Page 55 - Revista Ziua Cargo

O schemă de proces arată cam așa:
• Pasul 6 : redesenarea proceselor, pentru satisfacerea tuturor criteriilor utilizate la Pasul 5
• Pasul 7: formalizarea livrabilelor acestui proiect: schema proceselor, proceduri, instrucțiuni de lucru etc.
Exemplu: implementarea unei aplicații software
Pentru a ieși din „sinergia faptelor” și „recursul la universalitate”, vom co- borî în „meandrele concretului”, luând în discuție cel mai folosit caz în care se face o mapare a proceselor: implemen- tarea unei aplicații software. Voi încer- ca să punctez câteva aspecte impor- tante care să ajute la evitarea unor capcane, la identificarea oportunităților de îmbunătățire, la abordarea provocă- rilor și piedicilor inerente unei schimbări.
Capcane
Voi încerca să enumăr principalele capcane pe care trebuie să le evităm: • În primul rând, nu trebuie să ui- tăm că, structural, ființa umană are o reticență primordială la schimbare. De aceea, o schimbare trebuie precedată de o campanie de comunicare foarte bună, în interiorul organizației, menită să prezinte avantajele aduse tuturor
de această schimbare.
• În consecință, ca un corolar, ale- geți cu mare atenție membrii echipei de proiect a implementării aplicației soft- ware. Rezistența la schimbare este în codul nostru genetic și este exacerbată atunci când acea schimbare ne poate scoate din zona noastră de confort. Mem- brii echipei trebuie să fie, la rândul lor, cei mai mari sponsori ai acestei schimbări.
• În ceea ce privește leadership-ul proiectului de IMPLEMENTARE a apli- cației software, este de evitat a fi dat IT-iștilor.
Implementarea trebuie coordonată de cineva din zona operațională.
Persoana respectivă trebuie să beneficieze de întreaga viziune, atât a activității modelate prin aplicația software, cât și a impactului activității atât în amonte, cât și în aval, pe supply chain.
• Acolo unde se poate (și se vrea!!), este de preferat ca maparea proceselor DAR ȘI REDESENAREA acestora să fie făcută de un „ochi străin”... adică o firmă de consultanță... care să facă parte și din echipa de implementare a aplicației software. „Ochiul străin” va vedea mult mai ușor redundanțele, risipa de resurse, tipa- rele „așa am făcut întotdeauna”, care sunt frâne în schimbare etc.
• Când faceți maparea proceselor, gândiți-vă întotdeauna că implementați acel software pentru un timp mai înde- lungat, iar piața este veșnic în schim- bare și e bine să setați architectural acel software, astfel încât să vă per- mită, în viitor, schimbări și dezvoltări ușor de făcut, pe baza cărora să vă puteți adapta aplicația la noile condiții ale pieței (traduse prin redesenare procese care duc la modificări de setări).
Atenție!
Cu sau fără firma de consultanță, CEA MAI IMPORTANTĂ IDEE este ca Pasul 6 din procesul de mapare (REde- senarea proceselor), precum și setările aplicației software să fie făcute respec- tând principiile menționate la Pasul 5, având permanent în cap ideea „Modelați procesele după nevoile de business și de eficiență operațională... NU modelați procesele după oameni/utilizatori!”.
Modelarea proceselor după oa- meni duce, FĂRĂ EXCEPȚII, la:
• CREȘTEREA ineficienței opera- ționale
• frustrări în cadrul organizației
• aduce argumentul „V-am spus eu că nu trebuia făcut” pe buzele celor din companie care s-au împotrivit schimbării.
Romeo DUMITRU
logistics manager Euroccoper
august 2020 ................................................................................................................................................ 55
LOGISTICĂ