Nu puteam vorbi despre bani sau, altfel spus, despre cum poți ține balanța financiară într-o zonă sănătoasă decât cu expert contabil. Am aflat cum poți obține profit, inclusiv într-o perioadă de puternică dezvoltare, și ce instrumente putem avea la dispoziție pentru a nu pierde pentru nici măcar un moment controlul, de la Elena Radu, director economic al Practicom.
Ziua Cargo: Care este rolul managerului financiar într-o companie aflată în dezvoltare, care activează în sectorul de transport și logistică?
Elena Radu: Directorul economic trebuie să studieze necesitățile apărute din punctul de vedere al finanțării, dar principala provocare este să asigure, la timp, cash-flow-ul și mijloacele necesare dezvoltării. Atunci când privești cu atenție segmentul financiar, chiar și o dezvoltare accelerată, precum cea a Practicom, poate să fie sănătoasă. Nu poți să îți permiți să nu îți plătești la timp furnizorii, datoriile către stat, sau salariile oamenilor, pentru că, altfel, nu mai au încredere în firmă. Noi nu am avut întârzieri la plată nici măcar o zi. De exemplu, în ziua de salariu, angajații Practicom știu că au cardurile încărcate în jurul orelor 12-13.
În ce măsură datele financiare sunt utilizate în luarea deciziilor strategice sau de management în companie?
În totalitate, pentru că din situațiile financiare ne extragem indicatorii de bonitate, și putem stabili până la ce nivel putem merge finanțarea, pe ce perioadă și ce instrument folosim.
Cum trebuie tratată înregistrarea datelor operaționale și ce instrumente pot și utilizate, astfel încât să ai la îndemână, în timp real, informații corecte, care să susțină deciziile?
Datele trebuie să fie introduse în timp real. Noi utilizăm, în acest sens, un soft foarte bun, pe care l-am dezvoltat pe măsura necesităților. În momentul în care se face ședința de board, prezentăm situațiile. În general, după data de 15 a fiecărei luni, vedem ce putem face pentru luna următoare și în perioada următoare. De regulă, urmărim o strategie pe termen lung, nu „hei-rup”. În acest moment, avem un buget consolidat până în 2020 și vom merge undeva, poate, până în 2022. Acționariatul vrea să facem un buget până în 2024, pentru a putea să prindem tot ceea ce înseamnă finanțarea dezvoltării actuale, astfel încât să fie clar în ce pași ne putem dezvolta și ce putem să aducem, lună de lună, în firmă. Bineînțeles ținem cont de solicitările clienților. De exemplu, tot ceea ce este planificat, la nivel de achiziții, pentru 2018, este acoperit de contract. Atâta timp cât datele sunt furnizate și discutate în timp real, nu avem cum să avem sincope. Totul trebuie planificat în amănunt.
Cum ați creat disciplina introducerii la timp a datelor în sistem?
A fost puțin de lucru, la început. Le-am explicat ce înseamnă și cât de bine și ușor ne va fi mai târziu, iar timpul a certificat explicațiile mele. De exemplu, pot ști, la orice oră, cât a costat o anumită asigurare a unei mașini, sau ce probleme a avut vehiculul respectiv. Softul cu care lucrăm nu tratează numai segmentul financiar – contabil, ci este dezvoltat pe toate modulele necesare activității pe care o desfășurăm în cadrul firmei, astfel încât, în final, datele sunt corelate și consolidate.
Urmărim, de exemplu, EBITDA (rezultatul brut al exploatării) pe fiecare camion și pe contract.
Până la urmă, partea de cost / beneficiu o înțelege fiecare și, atâta timp cât managerii înțeleg datele și le transmit mai departe, și ceilalți devin interesați. Astfel, atunci când cel care operează sesizează o problemă putem interveni imediat. Dacă nu există comunicare și transparență oamenii nu înțeleg, iar rezultatele nu sunt cele mai bune.
Cum gestionați decalajul dintre momentul în care faceți plățile și momentul în care încasați efectiv facturile?
De regulă, am adoptat poziția de credit furnizor. Cu furnizorii de carburant avem o înțelegere conform căreia plătim la 45 – 60 de zile, care ne permite păstrarea unui echilibru. Dar, chiar dacă sistemul credit furnizor reprezintă un instrument uzual, trebuie să calculezi foarte bine perioada de creditare.
Dacă se întâmplă, spre exemplu, ca unul dintre clienți să nu îți plătească a doua sau a treia zi după scadență, trebuie să deții o rezervă, ca să poți face plățile, pe care ulterior să o reîntregești. Totul se realizează planificat, fiind prinse toate reperele, zilele cu vârf de plată când se achită salariile, taxele sau leasing-urile. Pentru ca totul să funcționeze bine, este foarte important ca, atunci când te finanțezi, să iei în calcul în cât timp rambursezi și cât timp te folosești de această facilitate financiară, astfel încât să nu îți perturbi activitatea. Toate costurile adiționale pe care le presupune o linie de credit trebuie analizate.
Cum negociați cu banca?
Banca îți oferă variante de creditare, dar trebuie să știi să negociezi. Trebuie să le explici reprezentanților băncii necesitățile pe care le ai, fiind foarte transparent. Dialogul este extrem de important. Noi le-am explicat că derulăm o activitate atipică și am reușit să găsim cea mai potrivită soluție, din punctul de vedere al dobânzii și al perioadei liniei de creditare.
Transparența financiară a companiei te ajută să negociezi dobânzi potrivite activității, dar și istoricul pozitiv de care dispunem. Pentru o relație bună cu finanțatorii, contează inclusiv să ai mașinile frumoase, curate și personalizate, ești mai credibil astfel. Dacă, la începutul lui 2017, aveam în parc 64 de capete tractor, în prezent am ajuns la peste 150, la care se adaugă un al doilea autocar, utilizat pentru transportul șoferilor. Este un efort extraordinar.
Ce sistem de finanțare preferați, în cazul vehiculelor?
Preferăm leasingul operațional, pentru simplul motiv că este vorba despre o rată de chirie, care nu încarcă postul bilanțier și nu mărește datoria firmei. Astfel, gradul de îndatorare rămâne la un nivel permisibil. De asemenea, apreciem faptul că, în leasing operațional, este asigurată partea de mentenanță pentru vehicul, ceea ce ne ferește de cheltuieli suplimentare celor deja luate în calcul.
Atunci când companiile se află în dezvoltare, se pune accentul pe creșterea cifrei de afaceri. Se poate pune accentul și pe profit?
Bineînțeles. Atâta timp cât există o corelație între cost și venit, este imposibil să nu ai în calcul și profitul. Poți să analizezi inclusiv situația în care, având dezvoltare rapidă, nu ai profit pentru o perioadă, dar trebuie să ții cont dacă în perioada următoare poți să obții profitul scontat. Cifra de afaceri este un indicator foarte important, dar nu ai voie niciodată să uiți de profit, atunci când te dezvolți.
Cifra de afaceri este vanitate, profitul este sănătate, iar cash-ul rege.
Una dintre principalele mele sarcini constă în a ține firma sănătoasă și a-i face pe ceilalți să înțeleagă necesitatea acestui lucru. Atunci când, la începutul acestui an, s-au expus planurile pentru 2017, toți au înțeles ce au de făcut și s-au implicat cu tragere de inimă. Fiecare angajat poate sprijini firma să crească.
Există anumite instrumente financiare sau operaționale pe care este bine să le folosești?
De regulă, utilizăm tabloul de bord, pentru că trebuie să știu exact când are fiecare nevoie de bani, ca să pot pregăti cash-ul. Este un instrument des uzitat, pentru că permite o planificare, de regulă, pe o lună, fiind vizibilă nu numai partea operativă, ci și partea financiară. De exemplu, știi că, în data de 20 a lunii, îți sunt livrate 5 capete tractor.
Mașina trebuie echipată, personalizată, iar șoferul trebuie școlarizat. Toate elementele sunt urmărite în detaliu, astfel încât mașina să plece conform contractului agreat cu clientul nostru. În urma experienței dobândite, astăzi, camionul poate să plece la 24 de ore de la livrare. Tabloul de bord este utilizat de toate departamentele, fiecare completându-și dead-line-urile. În sistemul creat, chiar și o zi de întârziere contează foarte mult.
Avem comunicări inclusiv cu clienții, pentru urmărirea calității serviciului. În momentul în care am pornit la un drum, ne-am asumat tot, dar, fără o echipă sudată și fără comunicare, nu se face nimic. În Practicom, am găsit o dorință ca lucrurile să meargă bine. Urmărim, de asemenea, indicatorii financiari și de gestiune, pe care îi transpunem astfel încât să fie înțeleși de colegii noștri. Țin foarte mult la acest EBITDA, pentru simplul motiv că este instrumentul care îți asigură viziunea cash-ului într-o companie.
Cum abordați rambursarea TVA externe?
Am analizat rambursarea la 3 luni sau un an și am ajuns la concluzia că ne avantajează pre-finanțarea. De asemenea, am analizat costurile cu combustibilul, în funcție de furnizorii cu care să lucrăm și zonele în care să alimentăm. Avem țări dedicate pentru fiecare furnizor de combustibil și stații de unde alimentăm. Sunt furnizori de combustibil care asigură, în anumite stații, și o masă de prânz pentru șofer.
Cum a fost experiența A1?
A fost o mare provocare, pentru că toată lumea îmi spunea „nu se poate lua, nu se poate obține”. Am intrat, am studiat legea, am văzut ce este necesar. Am întocmit dosarul conform legii și l-am depus la Casa Națională de Pensii Publice. Am vrut să mă ocup personal de acest lucru și m-a ajutat foarte mult faptul că avem toate informațiile în sistem. În aprilie, am depus documentația și am obținut certificatele foarte repede, iar, în acest moment, lucrăm într-un sistem simplificat, în care dispunem de parolă și acces pe site-ul lor, pentru a introduce datele șoferilor, iar CNPP ne eliberează certificatele în câteva zile.
Există o rețetă financiară ca să ții firma unde trebuie?
Poți avea o firmă sănătoasă, din punct de vedere financiar, numai cu o echipă puternică și comunicare. Dar în condițiile în care nu uiți niciodată profitul. Este de mare ajutor urmărirea EBITDA pe vehicul sau contract și noi urmărim inclusiv productivitatea pe șofer. Acum lucrăm la un PnL (profit și pierdere) pe fiecare departament, astfel încât fiecare să vadă cât cheltuiește și cât poate să aducă pentru firmă. Toate achizițiile sunt planificate în cadrul firmei. Am impus planificarea la nivelul întregului management. Nu există decât foarte rar cheltuieli neprevăzute, care sunt, bineînțeles, previzionate. Atunci când totul este urmărit, nu pot apărea surprize.
Dacă la 1 ianuarie 2017 în parcul Practicom se aflau 64 de capete tractor, la 31 decembrie compania va beneficia de o flotă de 222 de capete tractor, care se vor adăuga vehiculelor de distribuție, flota totală ajungând la 472 de unități. Tot la sfârșitul acestui an, organigrama firmei va avea 873 de posturi.
Meda IORDAN
meda.iordan@ziuacargo.ro
FOTO: Ioana IORDAN
