTICĂ
54 .................................................................................................................................................. august 2020