Cum arata un parteneriat de succes? O intrebare la care KLG si Orange pot cu siguranta sa raspunda dupa ce ARILOG le-a decernat „Win-Win Collaboration Award“ pentru proiectul „IT developments for complete win-win partnership“.
Concret, colaborarea dintre cele doua companii a inceput in 2010, cand Orange a decis externalizarea unei parti din operatiunile logistice derulate. „Au transferat catre noi tot ce inseamna handling de marfuri de la furnizori si livrari, implicit gestiunea. In proiectul de externalizare, un punct foarte important l-a constituit infrastructura IT si capabilitatile de interconectare. Practic, stabilirea cadrului IT a reprezentat 80% din tot proiectul. Restul de 20% a fost acoperit relativ rapid, inclusiv prin preluarea unor angajati ai Orange“, ne-a explicat Paul Nita, Operational Manager la KLG Europe Logistics si manager de proiect pentru contractul cu Orange. El a precizat ca, din momentul in care s-au stabilit echipele de proiect, s-a lucrat in paralel pe doua fluxuri, unul operational de marfuri, oameni, infrastructura a depozitului si al doilea, cel de IT. „La momentul zero, cele doua fluxuri au avut aceeasi importanta, insa, pe parcurs, dezvoltarile IT s-au dovedit a fi complexe, presupunand implementarea unui nou modul in ERP-ul Orange, dezvoltarea unei benzi de comunicare intre cele doua sisteme si adaptarea WMS-ului la specificul activitatii de telecom. Mesajele EDI au fost construite impreuna in cel mai mic detaliu“.
3 minute critice
Orange a investit intr-o linie de comunicare securizata exclusiva pentru a asigura transmisia rapida a mesajelor EDI. „De cand am inceput proiectul, nu am avut nici un fel de cadere a comunicatiei. Dispunem de trei variante de back up si, ori de cate ori am avut mentenante programate, variantele de rezerva au functionat. Nu a existat nici un moment in care sa nu putem comunica cu Orange“, a mentionat Paul Nita.
Foarte interesanta este generarea si transmisia de documente din sistemul operat de Orange in cel operat de KLG in perioade de timp foarte scurte, de cateva minute. Seturile de documente sunt specifice fiecarui tip de comanda. Acestea sunt generate in timp real in sistemul Orange si transmise prin EDI catre sistemul KLG pentru a fi imprimate si inserate in colete. Toata aceasta tranzitare a documentelor nu dureaza mai mult de cateva minute.
Procesul care sta la baza acestor transmisii este foarte complex. Generarea documentelor se face functie de seriile scanate in procesul de validare. „Noi realizam pickingul, facem scanarea si trimitem mesajele catre Orange. Apoi, intr-un interval de 3-5 minute, trebuie sa inchidem coletele cu documentele venite de la Orange, in caz contrar cantitatea de colete ramase in asteptare devine mult prea mare si poate bloca fluxul. Acele 3 minute sunt gandite pentru 4 comenzi, astfel incat benzile intre scanare si inchidere sa nu se blocheze. In prezent, rata de reusita este peste 99,9%. Exista doua echipe separate care monitorizeaza transmiterea documentelor iar in momentul in care acestea au depasit 15 minute, se transmit automat mesaje interne catre ambele echipe Orange si KLG pentru remedierea problemei“, a mai aratat managerul de proiect KLG.
Transmisia de documente prin EDI a fost una dintre inovatiile proiectului, ea constituind o noutate in Romania in 2010.
Picking inovativ
Pe partea de infrastructura de depozitare, KLG a construit o zona special adaptata standardelor Orange, unde functioneaza si un birou pentru reprezentantii Orange. „Am stabilit o structura de storage si picking relativ flexibila construita in jurul articolelor pe care le ruleaza Orange. Am gandit totul in functie de articolele considerate importante pentru Orange, totul culminand cu scanarea numerelor de serie. Orange urmareste toate produsele dupa numar de serie, acestea fiind verificate atat la receptie cat si la livare. Noi facem o scanare la receptie si una la livrare“. Interesant este, in acest context, sistemul de picking dezvoltat de KLG. „Orange utiliza batch picking, in sensul in care sistemul genera un picking consolidat, trimitandu-l pe picker la locatie, de unde lua, pe paleti, toata cantitatea aferenta acelui lot, pentru ca apoi sa intre in scena preparatorii care inserau produsele in colete, conform comenzilor punctuale. Drept urmare, pickingul se facea in doua etape: partea intai de picking consolidat si cea de-a doua de preparat sau de dispersat pe comenzile mici, dupa care urma scanarea. Noi ne‑am gandit sa combinam aceste etape, mergand in procesul de picking cu mini-batch-uri si realizand picking-ul pentru comenzile finale. Acele mini batch-uri sunt gandite in jurul volumelor. Volumul si tipul comenzii Orange determina tipul ambalajului, care poate fi plic sau cutie. In momentul in care Orange lanseaza un lot de comenzi, sistemul singur genereaza aceste mini batch-uri. Pickingul se face intr-o singura etapa, dupa care incepe procesul de scanare a seriilor – validarea. Acest multistore picking reprezinta o inovatie a acestui proiect si ne permite sa lucram o cantitate foarte mare de comenzi. Procesul de picking este foarte rapid si exact, sistemul propunand ambalajele in functie de volume si ajutandu-ne sa facem picking direct in ambalajul original“, a explicat Paul Nita.
Mai mult decat client si furnizor
Iar pentru a inchide cercul, cei doi parteneri au optimizat procesul de distributie, minimizand timpii de livrare pentru firma de curierat agreata de Orange. „In final, am implementat un sistem in trei, prin care curierul primeste, inainte sa ajunga camionul in centrul de sortare, o informare privind coletele incarcate, cu destinatiile lor, valoarea declarata si alte specificatii pentru comenzile speciale. Toate acestea se realizeaza prin colaborarea tripartita Orange – KLG – firma de curierat. Noi furnizam lista cu coduri specifice pentru curierat, iar Orange adauga toate informatiile financiare. Cu Orange avem ceea ce ne place sa numim un parteneriat adevarat. Ne-am tratat mai intai de toate ca parteneri. Ori de cate ori am intampinat probleme, ei au cautat sa ne sustina si invers. Din acest punct de vedere, suntem foarte mandri pentru ca nu ne uitam la Orange ca la un client, ci ca la un partener“, a concluzionat managerul de proiect KLG.
O reteta gandita pe plan local
Externalizarea activitatii de logistica a reprezentat, potrivit lui Daniel Nicolae, Supply Chain Development Manager Orange Romania, unul dintre cele mai importante 10 proiecte ale companiei in 2010. Proiectul a fost de mare complexitate, presupunand atat in cadrul Orange, cat si in relatia Orange – KLG, o stransa colaborare si expertiza tehnica de inalt nivel. „In plus, solutia finala a fost una conceputa pe plan local impreuna cu KLG, nici una dintre retetele implementate in alte tari din grup nefiind potrivita la acel moment cerintelor noastre“, a explicat Daniel Nicolae, subliniind importanta sistemului creat in relatie cu KLG, care va putea fi eventual preluat ulterior si in alte state unde Orange nu a externalizat activitatea de logistica. „Foarte importanta in acest proiect a fost comunicarea dintre echipele de implementare Orange si KLG. Am avut cu totii deschidere in a asculta si a intelege constrangerile de o parte si de cealalta si am dezvoltat o relatie de parteneriat care ne-a ajutat foarte mult. Din punctul meu de vedere, relatia cu KLG se bazeaza pe oameni tineri, dornici si deschisi sa faca lucruri noi“. In opinia Supply Chain Development Managerului Orange Romania, provocarile vor veni in viitor tot din sfera schimbarilor necesar a fi implementate intr-un ritm alert. „Este aproape imposibil ca o solutie implementata in 2010 sa ramana neschimbata timp de 3 ani. Pe o piata dinamica precum cea a telecomunicatiilor, suntem in permanenta pusi in situatia de a oferi servicii noi clientului final, iar acestea se reflecta automat in activitatea furnizorului de servicii de logistica. Cred insa cu tarie ca, prin intermediul parteneriatului dezvoltat cu KLG, vom putea sa implementam de fiecare data schimbarile in termenele fixate“, a concluzionat Daniel Nicolae.
Radu BORCESCU
radu.borcescu@ziuacargo.ro
