Aprovizionarea

Managementul performantei logistice este un subiect din ce in ce mai discutat. Continuam initiativa de anul trecut si introducem un nou capitol legat de procese si performanta logistica si anume „aprovizionarea”.

Pe parcursul mai multor luni voi prezenta, asa cum v-am obisnuit, ceea ce la nivel in­ter­na­tional este considerat a fi un ghid general de bune prac­tici in supply chain precum si indi­ca­torii de performanta aferenti. A atinge un nivel de performanta ridicat la nivelul intregului supply chain este de cele mai multe ori pro­hibitiv din punct de vedere al cos­turilor. De aceea fiecare com­pa­nie trebuie sa isi analizeze pro­cesele proprii, sa le selecteze pe cele esentiale pentru industria din care face parte si sa puna accent pentru aplicarea celor mai bune practici in cadrul acestor procese iar pentru restul sa se pastreze cel putin minimum de standard acceptat.

Analiza costurilor

Primul capitol pe care il vom ataca este acela de ANALIZA COSTURILOR.

Pentru o mare parte dintre cei care calculeaza costurile totale pentru stabilirea pretului unui pro­dus, o mare dificultate o repre­zin­ta stabilirea costurilor. Cele clare de achizitie sau de utilizare a masinilor, precum si cele legate de contractarea de servicii externe sunt usor de asimilat, insa cos­tu­rile nu se rezuma doar la atat. Un fenomen generalizat in compa­ni­ile noastre este acela de a nu da acces departamentului de achizitii la informatii precum: costurile de depozitare per unitate, costurile de finantare a stocului, costuri cu trans­portul si durata acestuia, cre­ditul dat clientilor etc. Aceste in­for­matii sunt capitale si, de multe ori, sunt decisive in calcularea costurilor si stabilirea conditiilor de achizitie.

Daca discutam in special de achi­zitiile din Estul indepartat (China, Malaezia, Hong Kong, India etc) tendinta este de a aco­peri disfunctionalitatile din achi­zitii prin marirea stocurilor, care duc la blocarea depozitelor, mic­so­rarea productivitatii perso­na­lu­lui si cresterea costurilor finan­ciare.

In cazul analizei costurilor, „MINIMUM STANDARD” acceptat in evaluarea practicilor de apro­vi­zionare presupune: calitatea si pre­tul sa reprezinte com­po­nen­tele cheie ale costului, insa se iau in considerare si alte variabile cum ar fi variabilitatea lead time-ului si asigurarea sursei de aprovizionare etc.

De asemenea, compania care indeplineste la auditare nivelul stan­dardului minim include in ana­liza pretului costurile de logistica, inclusiv costurile cu mentinerea stocurilor.

Ceea ce ne-am dori ar fi ca din ce in ce mai multe companii sa isi includa ca obiectiv pe termen mediu si scurt atingerea nivelului de best practices.

Atingerea nivelului de „BEST-PRACTICE” implica mai multe elemente:

– Analiza supply chain-ului in an­samblu pentru optimizarea cos­tului total de achizitie in toate pro­ce­sele relationate.

– Analiza completa a impac­tu­lui costului de la furnizor in toate initiativele de reducere a cos­tu­rilor, incluzand: costul unitar, can­titati, lead time si variabilitatea lead time-ului de aprovizionare.

– Luarea in calcul a impactului cos­tului asupra serviciilor furni­zo­rului, de exemplu: conosament, inventar congestionat (VMI) etc.

– Analiza costului per unitate ajus­tat in functie de beneficii ver­sus comparatia pe baza de pret.

– Analiza si calculul conditiilor fi­nanciare si stabilitatea fur­ni­zorilor.

Strategia de achizitii

Al doilea capitol de care dis­cu­tam vizeaza STRATEGIA DE ACHIZITII.

Cu exceptia marilor lanturi inter­nationale de retail si in gene­ral a companiilor internationale din automotive cu experienta in­de­lungata in strategia de achizitii, forma „teoretica” nu este intalnita pe piata romaneasca de servicii.

In general, omul sfinteste locul si chiar in cazul marilor prestatori de servicii din piata care ar trebui sa oglindeasca know-how-ul com­pa­niei mama, in zona achizitiilor in­talnim adaptari care sunt de­parte de ceea ce numim best prac­tices.

Problema majora cu care ne con­fruntam este aceea de nea­plicare a filozofiei de parteneriat, insasi esenta supply-chain-ului.

Un „MINIMUM STANDARD” primit la evaluarea strategiei de achizitii presupune: scaderea costurilor sa fie impartasita cu fur­nizorul pentru identificarea oportunitatilor de reducere a cos­turilor; cresteri justificabile de pret sa se aplice numai categoriilor co­respunzatoare de cost (ma­te­riale, forta de munca, logistica etc); procesele si aplicarea aces­tora sa fie impartasite cu furnizorul pentru a obtine avantaje din expertiza tuturor partenerilor.

Pentru a atinge nivelul de „BEST-PRACTICE”, strategia de achizitii presupune:

– Initiative comune pentru re­ducerea sistematica a costurilor.

– Acordurile comune de ser­vi­cii incheiate cu furnizorii ce defi­nesc nivelurile de „flexibilitate” sau resursele din amonte dispo­ni­bile in lead time-urile de achi­zi­tionare declarate si convenite prin conditii.

– Folosirea de licitatii acolo unde este oportun din punct de vedere al materialelor si bunu­rilor de larg consum indirecte.

– Folosirea de metode auto­ma­tizate pentru identificarea de sur­se si modele de planificare pen­tru evaluarea alternativelor in tim­pul fazei de dezvoltare a pro­dusului/serviciului.

– Folosirea de informatii de­spre conjunctura de pe piata si eva­luarea critica a furnizorilor pen­tru determinarea celei mai eficiente strategii pentru crearea de tensiune competitiva maxima.

Gestionarea contractelor de achizitii

Cel de-al treilea capitol de audi­tare a proceselor de apro­vi­zio­nare in cadrul supply-chain-ului este GESTIONAREA CON­TRAC­TELOR DE ACHIZITII.

In incercarile noastre in cadrul proceselor de consultanta de a optimiza achizitiile si de a reduce atat cantitativ cat si valoric sto­cu­rile, am verificat ca si solutie via­bila reconsiderarea conditiilor con­tractuale cu furnizorii.

In cazul in care companiile nu sunt din zona de productie in flux continuu (exemplu: industria chi­mi­ca, ciment etc), conceptul de con­tract pe termen lung cu livrari pe­riodice ce au la baza costul total de achizitie este destul de rar.

O varianta alterata de contract si care produce mari derapaje in stocuri este destul de des intalnita in industria farmaceutica, in seg­men­tul de distributie unde exista discountul anual la valoarea achi­zi­tionata de la producator.

In cazul neatingerii obiecti­ve­lor de vanzare, se cumpara „orice“ pen­tru a obtine discountul vizat si, astfel, apar stocuri nepro­gra­mate.

Un MINIMUM STANDARD con­siderat la acest capitol presu­pu­ne: existenta contractelor pe ter­men lung cu furnizorii ce au la ba­za costul total de achizitie; exis­tenta imbunatatirii costurilor in timp prin limbajul „Imbunatatire con­tinua”, dictate de contract; exis­tenta unor acorduri pe termen lung care permit contrac­te/co­menzi anuale sau multianuale si reducerea costului total al co­menzii.

Deja nivelul de „BEST-PRAC­TICE” presupune existenta unor conditii ce nu pot fi indeplinite decat de companii mari cu struc­tu­ra matura de achizitii. Cateva din­tre conditii sunt enumerate mai jos:

– Contractele de parteneriat stra­tegic cu furnizorii au la baza cos­tul total de achizitie si impar­ta­sirea beneficiilor din im­bu­na­tatirea proceselor.

– Contractele sunt standardiza­te pe categorii pentru asigurarea com­patibilitatii.

– Standardele de performanta sunt incluse in masurile cheie de catre furnizor si cumparator.

– Acordurile de achizitie sunt anua­le sau multi-anuale struc­tu­ra­te pe „Comenzi Planificate“. Ast­fel, furnizorii sunt implicati sa im­partaseasca riscurile dar permit si vizibilitate in Planul Principal (Master Plan) de Identificare de Surse.

– In negocierea contractelor se folosesc documente cu posi­bi­litati de marcare si schimb.

Continuare in numarul viitor:

• Criterii si procese pentru selectia furnizorilor

• Consolidarea furnizorilor

• Make or buy

• Achizitie la nivel de grup

Adriana PALASAN

Managing Partner Supply Chain Management Center

www.esupplychain.eu