H.Essers: Oglinda IT

Soluțiile IT ajută, dar pe cine? Compania, angajații, clienții… A atins H.Essers, una dintre cele mai tehnologizate companii de transport din România, echilibrul?

Amintim faptul că H.Essers este câștigătoarea ediției 2018 a concursului Romanian Transport Company of the Year, adjudecându-și, totodată, Premiul special pentru IT.

Iar conceptul companiei este acela de a avea pentru fiecare activitate (oricât de mică) o soluție IT, care să o oglindească.

Turnul de control tehnic

„Sistemul nervos central” al H.Essers este reprezentat de „Turnul de control”. Mai precis, este vorba despre două turnuri, unul tehnic, dedicat service-ului și incidentelor, iar celălalt specializat pe securitate, transport mărfuri cu valoare ridicată și pharma.

Turnul de control tehnic asigură, pe de o parte, interfața între flotă și propriul service și, totodată, se ocupă cu toate incidentele tehnice care apar pe traseu.

Angajații de aici urmăresc defecțiunile tehnice, realizează programările în service, inclusiv ITP-urile și mentenanța pentru semiremorci și capete tractor. Accidentele și intervențiile pe șosea sunt, de asemenea, monitorizate, inclusiv pentru transportatorii parteneri.

Alexandru Borza

„Fiecare zi este diferită. Provocările sunt permanente și, de aceea, la fiecare trei luni, angajații din acest turn de control lucrează, efectiv, în service o săptămână, pentru a păstra un nivel ridicat de cunoștințe și a putea să ia decizii împreună cu șoferii, în cazul unor defecțiuni apărute pe traseu”, a arătat Alexandru Borza, Fleet Operations Manager H.Essers.

În cazul unui incident, decizia de a trimite un atelier mobil pentru depanare la fața locului sau găsirea unei soluții pentru a permite camionului să ajungă la un atelier se ia în urma dialogului dintre turnul de control și șofer, scopul fiind o cât mai rapidă și eficientă rezolvare a problemei și menținerea costurilor la un nivel cât mai scăzut. Totodată, departamentele interesate sunt informate în timp real. Astfel, dispecerii pot comunica eventualele întârzieri sau daune clienților.

Accidentele sunt gestionate după un tipar similar, cu diferența că primul pas al turnului de control este să se asigure că șoferul este bine.

Turnul de control din Oradea monitorizează flota întregului grup H.Essers.

Turnul de control pentru securitate

Am vizitat și turnul de control pentru securitate – mai mare, cu mai mulți angajați însă… fără a avea acces la prea multe informații.

Strategia este firească – cu cât sunt mai puține informații legate de procedurile turnului, cu atât riscurile sunt mai scăzute. Sigur, fiecare camion este dotat cu buton de panică pentru șofer și cu numeroși senzori, însă amplasarea acestora și modul în care turnul de control reacționează nu reprezintă informații publice, nici măcar pentru angajații H.Essers care nu sunt direct implicați.

Merită amintit și faptul că, în cazul transporturilor la temperatură controlată, ajustarea temperaturii se poate realiza direct din turnul de control.

Service – totul înregistrat în sistemul IT

Pentru propriul service, H.Essers a reușit să dezvolte un sistem care asigură vizibilitate precisă până la nivelul celui mai mic reper și, cel mai important, atelierul are o productivitate ce rivalizează cu cea a marilor service-uri specializate.

„Fiecare mecanic se înregistrează la începutul și finalul activității și totodată înregistrează fiecare lucrare în parte. De asemenea, înregistrează fiecare piesă de care are nevoie. Bineînțeles, fiecare piesă este scanată, până la nivel de piuliță, pentru că doar așa poate fi scoasă din depozit”, a precizat Alexandru Borza.

Compania dispune, la Oradea, de un stoc pentru piese de schimb ce însumează aproximativ 500.000 de euro.

Productivitatea este urmărită la nivel de atelier, informațiile din sistem oferind rapoarte până la nivelul fiecărui mecanic în parte. Sistemul păstrează un istoric al intervențiilor tehnice pentru fiecare vehicul – tip intervenție, piese folosite, mecanic care a realizat lucrarea…

Într-o hală complet separată, H.Essers are și un atelier specializat pentru zona de transport mărfuri cu valoare ridicată. Practic, cele două persoane care lucrează aici se ocupă cu montarea și mentenanța senzorilor, încuietorilor speciale și a altor sisteme menite să asigure standardele de siguranță specifice acestui tip de transport. Vehiculul intră în hală și apoi iese, fără ca cineva (în afara celor doi angajați) să aibă acces la ceea ce se întâmplă.

„Ceea ce se întâmplă acolo reprezintă informații la care nimeni nu are acces, nici măcar din interiorul firmei. Doar ei știu unde sunt montate sistemele și cum funcționează. Sunt detalii care, cu cât sunt cunoscute de mai puțini oameni, cu atât riscurile sunt mai mici”, a explicat Alexandru Borza.

Pregătire șoferi – fără documente expirate

În cadrul H.Essers șoferii beneficiază de un training inițial, urmat de training-uri periodice. Practic, procesul de pregătire este continuu, iar sistemul IT nu lipsește nici la acest nivel. Pe lângă monitorizarea documentelor legal obligatorii (buletin, permis, atestat, card tahograf etc.), compania urmărește și continuitatea propriilor programe de pregătire, cu aceeași atenție.

Iar aceste programe proprii de pregătire se pliază pe specificul companiei – condus economic și preventiv, prevenția efracției și a migrației ilegale, training pentru transport pharma – sunt doar câteva exemple în acest sens.

„La expirarea valabilității documentelor, sistemul generează alerte. În plus, realizăm importuri din sistem cu liste care ne arată care sunt șoferii și ce documente expiră în următoarele două sau trei luni. Monitorizăm, de asemenea, ceea ce se întâmplă după aceste cursuri. Avem grafice și indicatori care ne arată cum evoluează performanțele fiecărui șofer, de la cei mai buni, la cei mai slabi”, a declarat Alexandru Borza.

Ținte precise pentru performanțele șoferilor

Având o monitorizare strictă a activității, este la îndemâna companiei să stabilească, an de an, noi ținte ambițioase, dar realiste. Iar soluția IT face lucrurile ușor de urmărit.

Problemele sunt evidențiate prin culoarea roșie, galben reprezintă performanțe medii, iar verde este bine.

Indicatorii monitorizați sunt cei pe care îi generează, în mod obișnuit, un sistem telematic modern (Transics în cazul H.Essers) – durata cât motorul este pornit, consumul de carburant, rulare liberă, timp utilizare a pilotului automat, număr frâne la 100 km (anticipare), număr frâne de urgență, turația medie a motorului, media emisiilor de carbon, viteza medie, timp de rulare la turații ridicate, poziție pedală de accelerație…

Însă H.Essers și-a dorit să monitorizeze și comunicarea.

„Soluția IT evidențiază problemele și, totodată, intervențiile avute de către mentori. Aceștia din urmă contactează șoferii și îi ajută să corecteze greșelile. Există, astfel, o arhivă a discuțiilor purtate între mentori și șoferi. La anumite intervale de timp, sunt generate rapoarte eco. Există un scor pentru fiecare șofer și este un mare pas să treacă din zona roșie în cea galbenă și, bineînțeles, elita șoferilor fiind în zona verde”, a completat Alexandru Borza.

O radiografie privind echipa de șoferi H. Essers, conform rapoartelor, arată astfel: 30% șoferi sub medie, 44% în zona medie, iar 26% sunt foarte buni (discutăm de 550 de șoferi în România și 130 șoferi în Bulgaria).

Managerul de transport are oricând acces la toate informațiile legate de șofer: date personale, funcție, documente, toate training-urile realizate (inclusiv documentele scanate completate de acesta în timpul sesiunilor de pregătire), poza de profil, cazier…

Un rol important este jucat de mentori. Ei repartizează șoferii pe camioane, fac instruiri cu aceștia, predau camionul efectiv la șofer și țin legătura în permanență cu ei.

„Fiecare mentor are echipă de 100 de șoferi și măsurăm evoluția fiecărei echipe. Sistemul ne arată inclusiv câte mesaje au transmis mentorii către șoferi. Șoferii sunt sunați săptămânal și încurajați să comunice ce probleme întâmpină. Răspunsurile sunt, de asemenea, arhivate în sistemul IT, pot fi urmărite în timp, împreună cu modul în care aceste nemulțumiri au fost soluționate”, a precizat Alexandru Borza.

TMS dezvoltat intern

Pentru partea operațională, H.Essers a dezvoltat două departamente, unul de planificare și altul pentru dispecerizare și propria soluție TMS.

Clienții au acces la soluții de track&trace, putând, astfel, să vizualizeze marfa pe toată durata transportului.

„Există și posibilitatea de integrare între platforma de comenzi a clientului și soluția noastră TMS. Astfel, comenzile de transport sunt recepționate și procesate automat. Aceste comenzi ajung automat și la turnul de control”, a arătat Maarten Möller, Operational Manager BU East.

Maarten Möller, Operational Manager BU East: „Informațiile oferite de sistemul IT ne ajută să realizăm ajustări fine la strategia stabilită, să trasăm cu precizie țintele privind indicatorii de performanță. Astăzi, clienții nu mai acceptă întârzierile și, astfel, întregul supply chain (care este tot mai complex) trebuie să funcționeze fără sincope și să ofere vizibilitate maximă. În acest context, soluțiile IT moderne sunt obligatorii.”

Clienții pot vedea în timp real fiecare etapă: preplanificare, planificare, confirmare, urmărirea efectivă a transportului…

Dispeceratul de planificare este format din 45 de persoane la Oradea, și 2 persoane la București.

„Sistemul ne pune la dispoziție diferite rapoarte care evidențiază activitatea dispecerilor. Urmărim principalii indicatori, cum ar fi ore de condus, consum carburant, mers pe gol… Aceste rapoarte sunt utilizate inclusiv de departamentul vânzări care își concentrează eforturile, de exemplu, pentru a reduce cât mai mult kilometrii parcurși fără marfă”, a completat Maarten Möller.

Având multe variante de transport (rutier sau intermodal), poate fi dificil pentru dispecer să aleagă soluția optimă, luând în considerare contractul încheiat cu clientul, ruta, ce tip de echipament este necesar, costurile implicate etc.

Astfel, pentru viitor, soluția TMS va recomanda opțiunea optimă, urmând ca dispecerul să o confirme.

„Dispecerul rămâne esențial, însă sfaturile automate venite din partea generației viitoare TMS vor crește eficiența activității. Noua generație TMS va intra în utilizare în anul 2020”, a declarat Maarten Möller.

Jeroen Fabry, Business Unit Manager H.Essers Romania: „Pentru noi, IT înseamnă mult mai mult decât un simplu cuvânt, mult mai mult decât un singur computer… IT este un element viu în compania noastră, există multă inovație în sistemele noastre IT și în companie, pentru a continua să deservim piețele înalt competitive (pharma, produse chimice și mărfuri de valoare) pe care activăm. Încercăm să ne ușurăm misiunea, să ne concentrăm pe competențele esențiale și să le oferim oamenilor timpul de a analiza, nu de a crea, prin intermediul instrumentelor potrivite, dintre care face parte și domeniul IT. Vin timpuri pline de provocări, în privința supply chain-ului, a influențelor digitalizării și blockchain-ului asupra transporturilor și logisticii… Așa cum a spus, odată, Steve Jobs: inovația face distincția între un lider și unul care doar urmează tendințele.”

Opt ore pe zi

Pare o dorință firească pentru orice angajat, însă, adesea, imposibil de atins în transporturi.

H.Essers este o companie bine structurată, iar sistemul informațional funcțional, are inclusiv această misiune – să permită angajaților un program normal și stabil de opt ore pe zi. Un angajat poate prelua activitatea altuia fără probleme, având toate informațiile necesare în sistem – stadiul curselor, istoricul comunicațiilor…

Vera Vanderheyden, Director Finance, HR & Administration CEE: „Valorile companiei – spirit antreprenorial, simplitate, siguranță, pozitivism, grijă – sunt sugestive pentru ceea ce H.Essers reprezintă. Avem sisteme, însă oamenii sunt cei care le conduc și nu invers. Sistemele sunt proiectate să simplifice munca noastră, și nu să creeze o povară suplimentară.”

„În ultimii doi ani, am realizat progrese importante în a asigura un echilibru corect între viața privată și muncă pentru angajații noștri – 8 ore pe zi, 40 de ore pe săptămână, într-un program flexibil. În special în zona de dispecerat, sunt multe companii care nu pot asigura un asemenea program, pentru simplul fapt că fiecare dispecer trebuie să-și încheie activitatea, fiind, practic, imposibil să o predea altcuiva”, a precizat Vera Vanderheyden, Director Finance, HR&Administration CEE.

Având un departamentul IT cu peste 130 de specialiști, H.Essers continuă să investească puternic în acest segment, iar achiziționarea de noi soluții IT existente pe piață se împletește cu dezvoltarea internă de soluții proprii.

Următorul pas ar putea fi utilizarea soluțiilor de inteligență artificială și Big Data. Oare a început deja H.Essers să le utilizeze? Oficial răspunsul este negativ. Oricum, dacă ar fi testate asemenea soluții, ar reprezenta, cu siguranță, secrete care nu pot fi divulgate, așa că… Probabil, vom discuta despre acestea într-un articol viitor… nu foarte îndepărtat.

Radu BORCESCU

radu.borcescu@ziuacargo.ro

LĂSAȚI UN MESAJ

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.