În ultima perioadă, întâlnim, în piață, un subiect comun pentru majoritatea angajatorilor, fără deosebiri majore privind tipul companiei pe care o reprezintă: industrie, dimensiune, zonă geografică, firmă românească sau străină, mică sau mare. Cam toți angajatorii se confruntă cu o situație critică, aceea a insuficienței forței de muncă, atât sub aspect cantitativ, dar și calitativ. Iar, odată ocupat un post, apar întrebările: oare cât va sta acest om în companie și oare va performa?
Angajatorii pot avea un impact asupra retenției angajaților, pot determina o scădere a fluctuației în organizația lor. Pentru a oferi un conținut cât mai practic, ne-am propus să prezentăm, în acest articol, o serie de idei și măsuri aplicabile și care pot determina gradul de retenție a angajaților în companie, prin implementarea corectă a unui proces de integrare.
O inițiativă strategică
Integrarea noului angajat în companie este un proces – deci o perioadă de timp – și este de dorit să nu se limiteze doar la prima zi (uneori nici măcar aceea). Integrarea înseamnă parcurgerea unui set de pași care permit noului angajat să cunoască organizația, structura, viziunea, misiunea companiei, valorile și așteptările din partea noului angajat (obiective, comportamente). Recomandăm ca procesul de integrare să fie inclus în zona de strategie a companiei, pentru că are legătură directă cu ceea ce numim, pe scurt, bottom line – profitabilitatea companiei. Integrarea noilor angajați nu este o inițiativă ce ține doar de managementul resurselor umane, ci este sau trebuie să fie o inițiativă de business. O impresie negativă și o planificare deficitară a integrării pot distruge strategiile de recrutare, de retenție și de imagine a companiei, iar, mai mult decât atât, poate să influențeze productivitatea, retenția și motivația.
Integrarea noului angajat nu este același lucru cu orientarea. Aceasta din urmă ajută persoana să aibă acces la tot ce e necesar pentru a-și desfășura activitatea: documentele foldere, corespondență, proceduri, organigrame, situații, rapoarte, obiectivele postului, colegi și clienți, furnizori etc.
Integrarea durează, uneori, luni de zile, chiar și până la un an.
Un studiu al Aberdeen Group arată că 87% din noii angajați sunt pe deplin atașați noului job și companiei în primele 6 luni de la momentul angajării. Deci, în această perioadă, este propice să se creeze sentimentul de apartenență și de creare a unui plan pentru viitor în companie.
Conturarea procesului
Iată câteva întrebări ale căror răspunsuri vor ajuta la creionarea unei scheme de bază și care vă vor genera noi idei, specifice business-ului din care faceți parte:
- Când va începe procesul de integrare? Practic, este de dorit ca acesta să înceapă o dată cu semnarea ofertei de angajare, prin intermediul etapei de orientare care oferă indicii și despre modul de lucru și ospitalitatea
- Cât va dura acesta?
- Cu ce impresie generală doriți să plece acasă noul angajat după prima zi de lucru? Dar după primele 3 luni?
- Ce este necesar să știe noul angajat despre cultură și mediul de lucru? (Da, prin înțelegerea culturii și a modului de lucru, pot fi evitate multe gafe și, chiar, erori care creează un sentiment de stinghereală și disconfort, asociat cu experiența persoanei în noua companie, și poate determina, ulterior, o implicare limitată, de teama de a nu greși din nou.)
- Care va fi rolul HR-ului? Care va fi rolul managerului direct? Dar al colegilor din echipa directă și, chiar, din alte departamente?
- Ce obiective doriți să stabiliți pentru noul angajat?
- Cum veți colecta feedback-ul și cum veți măsura succesul integrării?
O dată cu răspunsul la aceste întrebări, HR-ul și managementul superior al companiei, deja, pot contura un plan de acțiune care îi va ajuta pe noii angajați să asimileze mai rapid și eficient politicile companiei, fluxurile activității și, în același timp, să asimileze cultura organizației.
Mai mult de trei luni
Un studiu Aberdeen Group arată că organizațiile care înregistrează un nivel ridicat de performanță au un proces de integrare care durează dincolo de 3 luni, iar acest proces este în cea mai directă legătură cu engagement-ul și productivitatea angajaților. Totuși un număr important de organizații nu au implementat un proces (eficient) de integrare.
Referitor la responsabilii pentru procesul de integrare a noilor angajați, există o dispută și o serie de provocări referitor la cine/ce departament este responsabil de procesul de integrare, mai ales că este asociat cu o continuare a recrutării. Cel mai înțelept este ca procesul să fie conturat de către HR, împreună cu managementul, iar, pe parcursul implementării, HR-ul să aibă un rol de intermediere și verificare a realizării pașilor agreați.
Activități minime necesare pentru integrarea noului angajat:
- creați o listă de sarcini pentru noul angajat, pentru o perioadă de timp (1-3-6 luni) și urmăriți realizarea acestora;
- comunicați așteptările și oferiți instrumentele de lucru necesare;
- oferiți feedback constructiv;
- oferiți suport (alocați un mentor);
- ajutați noul angajat să parcurgă toate training-urile necesare pentru a-și realiza sarcinile;
- facilitați accesarea informațiilor necesare realizării jobului.
Cum măsurăm calitatea?
Companiile cu o anumită maturitate în implementarea proceselor de integrare a angajaților folosesc indicatori precum:
- Gradul de retenție – care măsoară numărul de plecări raportat la media angajaților, într-un interval de timp relevant pentru companie (acesta este cu 35% mai mare în companiile performante față de cele mai puțin performante).
- Atingerea nivelului de productivitate (Time to productibity) – măsoară procentul noilor angajați care ajung productivi pentru organizație, în perioada de timp stabilită de companie, și acesta este cu 47% mai mare în companiile performante față de cele mai puțin performante.
- Satisfacția managerului angajator măsoară satisfacția, pe anumite perioade de timp, a managerului direct față de performanța angajatului. Aceasta se poate măsura și după perioada formală de integrare.
Factori care motivează angajații
În cadrul procesului de integrare, se pot identifica factorii care determină în cea mai mare măsură motivarea angajaților și, astfel, se poate acționa în direcția potrivită pentru fiecare angajat. Iată o serie de factori care au efect asupra motivației și deciziei de a rămâne și performa în organizație:
Recunoașterea meritelor…
… pentru implicare și rezultate este unul din factorii motivaționali de top, care determină un sentiment de conexiune între activitatea angajatului și reacția companiei, faptul că el contează ca persoană și este observat.
Stabilirea unui plan de carieră.
Unui nou angajat i se pot prezenta posibilitățile de dezvoltare profesională și de avansare în cadrul noii companii, ceea ce va conferi o orientare pe termen lung privind relația sa cu angajatorul.
Adesea, managerii pot să nu întrevadă un plan real de carieră pentru un nou angajat (compania este prea rigidă, prea mică, prea stabilă), totuși, elementul de creștere în cadrul companiei poate fi dat de sarcini noi, proiecte noi – atenție la volumul de muncă la care îl expuneți: dacă adăugați sarcini noi în atribuții, augurați-vă că le poate duce și pe cele vechi sau reconfigurați sarcinile, astfel încât o parte să fie preluate de alți colegi sau, poate, chiar externalizate.
Abilitățile de manager ale superiorului direct
Neacceptarea șefului ca autoritate (atunci când respectiva persoană este în mod obiectiv incompetentă sau are comportamente incorecte față de noul angajat) va determina cu un mare grad de probabilitate părăsirea companiei (eventual se poate face un transfer intern, în măsura în care acest lucru este posibil). Prin urmare, asigurați-vă că managerii sunt pregătiți pentru acest rol și recomandăm călduros introducerea unui criteriu de performanță critic pentru fiecare manager: un grad de retenție de minimum …% în cadrul echipei. Dacă un manager este cu adevărat evaluat și recompensat (sau sancționat) pentru nivelul de retenție din echipă, va deveni mai creativ și mai preocupat legat de acest aspect.
Strategie și Misiune – libertatea și autonomia de a contribui la realizarea planurilor și obiectivelor companiei. Pentru angajat este important să înțeleagă relația dintre jobul său și care este lanțul pe care îl influențează, ceea ce este de așteptat să îl facă mai rezonabil.
Comunicare deschisă în cadrul companiei
Aceasta asigură transparență și încredere, ingrediente esențiale în colaborarea pe termen lung.
În concluzie, merită să alocați timpul necesar pentru stabilirea unui plan coerent de integrare a noului angajat, care sa fie suficient de cuprinzător și, în același timp, suficient de simplu de implementat și urmărit și, mai ales, în concordanță cu obiectivele companiei pe termen lung, mediu și scurt. Este de așteptat să identificați o îmbunătățire în indicatorii de performanță ai companiei după primele 6 luni.
Organizațiile care înregistrează un nivel ridicat de performanță au un proces de integrare care depășește 3 luni.
Oxana RUSU
Owner & Developer @Talent Reserve,
Membru My HR Team
office@talentreserve.ro
