O dată cu apropierea Crăciunului, cititorii revistei probabil că nu vor să aibă parte de prea multă teorie. Dar aş dori să fac o serie de consideraţii bazate pe istoricul experienţelor din ultimii ani, în care companiile au externalizat activitatea.
1. Iniţiatorii Cererii de ofertă în piaţă
În companiile mari, procesul de achiziţii se desfăşoară în departament independent, care are ca target obţinerea celei mai bune oferte ce îndeplineşte condiţiile din specificaţiile pregătite de specialist, cel mai adesea personalul din departamentul intern. Care sunt riscurile ca treaba să nu meargă bine de la început:
a. Logistica, în general, este o activitate „închisă“ fără expunere şi cu foarte puţine ocazii de interacţionare cu omologi din exterior. Mai ales când compania este o companie „bună“ şi retenţia de personal este mare, probabilitatea ca angajaţii să fie de multă vreme în companie şi să fi câştigat expertiza numai din interior este foarte mare. Dacă şi-au făcut treaba bine, nu au interacţionat anterior cu potenţialii candidaţi pentru a primi cererea de ofertă de externalizare, deci nu au competenţe suficiente „să ceară“ şi să definească din perspectiva calitativă poziţia de „to be“.
b. Nici achizitorul nu ştie ce are de făcut; preia specificaţia şi o trimite în piaţă fără să fie capabil să identifice în mod real care sunt potenţialii furnizori pentru astfel de servicii. Nu cu multă vreme în urmă, am recepţionat mai multe cereri de clarificare în măsura în care eram la curent cu acţiunea unui client ce a transmis în piaţă o cerere de ofertă de închiriere de spaţii. De ce se cereau clarificaţi? Pentru că oferta fusese trimisă la distribuitorii acelei companii şi operatorilor logistici, adică acelora care fie cumpărau şi vindeau marfa, fie prestau operaţiuni logistice, în niciun caz nu închiriau spaţii. Rezultatul va fi un volum enorm de muncă atât pentru compania ordonatoare, cât şi pentru ofertanţi, care nu îşi permit să contrazică achizitorul, care le ştie pe toate.
În companiile mici, în general cel care decide este acţionarul principal şi decizia, de cele mai multe ori, o ia pe bază de impuls. Este sătul să bage bani şi să nu aibă un control asupra situaţiei. Nu este specializat pe domeniu, nu ştie ce să ceară, are un bun feeling în afaceri, însă, în externalizarea activităţii logistice, nu este întotdeauna suficient. Ce este mai rău se va întâmpla în faza de implementare a proiectului, în care problemele sunt pasate angajaţilor.
2. Nu există date logistice în sistem
Poate este cea mai spinoasă şi importantă problemă în legătură cu externalizarea.
În cazul în care clientul nu a avut înainte niciun sistem informatic de gestiune, probabilitatea de a avea un istoric al datelor logistice este aproape nulă.
La ce ne referim când vorbim despre date logistice?
Mai jos sunt primele date care nu trebuie să lipsească din baza de date a niciunui client potenţial pentru operatorii logistici:
– Număr de camioane complete intrate/an
– Număr de camioane complete ieşite/an
– Număr de grupaje intrate/an
– Număr de grupaje ieşite/an
– Număr de paleţi mono-articol intraţi/an
– Număr de paleţi micşti intraţi/an
– Număr de paleţi mono-articol ieşiţi/an
– Număr de paleţi micşti ieşiţi/an
– Număr de box-uri prelevate/an
– Număr de oameni direct operativi în depozit
– Număr de camioane din dotare
– Număr de km în medie/an.
Pentru produsele care vor face subiectul activităţilor externalizate sunt necesare un număr de informaţii:
– Grupe de produse, nume, brand-uri, descriere
– Număr de (SKU) articole
– Periculoase – Da/Nu; dacă da, clasa din care fac parte
– Greutatea pe unitate de depozitare/vânzare/box
– Dimensiunea pe unitate
– Se pot stivui
– Cerinţe speciale de securitate
– Data de expirare
– Valoare
– Număr de articole de vânzare pe box
– Număr de box-uri pe rând de palet
– Număr de rânduri pe palet
– Alte informaţii, comentarii.
În general, un ERP este achiziţionat pentru utilizarea lui în zona financiar contabilă. Se dezvoltă pe parcurs modulele de vânzări şi nimeni nu cere dezvoltări în zona logistică. Iar dacă sunt cerinţe, acestora nu li se alocă buget. Sunt puţine companiile care lucrează pe bugete. Centrele de cost sunt subiect de actualitate încă insuficient implementate pentru a deţine informaţia reală legată de costurile logistice. De aceea, la momentul deciziei de externalizare, compania nu este pregătită să aibă suficiente informaţii pentru a face comparaţie şi a lua decizia corectă. Costurile logistice sunt cel mai dificil de calculat în zona industriei de distribuţie, care le ţine într-un coş şi le calculează ca procent din cifra de afaceri.
3. Cererea de ofertă sau caietul de licitaţii nu sunt complete şi bine făcute
Ce trebuie să conţină un caiet de licitaţii?
Este un subiect pe care îl vom trata separat într-un număr viitor, deoarece diversitatea abordărilor de pe piaţă este foarte mare. Există cereri de ofertă care conţin trei pagini şi caiete de sarcini care conţin 90 de pagini. Pentru pregătirea unei licitaţii şi construirea unui caiet de sarcini corect şi complet pentru externalizarea activităţii logistice, este nevoie de o echipă cu competenţe multiple, care să deţină expertiză în zona de depozitare, transport, asigurări, legislaţie specifică industriei în care acţionează, HR şi legislaţia muncii. Construirea ulterioară a contractului se face pe baza caietului de sarcini şi a condiţiilor explicite de externalizare prezentate acolo. Orice diferenţă dintre cerinţele din caiet şi condiţiile din contract duce la neînţelegeri, prelungirea perioadei de negociere şi multe observaţii pe draftul de contract.
4. Iniţiatorii draftului de contract de externalizare
Într-un astfel de proces, draftul de contract ar trebui să fie iniţiat de clientul care ar trebui să aibă suficientă expertiză să dezvolte un astfel de contract şi să se asigure că se acoperă pentru toate riscurile ce pot apărea în relaţia cu furnizorul de servicii logistice. Un client care nu are la activ în trecut o astfel de relaţie trebuie să se bazeze pe resurse externe, altfel va întâmpina foarte multe probleme pe durata relaţiei şi sunt cazuri deja binecunoscute pe piaţa românească de companii care au externalizat şi internalizat de mai multe ori activitatea logistică. În cazul în care se cere furnizorului de servicii logistice câştigător un model de contract, trebuie iar să fie asistat pentru a fi sigur că elementele contractuale acoperă toate cazurile specifice ale viitoarei activităţi.
Adriana PĂLĂŞAN
Managing Partner Supply Chain Management Center
www.esupplychain.eu
