Un nou studiu de caz preluat de Supply Chain Management Center de pe www.bestlog.org arata importanta comunicarii intr-un supply chain competitiv.
Siemens SA a suferit din cauza lipsei de comunicare cu furnizorii sai, fapt care a dus la scaderea productivitatii si a nivelului de servicii oferite clientilor. Siemens SA a introdus o mai buna integrare a furnizorilor prin intermediul internetului pentru obtinerea unui retele de management integrat de supply chain. Performanta furnizorilor este evaluata pe criterii ca: promptitudinea livrarilor, disponibilitatea materialelor, aspecte de mediu – reducerea deseurilor – si aderarea acestora la un cod de conduita. Astfel, lantul de furnizori va deveni mai flexibil si mai competitiv, cota de piata va fi imbunatatita, stocurile reduse, iar nivelul de servicii imbunatatit. Toate acestea avand ca si consecinta finala reducerea costurilor.
Supply chain-ul din care facea parte era prea incet (inflexibil) pentru a raspunde schimbarilor, iar deciziile se luau in prea mult timp: pe scurt, supply chain-ul nu era atat de competitiv pe cat dorea Siemens. Una dintre probleme era lipsa comunicarii dintre companie si furnizorii sai, care ducea la intarzieri, neintelegeri, lead time-uri foarte lungi, niveluri crescute ale stocurilor, costuri mari etc. Siemens SA nu avea nici o metoda de evaluare si control al furnizorilor; astfel, deciziile erau luate mai greu.
Principalul obiectiv al Siemens era sa asigure disponibilitatea materialelor in locatii pentru sporirea flexibilitatii si vitezei in supply chain, insa, in conditiile unor relatii pe termen scurt cu furnizorii, acest lucru nu era posibil. Pe langa aceasta, furnizorii aveau nevoie de vizibilitate in procesul de aprovizionare pentru a fi mai eficienti in livrarea produselor lor.
Siemens a decis sa schimbe strategia privind furnizorii, creand colaborari pe termen mai lung prin integrarea furnizorilor in procesele companiei: a realizat ca avea nevoie de un sistem corespunzator de comunicatii, precum si de un sistem de evaluare care sa garanteze masurarea performantei furnizorilor in termeni de viteza, disponibilitatea materialelor, nivel de servicii etc.
Solutia
Crearea unui sistem de comunicare Siemens SA avea nevoie de un instrument competitiv pentru gestionarea supply chain-ului, pentru sporirea cotei de piata, avansand catre Excelenta in Supply Chain. Aceasta insemna ca organizatia trebuia sa colaboreze cu furnizorii si sa-i integreze, furnizori care trebuiau sa capete orientare catre clienti si catre procese. Prima sarcina in atingerea acestor obiective era dezvoltarea unui sistem in care furnizorii si Siemens comunicau prin internet, deoarece acest tip de comunicare este foarte usor, ieftin si eficient. In acest sistem, furnizorii gestioneaza stocurile de care Siemens are nevoie si sunt supusi unui sistem de evaluare.
Gradul de dificultate in utilizarea acestui sistem nu este unul foarte mare, insa, fiind un instrument nou, angajatii aveau nevoie de training pentru a-l utiliza corespunzator si pentru a obtine cele mai bune rezultate.
Evaluarea furnizorilor
Furnizorii sunt evaluati in functie de patru factori: achizitie, calitate, logistica si tehnologie. Acestora li se acorda o rata de indeplinire pentru fiecare dintre aceste cerinte, iar la terminarea evaluarii se marcheaza performanta furnizorului. Pentru procesul de evaluare, au fost stabiliti indicatorii de performanta (KPI) precum: livrare la timp, respectare a datelor de aprovizionare si livrare, calitatea la data ceruta, calitatea materialelor, siguranta livrarilor si productivitatea etc. La finalizarea evaluarii, se afiseaza un grafic, in care punctajul furnizorului este comparat cu media celorlalti furnizori. Aceste instrumente fac supply chain-ul mai flexibil, deoarece pot fi alesi furnizorii care indeplinesc cel mai bine cerintele. Timpii de asteptare si stocurile se reduc, iar lead time-urile sunt imbunatatite, deoarece este posibila accesarea informatiei privind disponibilitatea anumitor componente.
Aceasta evaluare este posibila nu numai pentru alegerea furnizorilor, ea poate fi folosita ca instrument operational pentru a decide in orice moment ce furnizor va fi ales. Obiectivul graficului este acela de a arata deviatiile unui anumit furnizor in comparatie cu concurentii sai.
Pe langa aceasta, Siemens S.A. solicita ca furnizorul sa urmeze un cod care sa includa:
– Interzicerea coruptiei si mitei
– Respectarea drepturilor angajatilor
– Interzicerea angajarii de minori
– Grija pentru sanatatea si siguranta angajatilor impartasirea informatiilor
Cu aceasta evaluare, fiecare utilizator Siemens SA poate accesa informatii privind un furnizor si poate alege intre diversi furnizori conform cerintelor pe care trebuie sa le onoreze. Aceasta impartasire a informatiilor a fost facilitata prin contracte intre partile din supply chain pentru a asigura confidentialitatea datelor privind business-ul.
Provocari
Provocarea 1: Furnizorii nu au fost foarte incantati de publicarea datelor lor private.
Provocarea 2: Dezvoltarea unui sistem online usor de utilizat.
Provocarea 3: Dezvoltarea unor procese bune si a unor indicatori de performanta utili nu numai pentru evaluarea furnizorilor, ci si a unui instrument zilnic de lucru.
Provocarea 4: Instruirea personalului pentru utilizarea sistemului reprezenta o provocare deoarece lucratorilor nu le place ca procedurile lor de lucru sa fie schimbate.
Lectii invatate si factori de succes
Lectia 1: Cand se creeaza un sistem de comunicare si furnizorii sunt evaluati, lantul devine mai flexibil si mai dinamic, stocurile se reduc, lead time-urile se imbunatatesc iar beneficiile cresc pentru toti participantii implicati etc.
Lectia 2: Masurarea pentru controlul si compararea furnizorilor ofera informatii utile membrilor lantului de aprovizionare.
Lectia 3: Includerea furnizorilor in activitati comune este profitabila pentru toate partile implicate deoarece impartasirea informatiilor si colaborarea duc la imbunatatirea performantei.
Factorul de succes 1: Siemens SA s-a aliniat cu toti furnizorii sai pentru a putea dezvolta sistemul si pentru a-l putea integra. Compania a putut obtine acest lucru prin contractele incheiate cu acesti furnizori.
Factorul de succes 2: Cu privire la procese, compania a avut nevoie sa standardizeze furnizorii si aprovizionarea.
Factorul de succes 3: Siemens a creat, a dezvoltat si a implementat un sistem pentru impartasirea informatiilor, pentru a afisa date privind furnizorii organizatiei.
Factorul de succes 4: Compania a avut nevoie sa-si specializeze personal pentru aprovizionare. Angajatii au fost instruiti cu privire la aceste probleme.
Factorul de succes 5: Dupa imbunatatirea procesului, relatiile cu furnizorii au devenit mai bune si mai puternice.
La nivel economic
Nivelul serviciilor oferite clientilor a crescut datorita reducerii lead time-ului, a urmaririi timpilor comenzilor. Disponibilitatea produselor si serviciilor a crescut datorita unui mai bun management al productiei si livrarilor. Clientii si-au schimbat obiceiurile de comanda, putand sa-si gestioneze mai bine si mai rapid furnizorii multumita site-ului web. Costurile de mentinere a stocurilor au fost reduse datorita scaderii nivelului stocurilor. Sistemul mentine clientii informati cu privire la furnizori in orice moment prin date clare si precise. Scaderea costurilor si cresterea vanzarilor au facut posibila oferirea de produse de calitate sporita clientilor la un pret mai bun. Integrarea diverselor parti din supply chain a dus la cresterea flexibilitatii din supply chain, determinand obtinerea unor raspunsuri mai rapide.
La nivel de mediu
Emisiile de CO2 si consumul de combustibil au scazut datorita reducerii numarului de camioane ca si consecinta a imbunatatirii sigurantei livrarilor, deoarece se fac mai putine greseli, mai putine transporturi. S-a redus consumul de hartie cu 95% datorita utilizarii internetului.
La nivel social
Datorita codului de conduita al Siemens SA, furnizorii trebuie sa garanteze siguranta propriilor angajati si sa aiba grija de sanatatea lor, sa respecte drepturile angajatilor si sa nu angajeze minori. Furnizorii trebuie, de asemenea, sa interzica coruptia si mita. Numarul de camioane utilizate a fost redus si, prin aceasta, zgomotul si emisiile.
Adriana PALASAN
Managing Partner Supply Chain Management Center
www.esupplychain.eu
